7 способов оптимизации управления заработной платой

Каждый бизнес может извлечь выгоду из улучшенного процесса управления заработной платой. Но точно знать, что нужно изменить или внедрить, часто бывает непросто. Простое внесение случайных изменений или простая установка нового программного обеспечения — это не ответ.

Для того, чтобы улучшения вашей системы управления заработной платой были действительно эффективными, вы должны учитывать свой общий процесс, технологию, которую вы используете, и передовые практики, которые необходимо внедрить.

И хотя каждая компания в некоторой степени уникальна в своих потребностях в процессе расчета заработной платы, есть определенные шаги, которые вы можете предпринять, которые применимы практически к каждой компании.

Постепенно улучшайте систему управления заработной платой

Время, затраченное на планирование и реализацию стратегических изменений и улучшений, окажется ценным вложением для вас и вашей команды.

Вот семь способов достичь немедленных результатов в улучшении процесса управления заработной платой:

1.Обновите программное обеспечение для расчета заработной платы

Обновление программного обеспечения для расчета заработной платы может быстро упростить процесс расчета заработной платы для вашего бизнеса. Благодаря более новой, современной технологии расчета заработной платы вы можете увидеть значительное сокращение времени, затрачиваемого на ее обработку, при обеспечении большей точности ввода и обработки данных. Однако имейте в виду, что одна компьютерная программа не решит всех ваших технологических проблем.

2. Создание безбумажного процесса расчета заработной платы

Безбумажный расчет заработной платы является прямым результатом усовершенствованных технологий и может способствовать ускорению ваших операций по начислению заработной платы.Если у вас такая же, как и у большинства других предприятий, вы уже ищете способы «экологизировать», сократить расходы и поддерживать безопасность данных своей компании. Один из способов добиться этого — безбумажный процесс расчета заработной платы.

Устранение табелей учета рабочего времени или табелей учета рабочего времени, физических зарплатных чеков и бумажных квитанций может стать огромным шагом в этом направлении. Внедрение системы онлайн-портала для ваших сотрудников не исключает использования большей части бумаги, большинство сотрудников предпочитают получать корешки чеков и платить информацию в электронном виде.Если все сделано правильно, внедрение безбумажной системы расчета заработной платы является беспроигрышным вариантом для всех.

3. Инвестировать в постоянное обучение и образование

Непрерывное образование и обучение критически важно для организаций, особенно это касается специалистов по персоналу и расчету заработной платы. Управление заработной платой никогда не было статичной профессией, но она динамична и развивается. Изменения в технологиях, доступных инструментах и ​​услугах, а также в регулировании требуют, чтобы профессионалы по расчету заработной платы постоянно были в курсе событий.«

Роль менеджера по персоналу постоянно расширяется и во многих отношениях развивается по мере изменения бизнеса, развития технологий и изменения требований к отделам кадров. Постоянное образование — формальное или самостоятельное — имеет важное значение для успешного специалиста по персоналу.

4. Объедините свои графики заработной платы

Многие компании придерживаются разных графиков оплаты труда, например, ежемесячных выплат для руководства и еженедельных или двухнедельных периодов оплаты для почасовых сотрудников.Хотя на некоторых уровнях это может иметь смысл, на практике это может привести к ошибкам в процессе расчета заработной платы.

«Минимизация циклов оплаты может помочь предотвратить дублирование нескольких процессов, чтобы отдел расчета заработной платы мог работать более эффективно», — говорит Тиффани Вашингтон, владелец / основатель Washington Accounting Services. «Чтобы максимизировать эффективность, каждый тип сотрудников должен получать оплату по одному и тому же графику (еженедельно, раз в две недели или ежемесячно). Это позволит отделу расчета заработной платы сосредоточиться на одной задаче в определенный момент времени.Намного легче поддерживать один график заработной платы вместо трех. Это также уменьшит вероятность ошибок в процессе расчета заработной платы ».

5. Упростите свои системы

Наличие современной онлайн-системы расчета заработной платы может быть проблематичным, если, например, она не работает с бухгалтерской системой вашей компании. А наличие множества систем для регистрации, отслеживания, ввода и обработки рабочего времени сотрудников и т. Д. Может создать множество «болевых точек» — этапов, на которых часто допускаются ошибки или теряются данные.

Упрощение, консолидация или оптимизация существующих систем — эффективное средство для улучшения общего процесса управления заработной платой. Анализ всех задействованных шагов и выделение времени для анализа процесса с точки зрения высокого уровня может помочь вам и вашей команде найти способы оптимизировать то, как вы делаете то, что делаете.

6. Соблюдайте государственные и федеральные налоговые требования

Невозможно переоценить, насколько важно для бизнеса быть в курсе бесчисленного множества правил и положений IRS и других государственных органов.Потенциальные затраты для предприятий, которые не соблюдают сроки или вообще не заполняют определенные формы, могут быть разрушительными, особенно для малых предприятий. Подача налоговой декларации о заработной плате — это бизнес-необходимость, но это не должно быть таким дорогостоящим бременем.

Сделайте обязательным элементом ваших текущих процессов проверку и знание вашего штата и федерального ведомства заработной платы, сотрудников и налоговых правил и изменений. Будучи полностью информированным и актуальным, вы и ваш персонал избежите значительного количества дорогостоящих ошибок и задержек.

7. Рассмотрите возможность передачи процесса расчета заработной платы на аутсорсинг

Если вы владелец малого бизнеса и у вас нет времени или ресурсов для инвестирования в создание новой системы расчета заработной платы или обновление старой, передача на аутсорсинг профессиональной компании по управлению расчетом заработной платы с полным спектром услуг может быть стратегическим и затратным -эффективный вариант.

Одной из важнейших тенденций в области управления заработной платой на предприятиях является переход на аутсорсинг этих функций поставщику услуг по расчету заработной платы, например Accuchex.Это основная тенденция как для крупных, так и для малых предприятий, поскольку многие обнаруживают, что их экономия намного превышает инвестиции.

Согласно исследованию, опубликованному ранее в этом году фирмой по подбору персонала Robert Half и Financial Executives Research Foundation, исследовательским подразделением Financial Executives International, 47% американских компаний сообщили об аутсорсинге расчета заработной платы.

Более крупные компании, как правило, с большей вероятностью передают на аутсорсинг расчет заработной платы; исследование показало, что 73% компаний с доходом в 5 миллиардов долларов и более передали эту функцию на аутсорсинг.А аутсорсинг налоговой отчетности вырос в 2014 году до 42% по сравнению с 30% в 2013 году.

Управление заработной платой — это динамический процесс

Как профессионал в области управления заработной платой, ваша работа требует от вас облегчения выполнения различных задач и процессов. Из-за постоянно меняющихся нормативных требований, правил и законодательства вы должны постоянно быть в курсе аспектов соблюдения нормативных требований в вашей работе. Изменения в технологиях, структуре вашей компании и передовых методах требуют, чтобы вы оставались гибкими и были готовы к соответствующим изменениям.

Рационализация и оптимизация процесса управления заработной платой — один из основных способов минимизировать нагрузку на все эти динамические элементы вашей должности.

Еще одно направление, которое можно рассмотреть — аутсорсинг. Это может быть просто аутсорсинг одного процесса, такого как расчет заработной платы. Однако с поставщиком полного спектра услуг, таким как Accuchex, у вас также есть дополнительные возможности для аутсорсинга.

Позвольте Accuchex помочь вам в управлении вашими кадровыми потребностями, процессами расчета заработной платы и соблюдением нормативных требований.Получите бесплатную загрузку: Руководство по аутсорсингу расчета заработной платы, которое поможет вам принять обоснованное решение, или позвоните в службу управления расчетами заработной платы Accuchex по телефону 877-422-2824.

9 советов по оптимизации процесса оплаты — Talus Pay

Порядок расчета заработной платы в вашей компании имеет значение, когда речь идет об эффективности, моральном духе и многом другом. Мы здесь, чтобы показать вам, как улучшить расчет заработной платы.

Расчет заработной платы — важная часть вашего бизнеса. Кто-то должен заботиться об этом раз в месяц, раз в полгода, раз в две недели или даже раз в неделю.Некоторые владельцы малого бизнеса передают свои обязанности по расчету заработной платы бухгалтерам или сторонним службам расчета заработной платы. Другие занимаются расчетом заработной платы самостоятельно.

Вы можете быть одним из таких мастеров-мастеров. Учти это. Если бы вы могли сэкономить время, деньги и силы, разве вы бы не взяли хотя бы некоторые из этих идей на тест-драйв?

В этой статье мы покажем вам, как можно рассчитать заработную плату, чтобы максимизировать прибыль и свести к минимуму время, которое вы тратите на выполнение этих обязанностей. Мы дадим более 9 полезных советов и другую информацию о заработной плате, которую вы можете внедрить в свои процессы расчета заработной платы.

Как сделать расчет заработной платы более эффективным

Когда дело доходит до управления фондом заработной платы, трудоустройство открывает двери для всех типов возможностей. Вы сможете эффективно управлять своим бюджетом, делать своих сотрудников счастливыми и помогать своему бизнесу расти.

Оптимизация вашей практики расчета заработной платы может помочь вам составить более эффективный бюджет. Например, вы можете выделить банковский счет, который предназначен исключительно для денежных потоков вашей компании. Подробнее об этом мы поговорим ниже.

Вы также можете предпринять шаги, чтобы сделать процессы расчета заработной платы более прозрачными для ваших сотрудников.Сотрудники будут более довольны, если они смогут видеть, сколько им будут платить, и никогда не столкнутся с проблемами оплаты.

Обе эти области вместе — среди многих других областей, которые мы рассмотрим ниже, — могут способствовать непрерывному росту вашего бизнеса. Давайте рассмотрим 9 советов, которые помогут улучшить методы расчета заработной платы.

1. Интеграция с другими системами

Жизнь станет намного проще, если вы интегрируете свою систему расчета заработной платы с другими операционными системами вашего бизнеса.Вы можете связать расчет заработной платы с вашими бухгалтерскими системами, программами управления персоналом и программным обеспечением для хронометража.

Возьмем, к примеру, соединение платежной ведомости с бухгалтерским программным обеспечением. Как только сотрудник работает в смену, ваши книги автоматически пополняются деньгами, которые вы потратили на его усилия.

То же самое и с программой для хронометража. Сотрудники могут видеть количество отработанных часов в режиме реального времени и точно знать, сколько им заплатят при следующей зарплате.

2.Составьте свой график заработной платы

Как часто вы платите своим сотрудникам? Вы отправляете чеки раз в месяц, раз в две недели или раз в неделю?

У каждого подхода есть свои преимущества и недостатки. Например, наличие ежемесячного графика заработной платы сократит время, которое вы тратите на выполнение этих повседневных обязанностей. Вместо того, чтобы делать это 2-4 раза в месяц, вам нужно беспокоиться о том, чтобы делать это только один раз.

И наоборот, вашим сотрудникам может нравиться получать зарплату чаще, чем только один раз в месяц.Еженедельные и двухнедельные графики заработной платы могут помочь сотрудникам лучше управлять своими личными финансами. Оплачивать счета и выполнять финансовые обязательства становится проще, поскольку между выплатами меньше времени.

3. Передайте свои обязанности по заработной плате на аутсорсинг

Сколько времени вы тратите на выполнение обязанностей по начислению заработной платы в каждый расчетный период? Скорее всего, вы тратите несколько часов каждый месяц на выполнение задач по начислению заработной платы. Разве вы не предпочли бы сосредоточить свои усилия на другом?

Если вы ведете расчет заработной платы самостоятельно, подумайте о передаче этих обязанностей на аутсорсинг.У вас есть несколько вариантов на выбор. Вы можете обратиться к бухгалтеру, в онлайн-службу расчета заработной платы или в программу расчета заработной платы

Персональный бухгалтер уделит вам безраздельное внимание и поймет все тонкости вашего бизнеса. Они являются экспертами в своей области и могут помочь с вашими налоговыми формами, обработать налоговые платежи и найти способы сэкономить ваши деньги в долгосрочной перспективе. Обратной стороной является то, что это может быть довольно дорого.

Услуги по расчету заработной платы с полным комплексом услуг будут обрабатывать расчет заработной платы, но с большим количеством сотрудников.Это может потребовать более тесного взаимодействия с вашим сторонним поставщиком, чтобы убедиться в отсутствии ошибок или упущений.

, такая как Quickbooks, удобна и проста в использовании. Он автоматизирует расчет заработной платы и позволяет сотрудникам легко отправлять и отслеживать часы. Задача состоит в том, чтобы научить ваших сотрудников использовать это программное обеспечение эффективно и без ошибок.

Вы должны быть знакомы с процедурами расчета заработной платы и юридическими последствиями, но вам не нужно быть экспертом в области налогового права или самостоятельно вести расчет заработной платы.Если это имеет смысл для вашего бизнеса, вы можете оставить детали на усмотрение экспертов, а руководство по начислению заработной платы возьмет на себя.

4. Избегайте лишних затрат

В бизнесе время — деньги. У вас так много времени в день, и последнее, чем вы хотите заниматься, — это заполнять еженедельную ведомость заработной платы. Если вы уделяете этим задачам много времени, то аутсорсинг может быть для вас правильным выбором.

Однако вам следует остерегаться высоких затрат, связанных с некоторыми вариантами начисления заработной платы.Сложные расходы могут быстро накапливать и задушить вашу ежемесячную прибыль. Некоторые аутсорсинговые услуги стоят каждой копейки. Другие могут быть завышены, взимая более 200 долларов в месяц.

5. Иметь официальную политику расчета заработной платы

Внедрение официальной политики расчета заработной платы гарантирует, что все будут на одной странице. Оформите все письменно. У вас будет документ, который вы и ваши новые сотрудники сможете просмотреть, если возникнут вопросы или споры относительно начисления заработной платы.

В этом документе, который должны быть подписаны новыми сотрудниками при первом запуске, будут указаны ставки оплаты труда сотрудников, когда им будут выплачиваться деньги и будут ли им платить за праздничные дни и больничные.Сохраните этот документ на случай, если возникнут вопросы, так как в нем четко изложены все данные о заработной плате.

6. Иметь отдельный банковский счет для заработной платы

Отдельный банковский счет для расчета заработной платы может помочь вам организовать финансовые операции вашей компании. Он покажет четкую картину движения денежных средств вашей компании, особенно на ранних стадиях вашего бизнеса.

Специальный банковский счет поможет вам в дальнейшем, когда вы пытаетесь вычислить, сколько вам нужно будет заплатить за налоги на заработную плату, социальное обеспечение, льготы или Medicare.

7. Автоматизируйте расчет заработной платы

Автоматизация расчета заработной платы значительно снижает вероятность того, что вы где-то ошибетесь и ошибетесь. Чем меньше вводится вручную, тем больше вероятность, что вы продолжите выдавать безошибочные квитанции об оплате.

В свою очередь, ваши сотрудники будут еще счастливее, если им никогда не придется беспокоиться о подсчете, чтобы убедиться, что им платят правильную сумму. Они просто ждут, пока истечет срок выплаты, и собирают деньги через прямой депозит — безошибочно, как и должно быть.Вы даже можете подвергнуться штрафам и пени со стороны государственных органов, если ошибки будут повторяться.

8. Не полагайтесь на одного сотрудника

Приятно полагаться на сотрудников при выполнении определенных задач и обязанностей. Однако есть тонкая грань между тем, чтобы полагаться на сотрудников, потому что они отлично справляются с определенной задачей, и тем, чтобы полностью и полностью зависеть от них.

Вы должны спросить себя, что было бы, если бы этого важного человека не стало завтра. Неужели вы останетесь без понятия? Будет ли ваша команда получать зарплату точно и вовремя?

Если у вас есть один человек, который ведет расчет заработной платы, вы должны хорошо понимать, что они делают и как они это делают.Также разумно провести перекрестное обучение ваших сотрудников на случай, если что-то случится и вам понадобится кто-то, кто может нанести удар. Мы не говорим, что вам нужно беспокоиться, но вы должны быть готовы на тот случай, если что-то пойдет не так, как планировалось, и кто-то другой должен вмешаться.

9. Не забывайте о списании налогов с фонда заработной платы

Знаете ли вы, что есть много аспектов вашей заработной платы, которые вы можете списать в конце года? Расходы, связанные с заработной платой, должны быть в центре внимания при подаче федеральной налоговой декларации в IRS.

Для новых предприятий заработная плата сотрудников может быть списана за первый год работы. Но что, если вы работаете уже несколько лет?

Вы можете списать такие расходы, как выплаты по социальному обеспечению, медицинское страхование, Medicare, компенсация работникам и выплаты по безработице. Все это связано с вашими расходами на заработную плату.

Но есть еще больше списаний заработной платы, о которых вы, возможно, не знали. Например, оплачиваемый отпуск сотрудника, больничные, премии, сверхурочная работа, комиссионные и весь ваш пакет льгот для сотрудников могут быть списаны в вашей федеральной налоговой декларации.

Что подходит для вашей системы расчета заработной платы?

Так в каком ты лагере? Вам нравится заниматься расчетом заработной платы самостоятельно? Или вы бы предпочли передать эту трудоемкую задачу третьей стороне?

Расчет заработной платы всегда будет частью вашего бизнеса. Вопрос в том, насколько вы будете вовлечены, когда придет время платить сотрудникам?

Примите во внимание некоторые из этих советов и посмотрите, как они вписываются в ваши процессы расчета заработной платы. Если вы сможете применить некоторые из этих методов, вы сможете более эффективно управлять своей заработной платой и продолжать наблюдать за ростом своего бизнеса.

5 способов оптимизировать управление заработной платой

Неважно, насколько велика или мала ваша компания, управлять платежной ведомостью — непросто. Есть много компонентов, которые необходимо рассчитать, например, базовая заработная плата, надбавки, налоги, сверхурочная работа, премии и так далее. Однако это не означает, что ваше управление заработной платой нельзя упростить и оптимизировать.

Вот пять простых советов, которые вы можете применить для оптимизации управления заработной платой в своей компании.

1.Выберите лучший график выплат

Метод расчета заработной платы в каждой компании разный, одни компании используют дневную заработную плату, другие — еженедельную, а другие — ежемесячную. Некоторые из них даже используют несколько методов расчета заработной платы. Например, постоянным сотрудникам платят ежемесячно, а внешним подрядчикам — ежедневно или почасово.

Какой бы метод расчета ни использовала ваша компания, вы должны платить всем своим сотрудникам одновременно. Выберите лучший график заработной платы для вашей компании.Будь то начало или конец месяца, убедитесь, что у вас и вашего персонала есть достаточно времени для расчета заработной платы каждого сотрудника.

2. Повысьте квалификацию своего HR-персонала с помощью обучения

Чтобы ваши процедуры расчета заработной платы работали оптимально, вам необходимо убедиться, что ваш HR-персонал компетентен управлять заработной платой. Низкоквалифицированный и непрофессиональный персонал отдела кадров может вызвать неточности в расчетах заработной платы, что в свою очередь может нанести вред вашей компании.

Следовательно, для вас важно максимально расширить возможности вашего персонала с помощью различных программ обучения.Кроме того, позвольте им адаптироваться к новейшим технологиям, которые обеспечивают простые и современные способы управления заработной платой.

3. Оставить процедуры расчета заработной платы вручную

Помимо того, что процедуры ручного расчета заработной платы подвержены ошибкам, они также требуют слишком много времени и усилий. Не говоря уже о том, что распечатанные платежные ведомости легко теряются и повреждаются. Поэтому мы рекомендуем вам начать их оставлять и перейти на автоматизированную систему расчета заработной платы.

Payroll помогает автоматизировать расчет и выплату заработной платы, сверхурочной заработной платы, бонусов и многого другого.С помощью этой системы сотрудники отдела кадров также могут рассчитывать налоги как для постоянных, так и для временных сотрудников.

Автоматизированные системы расчета заработной платы сотрудников обеспечивают высокий уровень точности и безопасности данных, поэтому вам не придется беспокоиться об ошибках в расчетах заработной платы. Отчеты о заработной плате могут быть составлены всего за несколько секунд, и ваши сотрудники будут получать свои платежные ведомости в электронном виде.

4. Расчет повышения заработной платы на основе результатов деятельности

Большинство компаний обычно повышают зарплату не реже одного раза в год.Повышение заработной платы часто вызывает головную боль у владельцев бизнеса и сотрудников отдела кадров, поскольку каждый сотрудник получает разное повышение заработной платы.

Чтобы облегчить корректировку заработной платы в вашей компании, вы должны сначала измерить достижения каждого сотрудника. Чтобы упростить мониторинг производительности сотрудников и рассчитывать на ее основе повышение заработной платы, рассмотрите возможность использования универсальной системы управления персоналом.

Прочтите статью по теме: 5 лучших программ для управления персоналом в Индонезии

5. Выделить бюджет для выплаты бонусов сотрудникам

Каждая компания, конечно, знает, что они должны выделить бюджет на выплату бонусов сотрудникам.Однако нередки случаи, когда распределение бюджета осуществляется без надлежащего планирования, что создает проблемы для кадрового персонала до того, как наступит день выплаты жалованья.

Чтобы уберечь вас от такой ситуации, планируйте бюджет на премию сотрудников как минимум за месяц до дня выплаты жалованья. Это также упростит вам контроль над расходами вашей компании.

С помощью программного обеспечения для расчета заработной платы бонусы сотрудников могут рассчитываться автоматически, поэтому вам не придется вычислять их вручную, используя большое количество распечатанных документов или таблиц.

Оптимизация управления заработной платой Краткое изложение

Управление заработной платой традиционно находилось в отдельной сфере и занималось исключительно обеспечением правильной и своевременной оплаты наряду с соблюдением соответствующих нормативных требований. Будучи узконаправленным и ориентированным на транзакцию процессом, управление заработной платой обеспечивало требуемую точность и своевременность, но было второстепенным по отношению к более широким проблемам управления человеческим капиталом, которое быстро развивалось вокруг него. За последнее десятилетие управление заработной платой было настолько широко передано на аутсорсинг, что большинство его услуг было отделено от других процессов управления персоналом.В результате организации не могут легко связать данные о заработной плате с важными связанными процессами в сегодняшнем ландшафте управления персоналом, такими как стратегии оплаты труда в качестве компенсации, или с другими основными процессами управления персоналом. Эта изоляция от эволюции HCM помешала им использовать информацию о заработной плате и планирование при разработке стратегии.

Однако теперь доступна технология, которая объединяет различные аспекты управления человеческим капиталом, объединяя информацию и процессы по управлению персоналом, заработной платой, талантами и персоналом.Кроме того, аналитики, менеджеры и руководители могут применять к нему мощные аналитические инструменты, позволяющие принимать более обоснованные решения. В этом развитом ландшафте оптимизированный инструмент управления заработной платой привносит преимущества интеграции с другими системами, простоты использования, самообслуживания сотрудников и бизнес-аналитики в процесс расчета заработной платы. С помощью таких инструментов организации могут реализовать те же усовершенствования и возможности, которые они ожидают от других экземпляров технологий управления человеческим капиталом следующего поколения.

Из-за относительной новизны этого прогресса на рынке сегодня отсутствует эмпирическая информация, которая могла бы помочь организациям в оценке оптимизированных инструментов управления заработной платой и обнаружении передовых методов их интеграции с остальными инструментами и стратегией управления персоналом.Необходима информация для понимания рыночных требований предприятий различного размера, а также различных отраслей. Заполнение этой пустоты было основной целью этого исследовательского проекта Ventana Research.

Как эффективно проводить расчет заработной платы

Обновлено 20 мая 2020 г.

Вы начали новый бизнес. Или у вас есть уже существующий, который переходит в сферу сотрудников. Расчет заработной платы — один из самых важных процессов, с которым нужно работать правильно.

Научитесь эффективно и законно обрабатывать заработную плату

Мы создали подробное руководство по расчету заработной платы из 5 частей, чтобы помочь вам.

1. Как работает расчет заработной платы
2. 9 причин, по которым работодатели обращаются к технологиям
3. Лучшие практики расчета заработной платы
4. Как избежать шести основных ошибок при расчете заработной платы
5. Что делать, если вы не можете внести платеж

5 важных фактов о расчете заработной платы в 2020 году

1. 1 января 2020 года вступит в силу новое правило о сверхурочной работе . Новый порог заработной платы составляет 684 доллара в неделю (что эквивалентно 35 568 долларам в год для работника, работающего полный год).
2. 2020 год — високосный. Работодателям необходимо запрограммировать свою систему хронометража на регистрацию 29 февраля в качестве действительного рабочего дня в 2020 году. Это может добавить дополнительный период оплаты в зависимости от вашего графика заработной платы. Дополнительный период оплаты влияет на пропорциональные суммы зарплаты наемным работникам, удержания и выплаты пособий.
3. Обычно незаконно вычитать суммы кражи клиентов, единообразные расходы и нехватку денежных средств из заработной платы сотрудника.
4. Ошибки при расчете заработной платы — частая причина банкротства предприятий. Использование системы управления персоналом (HRMS) защищает работодателей от нарушений требований по начислению заработной платы .
5. Ручные записи (включая табели учета рабочего времени) теряются более чем в 10 раз чаще , чем электронные записи, и гораздо более уязвимы для краж рабочих часов .

Глава 1. Как работает расчет заработной платы?

Полезно разбить расчет заработной платы на 7 компонентов:

1. Сбор информации о сотрудниках
2. Служба учета рабочего времени
3. Утверждение заработной платы
4. Налоги и удержания
5. Выплаты сотрудникам и квитанции
6. Учет заработной платы и отчетность
7. Соответствие

Давайте подробно обсудим каждый компонент.

Сбор информации о сотрудниках

Когда вы нанимаете сотрудника, вы начинаете со сбора информации об этом сотруднике. Это продолжается в процессе адаптации.

10 вещей, которые вам понадобятся от каждого сотрудника для расчета заработной платы

1. Заполнить заявление о приеме на работу
2. W-4 (есть новая форма на 2020 год)
3. Заявление о государственных удержаниях. (во многих штатах требуется дополнительная форма к W-4)
4. И-9
5. Банковские реквизиты (при регистрации на прямой депозит)
6. Бланки медицинского страхования
7. Документы пенсионного плана
8. Договоры Союза и другая документация (если применимо)
9. Контракты, неконкурентоспособность, интеллектуальная собственность и т. Д.(если применимо)
10. Подписи в справочнике и правилах для сотрудников

Какие еще формы мне нужны для выплаты заработной платы моим сотрудникам?

Если вы предлагаете медицинскую страховку и пенсионный план, вам также понадобятся эти документы. Если ваши сотрудники состоят в профсоюзе, вам потребуются копии профсоюзных договоров. Для некоторых должностей или смен могут потребоваться различные уровни сертификации, образования, обучения или опыта. Это будет применимо, когда вы планируете сотрудников.

В этой статье мы сосредоточимся на основах.Мы обсуждаем налоговые формы, которые нужны каждому работодателю для начала расчета заработной платы.

Что такое форма W-4?

В W-4 или справке о удержании удерживаемого пособия сотрудника указано, какую сумму удерживать из зарплаты сотрудника. В этой форме они указывают свой налоговый статус. Они перечисляют количество требуемых пособий. Они сообщают вам, хотят ли вы удержать дополнительную сумму.

Храните формы W-4 сотрудника в своей ведомости заработной платы. Если ваш сотрудник меняет форму, оставьте старую и новую.Вам нужны подробные записи о заработной плате для управления расходами на сотрудников. Ваши формы W-4 помогут вам спланировать расходы на сотрудников, когда дело доходит до заработной платы.

Что делать, если у меня нет W-4 для моего сотрудника?

Во-первых, почему у вас его нет? Вы можете распечатать один с веб-сайта IRS. Однако, если по какой-то причине ваш сотрудник не заполнил его, вам все равно придется заплатить ему. Удерживайте, как если бы сотрудник подал холостяк и не имел надбавок. Затем настаивайте на том, чтобы они заполнили один до следующего периода выплаты.

Предотвратите эту проблему, не позволяя новому сотруднику начинать работу до тех пор, пока он не заполнит и не подпишет свой W-4.

Могу ли я заполнить форму W-4 для моего сотрудника?

Нет. Их нужно заполнить и подписать. На самом деле, вы не должны давать им советы по налогообложению. Как правило, давать объективные инструкции — это нормально. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с юрисконсультом.

Могут ли сотрудники изменить свой W-4?

Да. Они имеют право сменить W-4 в любое время, когда захотят. Если их доход изменится или изменится их статус регистрации, им необходимо обновить свою форму.

Важные вопросы для обсуждения с сотрудниками при адаптации:

• Раздайте копию своего справочника сотрудника и получите подпись, подтверждающую, что сотрудник понимает и соглашается с политиками.
• Сообщите ожидаемое время и посещаемость. Обратитесь к политике отсутствия и наказанию за избиение напарника и кражу заработной платы.
• Включите ваши ожидания в отношении использования социальных сетей в рабочее время.
• Обращайтесь к личной деятельности сотрудников во время работы.

Где я могу получить налоговые формы для оплаты труда моих сотрудников?

Посмотрите этот совет:

Составьте список добровольцев на сверхурочных часов . Если сотрудник соглашается на сверхурочную работу или требует дополнительных часов, получите его подписанное согласие и храните его в файле.

В некоторых штатах разрешена обязательная сверхурочная работа. Даже если это так, ведение списка сотрудников, которым требуется сверхурочная работа в качестве первого ресурса, помогает повысить удовлетворенность сотрудников.

Хронометраж служащего

Точный расчет заработной платы зависит от точного учета рабочего времени и посещаемости сотрудников. Во время адаптации менеджеры должны показывать сотрудникам, как приходить и выходить из смены.

5 основных выводов об учете рабочего времени сотрудников

1. Когда ваши сотрудники работают, их время оплачивается. Период. Не имеет значения, что ваши сотрудники работают «добровольно». Если ваши сотрудники работают, вы обязаны выплатить компенсацию.
2. Вы должны сообщить своим сотрудникам номер , когда чеки заработной платы сокращают , как часто ожидать их зарплаты и другую соответствующую информацию.
3. Большинство работодателей ожидают, что сотрудники не будут работать во время еды. Но они позволяют работникам оставаться на часах в перерывах менее 15 минут. Определите свою политику в отношении еды / перерывов. Многие работодатели забывают подчеркнуть, что периоды отдыха поддерживаются и поощряются.
4. Вы должны отслеживать время как наемных, так и на почасовых сотрудников.
5. Ручные карты учета рабочего времени создают множество проблем с соблюдением требований . Существует множество методов учета рабочего времени, и некоторые из них имеют более высокие риски, чем другие. Убедитесь, что у вас есть часы, подходящие для вашего бизнеса и отрасли.

Утверждение заработной платы

В конце периода расчета информация об учете рабочего времени сотрудника отправляется администратору расчета заработной платы. Сюда входят часы, отработанные сотрудником. Также необходимо отправить другую информацию о платеже.

Сюда входит любой дополнительный заработок. Дополнительный доход может включать сверхурочные часы, бонусы и комиссионные.

Важно понимать, что:

Дополнительный доход, такой как комиссия, влияет на сверхурочную работу.

Знаете ли вы?

Это одно из самых распространенных нарушений FLSA!

Имейте в виду, что сверхурочная работа — это не простой расчет полутора часов почасовой оплаты труда работника, когда работник получил премиальный доход. Бонусный доход должен рассчитываться как почасовая оплата за период, в течение которого они его заработали.Тогда можно рассчитать полтора времени.

Налоги и удержания

После утверждения платежной ведомости рассчитывается чистая заработная плата сотрудника.

Как мне узнать, сколько удерживать?

Вы должны удерживать федеральные налоги, налоги штата и местные налоги. Для федерального бюджета используйте Дополнительный налоговый справочник работодателя. Убедитесь, что вы используете руководство для правильного года.

В вашем штате также есть налоговые органы. За информацией о расчете и уплате государственных налогов обращайтесь в департамент труда штата.

Вы также можете иметь дело с местными налогами. (Мы никогда не говорили, что это несложно.) За информацией обращайтесь в местный налоговый орган.

Если вы нанимаете поставщика услуг по начислению заработной платы, они разберутся в этом за вас.

Вычеты и удержания должны вычитаться из валовой прибыли. Сюда входят налоги штата, федеральные и местные налоги.

Вычтите пенсионные взносы и взносы на медицинское обслуживание. Возможно, вам придется выделить средства некоторых сотрудников на алименты.

Плюс,

Он может включать другие программы, которые вы предлагаете, например, сберегательный счет для здоровья или план покупки акций.

Администраторы должны знать, какие вычеты из заработной платы каждого сотрудника.

Как работодатель, вы также должны понимать все местные или государственные требования.

Выплаты и отчеты о доходах сотрудников (квитанции о заработной плате)

Затем вы раздаете чеки и отчеты о прибылях и убытках.

Помимо предоставления сотрудникам их зарплаты, вы должны приложить отчет о прибылях и убытках.

Некоторые штаты требуют, чтобы работодатели предоставляли информацию о начислении отпуска по болезни. Согласно местным законам об отпуске по семейным обстоятельствам может потребоваться документация. В некоторых отраслях и регионах вам может потребоваться предоставить документацию о сверхурочных.

Как мне платить налоги на заработную плату?

Как часто я должен платить своим сотрудникам в малом бизнесе?

Федералы не заботятся о том, как часто вы платите, но вам нужно быть последовательным. Это имеет смысл. Как ваши сотрудники могут управлять своими счетами, если они никогда не знают, когда они получат зарплату?

Учет заработной платы и отчетность

IRS требует, чтобы вы отправляли отчеты о заработной плате не реже одного раза в квартал. Государственные отчеты обычно также представляются ежеквартально.

5 основных выводов о расчетах заработной платы

1. Несвоевременная отправка отчетов может привести к большим штрафам и пени.
2. Даже если вы единственный сотрудник S-Corp, вы все равно должны подавать отчеты о заработной плате!
3. Вы несете ответственность за документацию, связанную с отчетом о заработной плате.
4. Невинные ошибки могут повлечь за собой штрафные санкции для работодателя. Это также может привести к спорам между работником и работодателем и потере репутации.
5. Большинство трудового законодательства в первую очередь предполагает вину работодателя. Когда дело доходит до расчета заработной платы и учета рабочего времени сотрудников, работодатели не могут позволить себе быть случайными.

Соблюдение правил обработки заработной платы

Когда вы входите в систему учета заработной платы и рабочего времени сотрудников, важно, чтобы вы знали о трудовом законодательстве.

У работодателей есть много проблем с соблюдением требований законодательства. Некоторые законы требуют, чтобы вы заранее предоставляли графики работы сотрудников. Законы штата требуют определенных процедур для оплаты сверхурочных или составления графиков смены.

Работодатели должны предлагать сотрудникам перерывы, которые контролируются FLSA. Отследить их — хорошая идея. Также существуют законы штата о питании / перерывах.

Тем не менее, другие законы требуют, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам отпуск по болезни и отслеживали данные в течение минимального количества лет.

6 основных законов о заработной плате, которые работодатели должны знать

1. Требования FLSA и DOL
2. Законы штата или местные законы об отпусках по болезни
3. Законы штата или местные законы о расширенном расписании
4. Государственные или местные отраслевые законы о сверхурочной работе (например, ограничения для работодателей медсестер)
5. Государственные или местные законы о минимальной заработной плате
6. Федеральный, государственный или местный FMLA или другие законы об отпуске

Глава 2.9 причин, по которым работодатели обращаются к технологиям для расчета заработной платы

Теперь, когда мы описали сложность расчета заработной платы, давайте поговорим об автоматизации и технологиях.

Есть много причин использовать технологию. Однако мы ограничимся девятью основными причинами, по которым работодатели обращаются к технологиям для расчета заработной платы.

1. Защита
2. Точность
3. КПД
4. Видимость и общение
5. Меньше разочарования
6. Экономия денег
7. Отслеживание и измерение
8. Интеграции
9. Более счастливые сотрудники

Защита

Он не учитывает дополнительные расходы, которые возникают из-за ошибок при расчете заработной платы из-за нарушения нормативных требований!

Не застрахованы даже крупные компании!

Если вы отслеживаете все через электронные таблицы или, что еще хуже, бумагу — вам не хватает информации.

6 основных выводов о ручном расчете заработной платы

1. Ежедневно теряется 2–5% деловых документов. Замена одного недостающего документа стоит 120 долларов (в среднем).
2. Владельцы бизнеса должны осознавать предполагаемую вину работодателя.
3. Когда работник обвиняет компанию в неправильной оплате, бремя доказывания ложится на работодателя.
4. Даже если у работника нет доказательств обвинений, работодатель может застрять с выплатой штрафов, если у него не было надлежащих записей.
5. Расчет заработной платы с помощью личных чеков или даже QuickBooks является отрывочным и неполным.
6. Автоматизированные системы хронометража отслеживают и сохраняют расписания сотрудников, табели учета рабочего времени и начисления.

Точность

Знаете ли вы, что ошибки в начислении заработной платы составляют примерно 1-8% от общей суммы заработной платы за каждый период?

Проверьте это!

Одна из самых низких оценок убытков работодателя — 40 долларов на сотрудника в месяц по расходам на заработную плату.Если у вас 10 сотрудников, это 800 долларов в месяц. (Большинство исследований показывают гораздо более высокие затраты на одного сотрудника из-за ошибок в начислении заработной платы)

Исправление средней ошибки при начислении заработной платы занимает 15 минут.

Вы должны найти сотрудника, который заполнил соответствующую карточку учета рабочего времени. Тогда получите нужную информацию, которая может принимать несколько звонков или текстовых сообщений. Наконец, вы должны исправить это в своей системе расчета заработной платы.

КПД

Помимо более точных записей, вы значительно повысите эффективность, если автоматизируете свои системы хронометража и расчета заработной платы.

Ваша система учета рабочего времени и часы сотрудников должны легко интегрироваться с вашей системой расчета заработной платы.

Это исключает ручные процессы и ввод данных.

Давайте рассмотрим пример, который иллюстрирует недостатки ручного расчета заработной платы…

Знакомьтесь, Ким. Ким — менеджер по персоналу производственной компании со 150 сотрудниками. Система компании состоит из перфокарта, бумажных табелей учета рабочего времени и программного обеспечения для расчета заработной платы.

Их программное обеспечение не обновлялось пять лет.Также есть отдельная бухгалтерская программа. Вещи, мягко говоря, излишне сложные.

Для расчета заработной платы Ким сначала собирает табели учета рабочего времени у пяти менеджеров.

Надеюсь, они уже собрали все табели учета рабочего времени своих сотрудников. Она также зависит от них, чтобы исправить пропущенные удары и утвердить табели учета времени. Один или несколько менеджеров пропускают крайний срок почти в каждый платежный период.

Ким вручную переносит часы сотрудников в программное обеспечение для расчета заработной платы.Этот процесс занимает около шести часов выделенного времени. Затем программа рассчитывает заработную плату, налоги и отчисления для каждого сотрудника.

Еще не закончила:

Она распечатывает чеки и раздает их менеджерам. Распечатка чеков и организация доставки могут занять до часа. Ее последний шаг — ввести итоговые суммы заработной платы в бухгалтерское программное обеспечение.

Она дважды проверяет соответствие системы начисления заработной платы и бухгалтерского учета. Это может занять еще 90 минут.

Компания платит сотрудникам раз в месяц, поэтому Ким тратит около двух дней каждого месяца на обработку платежной ведомости.

В этом ручном процессе задействовано множество переменных.

Ким должна разделить обычные и сверхурочные часы. Она должна поместить итоги в правильную ячейку в правой строке.

Ошибки будут каскадными, если она случайно добавит, пропустит или переставит цифры.

Это изнурительная работа. На каждый час сосредоточенной концентрации точность приносится в жертву усталости.Каждый взгляд с бумаги на компьютер требует корректировки. Использование нескольких систем еще больше усугубляет ситуацию.

Возможность ошибки увеличивается с каждой ручной передачей.

По консервативной оценке частота ошибок составляет 2%. Из 150 сотрудников Кима трое получат неправильную зарплату в любой расчетный период. Если вы проводите расчет заработной платы дважды в месяц, это может добавить до 72 неточных расчетов в год!

Визуализация и обмен информацией о заработной плате

Одна из наиболее частых причин перехода на автоматический учет рабочего времени — это наглядность.

Рассмотрим это:

Сюда входят виды сверху вниз и снизу вверх. Менеджеры видят привычки и тенденции сотрудников. Они могут сравнивать сверхурочные по отделам или проектам. Менеджеры могут просматривать товарооборот и анализировать данные.

Сотрудники могут контролировать расчет заработной платы через портал самообслуживания сотрудников (ESSP). Онлайн-панель управления персоналом отвечает на вопросы об их зарплатах. Мобильные приложения-компаньоны помещают HR на свой смартфон.

Они могут просматривать остатки оплачиваемого свободного времени (PTO) и использование больничных листов.

Сотрудники также могут обновлять контактную информацию, удержание и другие относящиеся к делу данные, не заполняя формы вручную.

Кроме того, они могут просматривать свое расписание, запрашивать перерыв или отправлять сообщение в HR.

Если ваша политика позволяет это, разрешите сотрудникам соглашаться на дополнительные часы. Это может быть обновлено в любое время, когда сотрудник будет доступен на большее количество часов. Менеджеры могут быстро просмотреть, какие сотрудники доступны, у кого уже запланированы сверхурочные часы, и кто имеет квалификацию для смены.

Такая прозрачность помогает менеджерам заполнять неожиданные вакантные смены.

Все это создает доброжелательность и улучшает взаимодействие между работодателем и сотрудниками.

Топ-4 неуловимых сотрудников по расчету заработной платы:

1. Повторять задачу из-за ошибки сложно
2. Досадно повторять задачи, которые можно автоматизировать
3. Разыскивать сотрудника на предмет отсутствия информации обескураживает
4. Прискорбно, что сотруднику платят неправильную сумму

Представьте себе решение этих проблем!

Получите HRMS с автоматическим хранением документов, мгновенным поиском документов и интеграцией программного обеспечения.Это формула расчета заработной платы без стресса.

Измерение и отслеживание

Говорят, что «если вы не можете измерить его, вы не сможете его улучшить». Само собой разумеется, что точное измерение является обязательным.

Компании, которые переходят на более точные методы учета рабочего времени, часто удивляются тому, как разные табели учета рабочего времени сотрудников выглядят после перехода.

Сюда входят сотрудники, которые появляются на 5–10 минут позже, чем «расчетное» время прибытия, о котором сообщалось ранее.

Изменились ли привычки сотрудника мгновенно?

Руководители удивлены тем, что сотрудники, которые обычно уходят на несколько минут раньше, начинают оставаться до официального окончания своей смены.

Почему?

Отсчет времени с помощью таймера создает измеримый ориентир. Автоматизированный учет времени увеличивает подотчетность.

12 основных показателей хронометража сотрудников

1. Часы, отработанные сотрудниками ежедневно или еженедельно
2. Насколько близки сотрудники к сверхурочной норме
3. Коэффициент текучести
4. Стоимость адаптации
5. Время, затраченное сотрудниками отдела кадров или заработной платы на получение документов сотрудников
6. Время, затраченное на обновление информации о сотрудниках вручную
7. Время, затраченное на ввод табелей учета рабочего времени и обработку расчетных чеков
8. Время, потраченное на изучение информации для подтверждения соответствия
9. Среднее завышение количества отработанных часов по ручным табелям учета рабочего времени
10. Какие сотрудники обычно пропускают перерывы или обеденные часы?
11. Какие сотрудники регулярно приходят с опозданием или уходят рано?
12. Тенденции хронометража внутри отделов

Ни одна из этих вещей не может быть точно отслежена или измерена вручную. HRMS упрощает аналитику.

Интеграция обработки заработной платы

Работодатели могут делать больше с меньшими затратами времени и затрат за счет интеграции HRMS. (Ознакомьтесь со списком партнеров по интеграции SwipeClock.)

5 способов повышения удовлетворенности сотрудников с помощью HRMS

1. Автоматизация утомительных увольнений повышает удовлетворенность сотрудников
2. Устранение ошибок при расчете заработной платы повышает удовлетворенность сотрудников
3. Доступ сотрудников и контроль над их информацией повышают доверие к работодателю
4. HRMS снижает нагрузку на расписание и создает улучшенный баланс между работой и личной жизнью
5. При эффективном управлении заработной платой администраторы могут тратить время, используя свои навыки для повышения качества работы на рабочем месте.

Глава 3. Передовые методы расчета заработной платы

1. Интегрированные системы
2. Используйте TimeWorksPlus

Интегрированные системы

Многие компании используют одну систему для учета рабочего времени и посещаемости и другую для расчета заработной платы. Также может быть отдельное программное обеспечение для бухгалтерского учета или планирования сотрудников.

Если системы не интегрированы, кто-то выполняет неприятную работу по передаче данных вручную.

Ввод данных и ручная передача могут привести к большим проблемам.

Отдельные системы неэффективны

Если вы используете отдельные системы, вы дублируете работу. И работа эта в первую очередь кропотливая. Административные часы складываются.

Если менеджер за 30 долларов в час тратит два дня в месяц на расчет заработной платы, это будет стоить 480 долларов только на заработную плату.

Есть способ лучше!

Если бы у этого менеджера были инструменты для расчета заработной платы за два часа, вы бы сэкономили 420 долларов в месяц. Это 5040 долларов в год.

Менеджер по заработной плате — не единственный, кто тратит время на расчет заработной платы. Дважды в месяц сотрудники тратят не менее пятнадцати минут на то, чтобы отчитаться о своем рабочем времени. Менеджеры тратят дополнительное время на сбор и проверку табелей учета рабочего времени.

Вы теряете деньги, когда работники оставляют свои основные обязанности, чтобы сделать то, что компьютер может сделать за секунды. Компьютер также не делает ошибок сложения и вычитания.

Автоматизация процессов расчета заработной платы вручную

Вам нужен автоматический хронометраж, который синхронизируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.SwipeClock TimeWorksPlus легко интегрируется со всеми основными системами расчета заработной платы. Кроме того, он интегрируется с лучшими в отрасли часами SwipeClock.

Использование TimeWorksPlus для оптимизации расчета заработной платы

TimeWorksPlus сокращает количество ошибок при расчетах заработной платы. Точный учет времени — это первый шаг к плавной и точной обработке платежных ведомостей. TimeWorksPlus и биометрические часы фиксируют точные удары и отслеживают время с точностью до минуты.

Когда вы импортируете чистые данные в программу расчета заработной платы, все остальное становится на свои места.

Точные платежные чеки

Используя TimeWorksPlus, вы платите своим сотрудникам за каждую минуту их работы.

Обеспечение соблюдения графика гарантирует, что вы не будете платить за удары вне разрешенного времени начала и окончания смены.

Биометрическая идентификация защищает вас от кражи заработной платы сотрудников, например, штамповки напарников.

Это пятно:

Логические подсказки предотвращают распространенные ошибки перфорации.

Есть ли у вас мобильные или удаленные сотрудники?

TimeWorks Mobile (приложение-компаньон) фиксирует удары для внешних сотрудников.GPS также обеспечивает контроль в реальном времени за точным местонахождением мобильных сотрудников. Geofencing позволяет ограничивать удары вне зоны действия.

Отчисления и налоги точны

Обработка платежной ведомости с чистыми данными гарантирует правильность вычетов и налогов.

Обработка заработной платы, синхронизированная с TimeWorksPlus, защищает вас от недоплаты налогов на заработную плату. Он также подготовит вас на случай аудита и предоставит точные и надежные отчеты.

Начисления точные

TimeWorksPlus рассчитывает время отпуска и больничного. Ваши сотрудники заработают правильный PTO, и никто не вытащит калькулятор.

Это еще не все:

Они также смогут следить за своим прогрессом. Сотрудники могут войти в TimeWorksPlus, чтобы просмотреть или обновить свои личные данные. Самообслуживание снижает влияние на ваших менеджеров и дает сотрудникам возможность участвовать. Все будут счастливее.

Уменьшите зарплату

С TimeWorksPlus у вас есть инструменты для оптимизации вашей рабочей силы.Оптимизация везде экономит деньги.

Устранение кражи рабочего времени сотрудников. Держите своих сотрудников на оплачиваемых задачах вместо того, чтобы готовить табель учета рабочего времени.

Позвольте вашим менеджерам утверждать табели учета рабочего времени онлайн за секунды. Освободите свой HR-персонал для проектов, которые повышают вовлеченность сотрудников или улучшают обучение.

Когда ваша компания увеличится вдвое, вам не нужно будет нанимать другого менеджера по заработной плате, чтобы справиться с ростом.

Управление сверхурочными

TimeWorksPlus имеет оповещения о сверхурочной работе, которые обеспечивают строгий надзор за сверхурочной работой.Настройте в соответствии с вашей политикой сверхурочной работы. Тогда позвольте автоматическим оповещениям упростить управление сверхурочной работой. Средний бизнес с 50 сотрудниками может сэкономить 13 650 долларов в год с помощью TimeWorksPlus.

Выполняйте расчет заработной платы, чтобы соответствовать требованиям

Точно компенсируйте сверхурочные часы работникам, не освобожденным от уплаты налогов. Убедитесь, что сотрудники поддерживают статус неполной или полной занятости в соответствии с ACA.

Отслеживание статуса сотрудника или независимого подрядчика. Настройте TimeWorksPlus для профсоюзов или отраслевых правил.

Поместите стратегию в кадровую стратегию

Чтобы использовать большие данные, необязательно быть большой компанией.TimeWorksPlus дает вам представление о вашей рабочей силе, как никогда раньше.

Почему?

Стек табелей учета рабочего времени может дать лишь ограниченное представление о посещаемости сотрудников. Принятие решений на основе данных может дать вашей компании конкурентное преимущество.

HR-планирование, управление отсутствием и расширенное планирование можно оптимизировать с помощью организованного анализа данных.

TimeWorksPlus позволяет изолировать и анализировать данные для любого аспекта вашей рабочей силы.

Показатели обработки заработной платы для отслеживания

Какие смены имеют наибольшее количество исключений? Как посещаемость зависит от местоположения или места работы? В какие сезоны ВОМ чаще всего используется?

Составьте данные об отсутствии по отделам или проектам.Сравните сверхурочные часы от команды к команде и сравните с уровнем производства.

Обновите свои программы обучения

Создавайте материалы для адаптации и обучения, отражающие динамику вашей организации.

Когда вы профессионально обрабатываете расчет заработной платы, ваша компания может сосредоточиться на росте и успехе.

Есть ли у вас почасовая оплата?

TimeWorksPlus в сочетании с биометрическими часами идеально подходит для отраслей с почасовой оплатой труда: строительство, гостиничный бизнес, здравоохранение, продукты питания и напитки, розничная торговля и образование.

Экономия времени на начислении заработной платы — не единственное преимущество, хотя это важно для всех.

Сотрудникам не нужно заполнять бумажные табели учета рабочего времени. Менеджерам не нужно исправлять ошибки в табелях учета рабочего времени.

Менеджер по заработной плате не должен вводить данные вручную. Все соблюдают свои сроки, и сотрудники вовремя получают чеки.

Глава 4. Как избежать шести основных ошибок при начислении заработной платы

Имеется бесконечное количество способов испортить такую ​​сложную и многогранную задачу, как расчет заработной платы.Мы сгруппировали их по шести категориям:

1. Человеческая ошибка
2. Пропущенные сроки
3. Не в курсе новых законов
4. Недостаточно записей для аудита и споров
5. Неправильная классификация сотрудников
6. Проблемы с движением денежных средств

Итак, какое решение?

HRMS может помочь вам решить эти проблемы. Специализированные службы расчета заработной платы работают с вашей HRMS. Вместе эти ресурсы помогут вам предотвратить эти распространенные проблемы с заработной платой.

Ошибка расчета заработной платы №1: человеческая ошибка

Это неспроста называется «человеческой» ошибкой; люди делают ошибки.

Нужны примеры? Вот некоторые из наиболее распространенных:

• Сотрудники вводят неправильные часы в бумажные табели учета рабочего времени
• Тайм-карты теряются
• Сотрудники забывают уходить из-за неоплачиваемых перерывов
• Мобильные сотрудники пропускают часы и уходят
• Супервайзеры не учитывают сверхурочные

Даже самые дотошные менеджеры по персоналу допускают ошибки при вводе данных.Сотрудники тоже.

Ошибки не изолированы

Ошибка не является изолированным событием. Вызывает эффект домино:

Неверное количество часов ведет к неправильной оплате. Неправильная зарплата влияет на удержание и налоги на заработную плату. Сотрудникам не нравится, когда ошибка приводит к сокращению зарплаты.

Тогда есть преднамеренные человеческие ошибки. Сотрудники заполняют табло учета рабочего времени, чтобы добавить часы к своей зарплате. Руководители скрывают сверхурочные, чтобы достичь целей бюджета отдела. Есть много причин для фальсификации данных.Каждый раз, когда данные передаются в новую систему, существует вероятность ошибки.

Когда менеджеры совершают крупномасштабные ошибки в расчетах по зарплате, это может привести к огромным штрафам.

Это верно независимо от того, было нарушение преднамеренным или нет!

T.G.I. По пятницам не платили сотрудникам за нерабочее время. Они также нарушили законы. Если этого было недостаточно, они практиковали незаконное объединение чаевых. Результат? Штраф в размере 19,1 млн австралийских долларов . Множество адвокатов по трудовому праву ждут, чтобы помочь сотрудникам, подающим заявление о заработной плате.

Административное бремя

Существует также административное бремя ошибок при начислении заработной платы.

На исправление каждой ошибки нужно время. Менеджер по заработной плате должен расследовать ошибку и найти верную информацию. Обычно для этого нужно поговорить с сотрудником или менеджером. Это прерывает их день. Каждый из этих игроков на часах.

Вы слышали часто повторяемую максиму «время — деньги». Когда дело доходит до услуг по расчету заработной платы, «потерянное время — потерянные деньги».’

Человеческая ошибка — явная и реальная опасность. Это увеличивает ваши затраты на рабочую силу и подвергает вас риску штрафов, ведущих к банкротству.

с программным обеспечением для учета рабочего времени может решить эту проблему. Когда эти две системы работают вместе, в систему может попасть меньше ошибок. Меньшее количество ошибок означает экономию времени, сокращение комиссий и удовлетворение сотрудников.

И менеджеров это тоже радует.

Ошибка при расчете заработной платы № 2: пропущенные сроки

У вас есть крайний срок для каждого платежного периода.Вашим сотрудникам нужны чеки вовремя.

Существуют также крайние сроки подачи налоговых деклараций на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне.

Плата за продление срока действия налога

Работодатели должны подавать налог на прибыль и удержания. Некоторые из этих сроков зависят от структуры вашего бизнеса. Также есть отраслевые заявки.

Знаете ли вы?

4 важных факта о расширении налоговой отчетности

1. Запрос на продление налоговой льготы позволяет подать заявление с опозданием. Но вам все равно придется платить налоги, подлежащие уплате . И правительство по-прежнему ожидает, что вы заплатите ориентировочную сумму к первоначальному сроку. Расширение налогов — обычная практика в бизнесе. Но они не должны быть…
2. За продление налоговой декларации взимается сбор. Налоги уже съедают достаточно прибыли. Немногие компании могут позволить себе сборы сверх налогов.
3. Несоблюдение сроков подачи заявок может прервать движение денежных средств. Когда вам нужно удвоить платеж из-за просрочки, вам лучше иметь подушку.Трудно достичь бюджетных целей, если вы пропустите крайние сроки подачи налоговой декларации.
4. Необходимость подавать налоговые льготы — дорогостоящая перспектива, которой можно избежать. Услуги по расчету заработной платы могут помочь вам заранее подготовиться, чтобы избежать комиссий.

Что произойдет, если вы пропустите крайний срок выплаты заработной платы?

Сотрудники теряют мотивацию, когда им не платят вовремя, и это влияет на клиентов. Сотрудники, которые испытывают хронические проблемы с заработной платой, с большей вероятностью подадут отчет. Отчеты приводят к проверкам, и если у вас отсутствует платежная ведомость, вы не собираетесь проходить аудит.

Аудит может привести к выплатам и другим штрафам, которые могут привести к потере вашего бизнеса в спешке. Услуги по расчету заработной платы с интеграцией с программным обеспечением управления персоналом помогут вам лучше управлять.

HRMS гарантирует точность и актуальность ваших данных. Интеграция с платежной ведомостью экономит ваше время и позволяет уложиться в сроки. Вместе эти системы могут помочь вам избежать проблем с аудитом.

В случае аудита ваша HRMS предоставляет подробные отчеты.

Профессиональные услуги по расчету заработной платы могут сэкономить вам больше денег, чем они стоят.

Ошибка при расчете заработной платы № 3: Несоответствие новым законам

В комплаенсе нет ничего простого.

Так было на протяжении десятилетий, и нет оснований полагать, что это когда-нибудь изменится. Предприниматели должны входить в владение бизнесом с широко открытыми глазами.

Правила существуют для широкого спектра деловых практик. Расчет заработной платы находится наверху списка по многим причинам.

Заработная плата затрагивает эти важные области:

• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) охватывает детский труд, минимальную заработную плату и сверхурочную работу.
• Существуют последствия Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA) в зависимости от количества персонала.
• В сфере здравоохранения требования к журналу расчета заработной платы (PBJ) требуют учета рабочего времени в здравоохранении.
Закон
• о семейном отпуске по болезни и справедливом графике работы защищает сотрудников от чрезмерных требований к работе.
• Профсоюзные соглашения, хотя и не закон, могут налагать требования к заработной плате и календарному графику.

Услуги по начислению заработной платы регулируются многими другими отраслевыми нормативными актами от штата к штату.

Другие требования применяются, если среди ваших сотрудников есть неграждане США.

Министерство труда налагает штрафы на предприятия любого размера. Даже малые предприятия платят штрафы, которые могут погубить небольшую компанию.

У некоторых работодателей много слоев из-за различий в государственных и местных законах о рабочих местах. Это очень сложно, и полезно иметь в команде специалиста по расчету заработной платы.

Здесь может быть о чем беспокоиться. У вашего поставщика услуг по начислению заработной платы есть ответы.

Несколько пугающих примеров нарушений, связанных с расчетом заработной платы

Два отеля в Мариетте, Джорджия, выплатили 73 732 доллара США в счет невыплаты заработной платы и возмещения убытков 14 сотрудникам.

Они нарушили положения Закона о минимальной заработной плате, сверхурочной работе и ведении учета.

Медицинская транспортная компания из Ньюарка, штат Нью-Джерси, выплатит 77 202 доллара в качестве задолженности по заработной плате. Они также должны выплатить равную сумму в виде заранее оцененных убытков.

Они должны 38 сотрудникам устранить нарушения положений Закона о сверхурочной работе FLSA.

Каждый закон имеет соответствующие правила ведения документации. Хотя записи и являются дополнительным бременем, они являются вашей лучшей защитой в случае спора о заработной плате.

Программа управления персоналом для ведения учета

Human Resources может помочь вам создавать записи о соответствии и управлять ими.В большинстве случаев автоматические записи рабочего времени и посещаемости являются частью системы.

Неправильное ведение учета может привести к штрафу, даже если нарушения не было. Наличие системы управления персоналом для данных о времени и посещаемости окупается.

… И для оптимизации компании

Human Resources помогает анализировать эффективность компании. Данные о времени и посещаемости могут быть полезны в стратегиях оптимизации.

Advanced HR представляет данные в графических форматах.Он выявляет тенденции, которые иначе легко не заметить. Эти данные могут быть полезны при расчетах заработной платы, но не ограничиваются этим.

Plus, программное обеспечение обеспечивает понимание планирования, расчета заработной платы и рабочих процессов. Владельцы бизнеса могут использовать аналитику для оптимизации всего, что связано с их сотрудниками.

Поскольку труд — это ваши самые большие расходы, вам стоит потратить время на его оптимизацию.

Ошибка при расчете заработной платы № 4: Недостаточное количество записей для аудиторских проверок и споров

Аудиты и судебные процессы могут нанести вред бизнесу.Особенно, когда вы не готовы. Ведение хорошей документации может защитить вас от проверок, обвинений сотрудников или штрафных санкций.

Ведение учета — это автоматическая функция программного обеспечения отдела кадров. Ваш консультант по расчету заработной платы может использовать отчеты в реальном времени для подготовки к аудиту. Вы также можете использовать их, чтобы ответить на вызов сотрудника.

Сотрудники должны иметь доступ к своим собственным записям в вашей программе управления персоналом. Доступ к самообслуживанию сотрудников может помочь вам управлять расчетом заработной платы, расширяя возможности сотрудников.

Уполномоченные сотрудники могут решать более мелкие проблемы и избавлять занятых менеджеров от перерывов. Они также могут получить доступ к историческим данным, позволяющим ответить на жалобу до того, как она станет проблемой.

Хранение записей о заработной плате в облаке

Использование облачной службы, обеспечивающей историческую запись и резервное копирование, имеет решающее значение. Хранение этих данных вне офиса означает, что вам не придется беспокоиться об аварийном восстановлении.

Облачные системы управления персоналом позволяют вам обмениваться данными с вашим поставщиком услуг по расчету заработной платы.Это дает вам доступ в реальном времени как к вашему доверенному консультанту по расчету заработной платы, так и к вашим данным.

Вместе эти системы могут поддерживать вашу компанию на плаву при возникновении проблем.

Ошибка при расчете заработной платы № 5: Неправильная классификация сотрудников

Неправильная классификация сотрудников — распространенная ошибка при расчете заработной платы. Этой проблемы легко избежать. Удивительно, что это частая причина неудач в бизнесе, но это так.

Три критических классификации:

1. независимый подрядчик
2. почасовая оплата
3. освобождено от уплаты оклада

«Освобождение» относится к сверхурочной защите.Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, получают сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю. Освобожденные от налогообложения сотрудники не работают сверхурочно.

Неправильная классификация сотрудника может привести к штрафам или штрафам за несоблюдение. Сотрудники могут не получить кредит для правильной шкалы заработной платы, что приведет к короткой зарплате.

Сложные требования к классификации могут привести к пропуску шагов. Например, распространено заблуждение, что работодатели могут решать, как классифицировать. На самом деле название должности бессмысленно, но должности важны.Важны должностные обязанности и отношения.

Знаете ли вы?

Выплата работнику зарплаты не снижает требований к сверхурочной работе. Даже крупные корпорации ошибочно классифицируют. Иногда они делают это, чтобы не платить сверхурочные, минимальную заработную плату и льготы работникам.

Примеры неправильной классификации

Давайте поговорим о MetLife. MetLife изменила классификацию должности, хотя обязанности не изменились. Ошибка стоила им 50 миллионов долларов в виде штрафов и возврата заработной платы.

Этот был еще хуже…

FedEx столкнулась с еще большей проблемой. Они выплатили компенсацию в размере 240 миллионов долларов за неправильную классификацию водителей.

Обе компании столкнулись с отключением сотрудников, что стоило им большого количества времени. Жалобы сотрудников переросли в нормативную проверку. В любом случае компаниям удалось бы избежать штрафов и пени.

Извлеченный урок состоит в том, что, когда речь идет о заработной плате, может возникнуть значительный штраф.

Неправильная классификация сотрудников может привести к возникновению более серьезных проблем и опрокидыванию вашей компании.Не позволяйте ошибочной классификации стать причиной банкротства вашей компании. Этой проблемы легко избежать.

Незнание — не оправдание

Как владелец малого бизнеса, вы уже знаете, что незнание не является оправданием, признанным законом. Заявление о том, что вы «забыли», только ухудшит положение.

Изолируйте свой бизнес от проблем классификации сотрудников. Самый простой способ — включить рабочие роли в программу управления персоналом.

Хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет вам составлять график в зависимости от должности.Вам не придется беспокоиться, если ваши должности включают точную классификацию.

Рабочие роли могут помочь вам обеспечить соблюдение нормативных требований к расписанию. Они также могут помочь вам поддерживать правильную классификацию сотрудников. Планирование рабочих ролей гарантирует, что вы соблюдаете и удовлетворяете требованиям к навыкам.

Вот подсказка:

Обратитесь к поставщику услуг по начислению заработной платы за помощью в настройке классификации ваших сотрудников. Распределите должностные роли для сотрудников на основе классификации.Настройте оповещения по расписанию, чтобы автоматизировать процесс обеспечения соответствия.

Ошибка при расчете заработной платы № 6: Проблемы с движением денежных средств

Недостаточный денежный поток может привести к падению вашего бизнеса еще до того, как вы начнете.

Без денежного потока ваша зарплата будет голодной. Многие из проблем, которые мы обсуждали, коренятся в движении денежных средств. Когда средств мало, владельцы и менеджеры приходят в отчаяние.

Помните:

Сокращать углы и сводить концы с концами вне условностей приводит к проблемам с заработной платой.Когда вы откладываете налоги на заработную плату из-за сокращения денежного потока, вы подвергаете свою компанию опасности.

Планирование, время и посещаемость могут иметь огромное влияние на денежный поток. Незапланированная сверхурочная работа может привести к потере бизнеса, о чем вы даже не подозреваете. Избыток персонала может истощить ваш бюджет, когда доход не соответствует ресурсам.

Human Resources со встроенным расписанием сотрудников может помочь вам избежать этих проблем.

Эффективное управление временем и посещаемостью поможет вам сэкономить время и повысить производительность.С программным обеспечением, выполняющим тяжелую работу, вы можете оптимизировать свой денежный поток.

Управляйте плотным кораблем

Ограниченный денежный поток означает, что вам придется управлять кораблем в ограниченном объеме. Вы не сможете управлять судном, если не следите за цифрами.

Human Resources может помочь вам следить за цифрами. В реальном времени. Ваш менеджер по расчету заработной платы тоже может посмотреть. Даже если они работают удаленно.

Все могут быть на одной странице для планирования, времени и посещаемости.

Планирование, время и посещаемость, а также интегрированный расчет заработной платы могут хорошо работать вместе.Когда они это сделают, они могут сэкономить вам много времени и денег. Они также могут оптимизировать вашу рабочую силу, чтобы вы не тратили больше, чем можете себе позволить.

Рассмотрим это:

могут помочь вам стандартизировать вашу рабочую силу. Смена смены онлайн может помочь вам в спешке заполнить пробелы. Оповещения могут предупредить вас о незапланированной сверхурочной работе. Все это и многое другое может помочь вам сосредоточиться на оптимизации денежных потоков.

Расчет заработной платы можно обрабатывать как профессионал

Ваш бизнес может не выжить.Это факт, который не даст вам уснуть по ночам.

Но у вас есть инструменты и ноу-хау, чтобы избежать основных проблем, связанных с расчетом заработной платы, и это большое преимущество.

Не делай этого в одиночку:

Ваш бизнес должен полагаться на надежного поставщика услуг по расчету заработной платы. Эти поставщики сосредотачиваются на деталях, а вы — на своем бизнесе. Это хорошо выдержанные отношения, и время снова показало, что они созданы для успеха.

Технологии увеличивают ваши шансы на успех

Программное обеспечение для хронометража сотрудников играет решающую роль в успехе вашего бизнеса.Программные инструменты помогают повысить эффективность процесса управления. Оптимизация вашей рабочей силы с помощью облачных технологий повышает вашу производительность.

Повышенная производительность даст вам конкурентное преимущество. Это также поможет вам избежать ошибок, обсуждаемых в этой статье.

Избегайте человеческих ошибок с помощью интеграции между программным обеспечением по работе с персоналом и службами расчета заработной платы. Когда эти две системы работают вместе, меньше возможностей совершить ошибку.

План впереди!

Не пропустите сроки, планируя заранее.Попросите вашего доверенного поставщика услуг по расчету заработной платы помочь определить области, на которые следует обратить внимание. Положитесь на программное обеспечение для хронометража вашего сотрудника для сбора и хранения данных. Используйте обе системы для быстрого реагирования на сроки и будущего планирования.

Обратитесь к поставщику услуг по расчету заработной платы за советом по новым законам и постановлениям. Воспользуйтесь преимуществами облачного программного обеспечения. Он всегда в курсе текущих отчетов о соответствии и нормативных требований.

Мы уже упоминали об этом ранее, но он требует повторения:

Ведите надежные записи, к которым ваш поставщик услуг по расчету заработной платы может получить доступ круглосуточно и без выходных.Подготовьтесь к аудитам с помощью отчетов в реальном времени.

Добавьте классификации сотрудников к своим должностным обязанностям. Используйте платформы, которые позволят вам планировать работу с ролями. Уточняйте назначения своих должностей у поставщика услуг по расчету заработной платы. Сделайте рабочие роли и классификации сотрудников сердцем вашей системы учета рабочего времени.

Глава 5. Что делать, если вы не можете произвести расчет заработной платы

Если у вас нет денег, чтобы платить своим сотрудникам, у вас 99 проблем, и зарплата — только одна из них.У вас серьезная проблема с денежным потоком. У вас серьезная проблема с управлением бизнесом. Ваша компания может оказаться неплатежеспособной и потребовать решительных действий, чтобы исправить положение.

В этом разделе мы обращаемся только к краткосрочной неотложной ситуации — как произвести расчет заработной платы.

1. Наемным работникам выплачивается часть их заработной платы

Поговорите со своими сотрудниками и посмотрите, могут ли некоторые подождать несколько дней. Достаточно ли у вас денег, чтобы заплатить им 50%? Что-то лучше, чем ничего. Будьте с ними честны. Предложите оплатить комиссию за овердрафт, когда у вас есть наличные.

2. Инвентарь Fire Sale для быстрого увеличения денежных средств

3. Опирайтесь на клиентов с просроченной задолженностью

Пора открывать просроченные счета. Свяжись по телефону со своей бухгалтерией или командой по сбору платежей.

4. Дайте существующим клиентам стимул платить сейчас

Если у вас есть клиенты, которые платят ежемесячно, предложите 5% скидку на предоплату в этом месяце.

5. Получите краткосрочную ссуду

Ваш банк может предоставить вам ссуду. Или бизнес-кредитная линия, которая в основном аналогична ссуде.Вы получаете деньги сейчас и платите проценты на остаток. Если ваш банк отказывает, попробуйте выплату наличными для продавца (MCA).

6. Займ со своего пенсионного счета

7. Продай свой автомобиль

8. Продайте свои счета факторинговой компании

Продайте свои счета-фактуры со скидкой факторинговой компании в обмен на единовременную выплату наличными. Факторинговая компания теперь владеет счетами. Им платят, когда они забирают деньги у ваших клиентов.

Самое важное, чего не следует делать, если вы не можете произвести платежную ведомость

Не надо.Всегда. Ложь.

Некоторые владельцы бизнеса в этом кошмарном сценарии испытывают искушение солгать своим сотрудникам. «Компания по расчету заработной платы провалилась. Чеки задерживаются на несколько дней ».

Во-первых, это просто неправильно. Во-вторых, они могут подать на вас в суд. В-третьих, ваши сотрудники достаточно умны, чтобы видеть все насквозь.

Им уже поставят галочку, что им не платят. Не делай хуже ложью. Если вашим сотрудникам нравится их работа, некоторые дадут вам пропуск один раз.

4 способа убедиться, что вы никогда не пропустите платежную ведомость

1. Создайте денежный резерв на 2-3 платежных периода на своем бизнес-счете.
2. Сократите расходы, уволив сотрудников или допустив исчерпание запасов.
3. Сократить часы для почасовых сотрудников.
4. Найдите компанию по начислению заработной платы с программой защиты заработной платы.

WorkforceHUB HRMS

SwipeClock отличается расширенной интеграцией заработной платы. WorkforceHUB содержит TimeWorksPlus, о котором мы говорили ранее.

WorkforceHUB включает функции соответствия, которые помогут вам избежать юридических проблем. Мгновенные отчеты и историческое отслеживание помогут вам опережать сроки. Встроенные нормативные отчеты помогут вам соответствовать стандартам.

Решение для расчета заработной платы: WorkforceHUB и надежный поставщик услуг по расчету заработной платы

WorkforceHUB включает в себя все инструменты, необходимые для ведения успешного бизнеса. Совместите это с вашим умелым руководством и помощью квалифицированного поставщика услуг по расчету заработной платы.

Аннемария Дюран, Кэри Сноуден и Лиз Стрикверда

5 советов по оптимизации бюджета заработной платы сотрудников

Одна из важнейших составляющих успешного бизнеса — это сотрудники, которые поддерживают вашу деятельность.

Если у вас нет сотрудников нужного вам типа, вам будет сложно вывести свой бизнес на новый уровень.

Удержание сотрудников — одна из проблем, затрагивающих как малый, так и крупный бизнес. Стоимость обучения нового сотрудника может быть астрономической в ​​зависимости от уровня работы, которую он будет выполнять в вашей организации. Вот несколько советов, которые помогут вам оптимизировать удержание сотрудников за счет надлежащей заработной платы.

5. Используйте правильное программное обеспечение, чтобы максимально увеличить свой бюджет

Независимо от того, ведете ли вы большой или малый бизнес, важно иметь правильное программное обеспечение, которое даст вам конкурентное преимущество при ведении бизнеса.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета в главной книге — отличная идея, чтобы увидеть, на что распределяется ваш бюджет. Вы сможете увидеть, сколько вы можете компенсировать своим сотрудникам с помощью этого программного обеспечения.

4. Следите за текущими тенденциями в области компенсации

Крайне важно, чтобы вы следовали текущим тенденциям в области вознаграждения, если вы хотите сохранить своих лучших сотрудников в своей команде.

Если в вашем штате есть суперзвезда, велика вероятность, что другие компании ищут того же сотрудника.

Кроме того, у вас могут быть сотрудники, которые ищут другую работу с более высокой оплатой, если вы не поспеваете за компенсационными планами своих конкурентов.

Регулярно узнавайте о последних планах вознаграждения, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.

3. План на случай непредвиденных изменений в вашем бизнесе

Может быть легко заплатить вашим сотрудникам большие деньги, когда у вас хороший год в продажах.

Однако гораздо сложнее следить за заработной платой, если у вас плохой год.

Вот почему важно откладывать деньги на зарплату на случай, если у вас упадут продажи. Вы должны поддерживать этот фонд экстренной компенсации, чтобы не заставлять своих сотрудников делать ненужные сокращения заработной платы.

Если у вас нет фонда экстренной компенсации, вам необходимо начать его создание сегодня. Вы должны в первую очередь заботиться о своих сотрудниках. Они — топливо, которое поддерживает ваш бизнес. Если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они позаботятся о вас.

2. Используйте свой бюджет, чтобы учесть бонусы и прибавки

Когда ваши сотрудники работают изо всех сил и всегда зарабатывают одни и те же деньги, им не захочется прилагать лишних усилий.

У вас должна быть подушка в вашем компенсационном бюджете, которая позволит вам выплачивать бонусы за отличную работу.

Это будет мотивировать ваших сотрудников оставаться в вашей команде и усердно работать, чтобы получить существенный бонус.

Если у вас есть возможность повышать зарплату, это также будет отличным способом мотивировать ваших сотрудников выполнять свою работу наилучшим образом.

1. Опционы на акции — отличная идея для удержания

Сотрудникам всегда нравится возможность владеть частью компании.

Если вы сможете раздавать опционы на акции, это будет прекрасным способом для ваших сотрудников почувствовать себя частью корпоративной семьи.

Компании, принадлежащие сотрудникам, скорее всего, в долгосрочной перспективе добьются большего успеха, чем те, которые принадлежат только акционерам.

Заключение

Это лишь некоторые из множества различных способов оптимизации удержания сотрудников за счет лучшего планирования бюджета.

Если сотрудник считает, что ему платят справедливо, ему будет намного лучше оставаться в вашей команде. Относитесь к своим сотрудникам так, как вы бы хотели, чтобы относились к ним.

Это даст вам организацию, которая будет чувствовать себя более сплоченной и с гораздо меньшей вероятностью столкнется с проблемами удержания сотрудников в будущем.

Чтобы получить больше бизнес-советов, посетите наш раздел предпринимательства и подпишитесь на наши еженедельные информационные бюллетени.

хитростей по оптимизации персонала, которые понравятся вашей команде по расчету заработной платы

На первый взгляд может показаться, что оптимизация персонала — это помощь менеджерам и персоналу.Это правда. Тем не менее, уловки и инструменты оптимизации рабочей силы могут порадовать и ваш отдел расчета заработной платы.

Время на подготовку и исправление ошибок являются основными факторами административных расходов на расчет заработной платы. Инструменты оптимизации рабочей силы помогают избежать этого. Например, они классифицируют все разные типы собранного времени. Он знает, каким сотрудникам платят за время в пути. В нем проводится различие между подрядчиками, работающими на объекте, которым не платят за обед, и сотрудниками, которые его получают.Персонал по расчету заработной платы экономит время за счет упрощенного расчета заработной платы и меньшего количества ошибок при расчете заработной платы.

по расчету заработной платы также увеличивают административные расходы, отвечая на общие вопросы сотрудников. Это не вина сотрудников. У них есть веская причина знать, сколько отпуска они накопили, или получить копии прошлых квитанций о заработной плате. Когда у сотрудников есть прямой доступ к своей собственной информации о заработной плате, каждый экономит время. Терминал рабочего времени сотрудников с большим экраном позволяет сотрудникам искать информацию о себе.Они также могут обновлять личную информацию, такую ​​как удержания и статус занятости, с помощью функции самообслуживания сотрудников (ESS).

Оптимизация вашей рабочей силы требует интеграции автоматических часов перфорации с вашими системами WFM. Поток данных помогает руководителям и сотрудникам отдела начисления заработной платы устранять потенциальные проблемы до того, как они перерастут в проблемы. Например, оповещения могут отправляться, когда кто-то проводит пальцем вне графика. Теперь менеджеры могут сразу же выяснить, почему сотрудник тратит внеплановые часы.Оповещения также могут срабатывать, когда кто-то идет по графику, но отслеживает превышение корпоративных или юридических ограничений сверхурочной работы. Отличной экономией времени для расчета заработной платы здесь является объем проблем с оплатой труда, которые никогда не материализуются.

Управление персоналом и точность расчета заработной платы требует стандартов для изменения собранных данных о рабочем времени. Всякое случается. Наступает чрезвычайная ситуация, и сотрудник выбегает за дверь, не ударившись. Кто-то заболевает и не может предоставить документацию позже, а это означает, что его несанкционированное отсутствие необходимо заменить на оплачиваемое больничное время.Жизнь грязная.

Часы, которые собирают данные о посещаемости в реальном времени, упрощают применение политики изменения времени. Ваша политика изменения времени устанавливает четкие стандарты, когда автоматическое табло может быть изменено вручную. Точность автоматического сбора данных о времени означает, что нет причин менять часы заработной платы, если эти стандарты не соблюдаются. Четкая политика сводит к минимуму изменения табелей учета рабочего времени в последнюю минуту. Теперь сотрудникам по начислению заработной платы не нужно тратить время на внесение таких изменений или задержку с расчетом заработной платы.

Команда по начислению заработной платы не всегда пользуется заслуженным уважением. Расчет заработной платы сложен (см. Выше…). Даже в этом случае команда по расчету заработной платы редко замечается остальной частью компании, пока что-то не пойдет не так.

Большой объем данных, собранных с помощью инструмента WFM, может все это изменить. Команда расчета заработной платы может анализировать часы и данные о заработной плате. Затем поделитесь своими мыслями с менеджерами и финансистами. Скажем, глядя на сравнительные затраты на разрешение сверхурочных по сравнению с наймом новых постоянных или временных сотрудников.Или посмотрите на распределение заработной платы по отделам и / или ролям, чтобы определить, отражает ли заработная плата цели компании.

Инструменты WFM уже экономят массу времени команде по расчету заработной платы, оптимизируя задачи и сокращая количество ошибок. Им нужно будет чем-то заняться в дополнительное время. Расчет заработной платы может воспользоваться этой возможностью, чтобы позиционировать себя как исследовательское и аналитическое подразделение компании. Заработная плата не воспринимается как должное, а может влиять на стратегию компании.

Посмотрите на все данные, которые собирает ваша компания.На какие вопросы по оптимизации рабочей силы, по вашему мнению, поможет найти ответ? С какими вопросами к вам приходили менеджеры, на которые вы теперь могли бы начать отвечать? Поделитесь в комментариях ниже.