Оптимизация фонда оплаты труда: Оптимизация фонда оплаты труда по российскому трудовому законодательству

Содержание

Оптимизация фонда оплаты труда по российскому трудовому законодательству

Все способы оптимизации фонда оплаты труда (ФОТ) так или иначе связаны с внесением изменений в трудовой договор или его полным расторжением. Такие способы можно условно разделить на две категории.

{«id»:121024,»url»:»https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu»,»title»:»\u041e\u043f\u0442\u0438\u043c\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0444\u043e\u043d\u0434\u0430 \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u044b \u0442\u0440\u0443\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0440\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u043c\u0443 \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u043c\u0443 \u0437\u0430\u043a\u043e\u043d\u043e\u0434\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u0443″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu&title=\u041e\u043f\u0442\u0438\u043c\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0444\u043e\u043d\u0434\u0430 \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u044b \u0442\u0440\u0443\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0440\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u043c\u0443 \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u043c\u0443 \u0437\u0430\u043a\u043e\u043d\u043e\u0434\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u0443″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu&text=\u041e\u043f\u0442\u0438\u043c\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0444\u043e\u043d\u0434\u0430 \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u044b \u0442\u0440\u0443\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0440\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u043c\u0443 \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u043c\u0443 \u0437\u0430\u043a\u043e\u043d\u043e\u0434\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u0443″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu&text=\u041e\u043f\u0442\u0438\u043c\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0444\u043e\u043d\u0434\u0430 \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u044b \u0442\u0440\u0443\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0440\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u043c\u0443 \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u043c\u0443 \u0437\u0430\u043a\u043e\u043d\u043e\u0434\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u0443″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041e\u043f\u0442\u0438\u043c\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0444\u043e\u043d\u0434\u0430 \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u044b \u0442\u0440\u0443\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0440\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u043c\u0443 \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u043c\u0443 \u0437\u0430\u043a\u043e\u043d\u043e\u0434\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u0443&body=https:\/\/vc.ru\/legal\/121024-optimizaciya-fonda-oplaty-truda-po-rossiyskomu-trudovomu-zakonodatelstvu»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

  • Принудительные – когда работодатель может принять соответствующие меры вне зависимости от согласия работников; и
  • По соглашению сторон (добровольные) – когда для применения соответствующих мер требуется согласие работника.

​Оптимизация фонда оплаты труда в России Buzko Legal​

Наш опыт показывает, что рациональные работодатели сначала стремятся достичь соглашений со своими работниками и только потом готовы идти на применение принудительных мер.

При этом работодатели, которым удается провести успешные переговоры с коллективом, как правило, ведут прозрачную коммуникацию и применяют дифференцированный подход.

Так, в одной компании могут работать разные категории сотрудников: кому-то необходимо физически присутствовать на производстве, а кто-то может выполнять свою работу из дома, пусть и в сниженном объеме. В таком случае разумно использовать разные инструменты. На практике чаще всего встречаются следующие виды договоренностей.

Перевод на удаленную работу

Здесь речь идет о переводе на удаленную работу уже работающего сотрудника, который в будущем должен вернуться к своим обязанностям в офисе, в отличие от дистанционных работников, труд которых урегулирован в главе 49.1 ТК РФ.

При подписании дополнительного соглашения об удаленной занятости рекомендуем предусмотреть такие условия, как надлежащие каналы коммуникаций (e-mail, корпоративные чаты) и время для ответа.

Для работодателя такой формат имеет смысл, когда работа может быть сделана удаленно. Стоит отметить, что перевод на удаленную занятость возможен как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном в ч. 1 ст. 74 ТК РФ.

Переход на сдельную оплату труда

Если же работа не может быть выполнена удаленно и требует физического присутствия работника, однако сам объем такой работы снизился из-за снижения загрузки предприятия, то сторонам есть смысл договориться о переходе на сдельную оплату труда.

При сдельной оплате размер з/п определяется исходя из количества произведенных единиц продукции или выполненного объема работ.

Отпуск за свой счет

Работник может согласиться уйти в отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) на определенный период (ст. 128 ТК РФ). Для работодателя это имеет смысл, когда сложившаяся кризисная ситуация полностью не позволяет использовать труд сотрудника, однако есть ожидание, что ситуация исправится в прогнозируемом будущем.

53 способа снизить затраты на персонал- HR-ПРАКТИКА | как уменьшить затраты на персонал | методы оптимизации ФОТ | как уменьшить расходы на заработную плату | как снизить расходы на персонал 2020

Как снизить затраты на персонал

Ситуация, сложившаяся весной-летом 2020 года, сделала актуальной тему снижения затрат на персонала, при этом в новой редакции этого обзора первые места в списке заняли те способы, которые, на мой взгляд, наиболее эффективны  в случае форс-мажорной остановки работы предприятия и неопределенности в отношении дальнейших перспектив и сроков возобновления работы.  У каждого из перечисленных способов есть плюсы, минусы и ограничения, связанные как с законодательными ограничениями,  так и со спецификой управления людскими ресурсами в различных отраслях и готовностью специалистов и руководителей к жестким и непопулярным мерам, последствиями которых является возможное снижение дохода сотрудников. Не все перечисленные способы снижения затрат на персонал применимы к вашей компании,  но их много, надеюсь, выберете подходящий. Упоминаемые в комментариях статьи Трудового Кодекса можно посмотреть по ссылкам в онлайн-версии системы КонсультантПлюс.

Способ 1. Предоставление ежегодных отпусков в нерабочие дни

Как ни парадоксально, но в текущей ситуации для работодателя это не худший способ сэкономить. Независимо от того, сохранят ли работники по окончании пандемии рабочие места, работодатель обязан будет выплатить отпускные, поэтому выгоднее отправить сотрудников в отпуск на нерабочие праздничные дни, чем платить заработную плату за неотработанное время. Работникам такое решение тоже может быть выгодно — ведь размер отпускных рассчитывается по среднему заработку, в то время как  в ближайшее время не все работодатели смогут сохранить за работниками заработную плату в полном размере.

Способ 2. Предоставление отпусков без сохранения заработной платы

Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы требуется письменное заявление работника (ст. 128 ТК РФ). Доводы, с помощью которых можно убедить работника уйти в неоплачиваемый отпуск, могут быть самими разными — от обещаний возместить потери до менее привлекательных альтернатив из числа способов, описанных в этой статье.

Способ 3. Работа в режиме неполного рабочего времени или неполной рабочей недели

Если работник сам желает перейти на работу в режиме неполного рабочего времени или неполной рабочей недели, то с ним  заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 93 ТК РФ). Если есть риск массовых сокращений, работодатель может вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ст. 74 ТК РФ) Если работник не согласится, он будет уволен по сокращению численности или штата (ст. 81 п.2 ТК РФ). Конечно, работодатель не может влиять на волеизъявление работника,  но рассмотрение в ходе переговоров перспективы других решений зачастую позволяет прийти к приемлемому соглашению.

Способ 4. Объявление простоя

Время простоя (статья 157 ТК РФ) по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Время простоя по вине работника не оплачивается. Как видим, то, что является причиной, напрямую влияет на размер выплат. На эту тему много судебной практики и разъяснений — гугл и яндекс в помощь. В уже упомянутом кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников также описано применение этого способа экономии. В отношении работников тех предприятий, на которых распространяелось действие указа об объявлении в апреле нерабочих дней, этот способ был неприменим — нельзя объявить простой в нерабочее время. Работники, на предприятия которых действие указа не распространялось, могли находиться на простое — чем обосновать простой, решать работодателю.

Способ 5. Выплата переменной части заработной платы при условии достижения определенных результатов деятельности предприятия в соответствии с локальными нормативными актами работодателя

В Положение об оплате труда может быть включена такая фраза «Премия работникам Компании начисляется только при условии обязательного выполнения обособленным подразделением или Компанией в целом производственных планов в соответствии c Приложением 3 к настоящему Положению. Если Компанией не выполнен производственный план за месяц, Генеральный директор имеет право в порядке исключения принять решение о начислении премии отдельным работникам или работникам отдельных подразделений Компании. Указанное решение оформляется приказом по Компании и доводится до сведения руководителей подразделений».  Если предприятие выполнило производственный план — премии выплачиваются, не выполнило — нет оснований для премирования. Выплата премий предусмотрена ст. 135 ТК РФ, но изменить систему оплаты труда  можно только в соответствии со ст. 74 ТК РФ — к этому мы еще вернемся. Пример того, как может повлиять на размер затрат на персонал такая оговорка относительно условий выплаты премий, см. в кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений.

Способ 6. Перевод на дистанционную работу

Конечно, постановка задач, контроль и управление удаленным персоналом предъявляют высокие требования к менеджменту компании. Удаленная работа позволяет сэкономить на оборудовании рабочих мест и размере заработной платы, кроме того, удаленный сотрудник не тратит деньги на проезд и питание в офисе, поэтому обойдется дешевле. Еще один аргумент в пользу удаленных сотрудников — возможность нанимать  соискателей, которых по разным причинам очная работа не устраивает. Возможность не тратить время на дорогу в офис и обратно — тоже плюс дистанционной работы для тех, кто может работать дома. Но если перевод работника с «обычной» на дистанционную работу — вынужденная мера, нужно трезво оценивать возможность выполнять тот же объем работы, который работник выполнял в обычном режиме. Если он уменьшился — есть повод обсудить и, возможно, пересмотреть, условия трудового договора.

 Способ 7. Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции

Я бы назвал его, скорее, не способом, а, общим подходом к снижению затрат на персонал, который позволяет использовать для снижения затрат многие из перечисленных в этой статье способов — см. 3, 5, 8, 13, 24. Трудовой Кодекс, а именно, ст. 74 ТК РФ, дает право работодателю изменить условия трудового договора, за исключением трудовой функции, в одностороннем порядке. «В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника». Иными словами, если договориться работодателю и работнику не удается, или работодатель не считает нужным договариваться с работником, он уведомляет работника о предстоящих изменениях за 2 месяца, по истечении которых работник либо подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями, либо, в случае отказа от продолжения работы на новых условиях, подлежит увольнению с выплатой двухнедельного выходного пособия. Важные элементы процедуры — невозможность сохранить прежние условия трудового договора, изменение организационных или технологических условий труда и исполнение работодателем обязанности предлагать работнику, не готовому к продолжению работы в новых условиях,  незанятые вакансии, которые работнику позволяет занять имеющаяся у него квалификация. Многие из перечисленных в этой статье способов снижения затрат на персонал, которые могут быть применены по договоренности с работниками, в качестве альтернативного пути могут быть основаны на применении ст. 74 ТК РФ.

Способ 8.  Увеличение переменной части заработной платы

Повременная система оплаты труда не оставляет возможностей для управления фондом оплаты труда. Изменение системы оплаты труда допустимо только в случае изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Сможете обосновать необходимость внесения изменений в систему оплаты труда организационными или технологическими нововведениями  — тогда через два месяца после уведомления работников они вступят в силу. Тем, кто не подпишет дополнительное соглашение и не согласится с новыми условиями оплаты труда, выплатите выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка. При этом несогласным с новыми условиями труда сотрудниками работодатель обязан предложить другие имеющиеся у него вакансии. Кейс про радикальное изменение системы и размера заработной платы я уже описывал в статье Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений. Эта же статья (ст. 74 ТК РФ) позволяет вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Способ 9. Ограничение и контроль срока действия надбавок и доплат

Статья 151 ТК РФ. Этот способ позволяет обоснованно увеличивать размер заработной платы на период расширения зон обслуживания, увеличения объема работы или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, и, соответственно, уменьшать его при отсутствии оснований для доплаты. При издании приказов и подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам имеет смысл обязательно указывать срок действия доплат и надбавок.

Способ 10. Запрет на прием новых сотрудников

Если задачи подразделения можно решить меньшим количеством персонала, нет необходимости в заполнении всех вакансий. Возможно, ваши сотрудники справятся с работой без дополнительной оплаты, возможно, вы периодически будете оплачивать сверхурочные или будете доплачивать сотрудникам при перераспределении обязанностей. Если у вас нет возможности точно рассчитать должностной состав и количество сотрудников в подразделении, никто не мешает вам воспользоваться этим способом.

Способ 11. Сокращение количества сотрудников, занятых в производственном процессе

Для двуручной пилы или носилок нужны двое, с тачкой или бензопилой справится один. Логика применения этого способа — оптимизация производственного процесса таким образом, чтобы в нем было задействовано меньше сотрудников. При этом обязательно нужно просчитать все побочные эффекты «реформ»  — может оказаться так, что меньшее количество сотрудников обойдется вам дороже. Пример из практики — покупка автоматической производственной линии снизила количество неквалифицированного персонала, но зарплата квалифицированных наладчиков и затраты на их обучение у производителя оборудования свели на нет ожидаемую экономию.

Способ 12. Выявление потерь рабочего времени и «лишних» работников

Эта задача решается с помощью методов фотографии рабочего дня, позволяющих выявить потери рабочего времени и/или калькуляторов для расчета численности, позволяющих рассчитать загрузку сотрудников. Если просуммировать непроизводительные траты рабочего времени, возможно, окажется, что часть сотрудников не занята работой.

Способ 13. Использование систем оплаты труда, учитывающих показатели качества и количества выполненной работы

Вряд ли стоит платить неустойку за несвоевременно выполненную работу, нести затраты на повторное изготовление продукции, которая оказалась браком, и при этом платить заработную плату, размер которой не зависит от количества и качества выполненной работы. Речь не идет от перекладывании на наемных работников предпринимательских рисков — размер заработной платы может и должен зависеть от результата работы. Если он неудовлетворителен — размер заработной платы должен снижаться, мотивируя работника на «правильное производственное поведение». Решение — разработка и внедрение эффективной системы оплаты труда.

Способ 14. Увеличение производительности труда

Если за рабочее время сотрудники успевают произвести больше продукции/обслужить больше клиентов, их количество можно сократить. Оптимизация производственного процесса и использование совершенной технологии или организации работы — эти меры могут позволить уменьшить количество сотрудников и, соответственно, фонд оплаты труда.

Способ 15. Перераспределение функций

Самый простой пример из практики — сокращение должности «пешего» курьера и передача функций доставки документов водителям транспортной службе. Результат — качество и скорость возросли, затраты уменьшились.

Способ 16. Универсализация

Медицинскому центру выгоднее нанимать врача-терапевта с сертификатами, подтверждающими его право работать и по другим врачебным специальностям — так будет проще заполнить время приема. В службу эксплуатации небольшого здания выгоднее нанимать специалиста-универсала, чем привлекать на разовые работы сантехников, электриков и плотников. Конечно, не стоит увлекаться универсализацией, но обеспечение полной загрузки сотрудников с учетом их способности выполнять разные виды работ — неплохой способ сэкономить.

Способ 17. Ликвидация переплат недогруженным сотрудникам

Если в вашем штате есть дизайнер, но он загружен в лучшем случае на 10%,  а вы платите ему должностной оклад и оплачиваете отпуска и больничные, стоит подумать о целесообразности содержания такой штатной единицы. Решения — неполное рабочее время или аутсорсинг.

Способ 18. Ненормированный режим работы

Его введение позволяет эпизодически привлекать работников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и не платить сверхурочные. По закону работа в таком режиме компенсируется предоставлением трех дней отпуска. Если это позволит вам сэкономить на оплате сверхурочных — почему бы им не воспользоваться.

Способ 19. Предоставление дней отдыха вместо оплаты сверхурочных

Тоже неплохой способ, если, конечно, ваш производственный процесс позволяет предоставить эти дни отдыха. Если сотрудник увольняется, не использовав эти дни отдыха, компенсации они не подлежат — «сгорают».

Способ 20. Найм дополнительного персонала вместо того, чтобы оплачивать сверхурочную работу

Этот способ эффективен, если количество часов сверхурочных работ, оплачиваемых в полуторном/двойном размере, превышает половину нормы рабочего времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели. В этом случае стоит задуматься о введении в штатное расписании дополнительной штатной единицы — выгоднее  нанять еще одного работника, которые будет работать целый месяц, и платить ему в одинарном размере, чем оплачивать сверхурочные часы в полуторном/двойном размере.

Способ 21. Удаление из штатного расписания невостребованных вакантных должностей

Бывает, что руководителям выгодно держать незанятыми вакансии в штатном расписании. Вакансия может оставаться незанятой месяцами, но заполнять ее никто не спешит. Иногда это делается для того, чтобы перераспределять в пользу уже работающих работников фонд оплаты труда вакантной должности под благовидным предлогом поощрения работников, справляющихся с работой меньшей численностью. Если подобное происходит регулярно, и поиск кандидатов на занятие вакантной должности не ведется, должность должна быть выведена из штатного расписания.

Способ 22. Суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ позволяет отложить выплату сверхурочных на конец учетного периода. Способ эффективен при колебаниях численности и объема работы, вызванных неравномерной загрузкой производства, сезонными спадами и подъемами. Применение суммированного учета должно быть обосновано и просчитано, так как в случае недоработки до нормы рабочего времени вы будете вынуждены единовременно доплатить сотрудникам до суммы, которую они получили бы, отработав норму рабочего времени. Если сотрудники увольняются в период «недозагрузки», экономии ФОТ может и не быть.

Способ 23. Сокращение численности или штата работников

Ст. 81 п.2 ТК РФ. Необходимо предупредить работника о сокращении за 2 месяца и выплатить выходное пособие в размере 2-3-х месячного заработка. Снижение затрат на персонал будет ощутимо в лучшем случае месяцев через 4-5 после принятия решения о сокращении. Это один из самых  затратных методов уменьшения фонда оплаты труда — экономия будет ощутима только по истечении достаточно длительного периода времени.

Способ 24. Пересмотр норм труда

Ст.160 ТК РФ  и ст. 74 ТК РФ. Выполнение имеющегося объема работы меньшим количеством работников или за меньшее время является образцом экономии. Но обязанность уведомить работников о пересмотре норм за два месяца и оформить изменение существенных условий труда дополнительным соглашением  нужно выполнить.

Способ 25. Заключение срочных трудовых договоров

Ст. 59 ТК РФ. Использование этого способа ограничено перечисленными в законе основаниями для заключения срочного трудового договора. Если перечисленные в законе основания позволяют вам заключить с работником срочный трудовой договор — не заключайте трудовой договор на неопределенный срок.

Способ 26. Аутстаффинг

Глава 53.1 ТК РФ. При его использовании стоит оценить, выгодно ли вашей компании предоставление работников другой организацией. Конечно, аутстаффинг позволяет снизить управленческие расходы (подбор персонала, трудозатраты на начисление и выплату заработной платы и т.д.), но оплата услуг аутстаффинговой компании, которая берет на себя эти функции,  тоже относится к затратам на персонал. Обязательно просчитайте целесообразность аутстаффинга заранее, чтобы понять, действительно ли вы  получите ожидаемую экономию.

Способ 27. Аутсорсинг

Можно не нанимать персонал, а купить готовую услугу, например, чистоту в офисе, заключив договор с клининговой компанией. Снизит ли это затраты на персонал? Формально,  в бюджете затрат на персонал, конечно, уменьшит, уменьшит ли фактически — нужно считать. Клининговая компания нанимает персонал, платит сотрудникам заработную плату и получает прибыль, оказывая услуги. Сделка будет выгодной, если аутсорсинговая услуга будет дешевле, чем содержание и управление штатом собственных уборщиков.

Способ 28. Заключение гражданско-правовых договоров

Если работа, которую нужно выполнить в вашей организации, может выполняться в рамках гражданско-правового договора — отлично. Выполнение работ в рамках гражданско-правовых отношений освобождает вас от обязанностей работодателя — Трудовой Кодекс такие отношения не регулирует. Но не забудьте заглянуть в ст. 15 ТК РФ и проверить, действительно ли у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора. Ошибка может привести в суд и свести на нет ожидаемую экономию.

 Способ 29. Аттестация работников

Не могу не упомянуть этот «способ снижения затрат», существующий, к сожалению, только в мечтах руководителей — «давайте аттестуем работников и по итогам аттестации уволим тех, кого признаем несоответствующими занимаемой должности». Безусловно, ст. 81 п. 3 ТК РФ позволяет расстаться с работником вследствие несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, но выбор аттестации как способа снижения затрат на персонал более чем сомнителен. Во-первых, даже признанного «несоответствующим занимаемой должности» сотрудника работодатель не может уволить, потому что сначала обязан предложить ему другую работу, во-вторых, трудоемкость процедуры и сбора необходимой для признания сотрудника «не справляющимся с работой» доказательной базы сведет на нет любые попытки использования этого способа в качестве экономии. О рисках судебных споров, а судебная практика по процедуре аттестации достаточно велика, не стоит даже говорить — они очень высоки.

Способ 30. Частичная или полная отмена социальных льгот и гарантий

Речь не идет о гарантиях и компенсациях, предоставить которые обязывает Трудовой Кодекс. Если работодатель производит выплаты сотруднику на основании локальных нормативных актов, оплачивая, например, проезд, медицинские услуги, питание, проживание и оказывая материальную помощь, он вправе их пересмотреть в со ст. 74 ТК РФ. Если обязательства предоставления дополнительных льгот и гарантий зафиксированы в трудовых договорах и коллективном договоре, необходимо изменение этих соглашений, это нелегко.

Способ 31. Управление текучестью персонала

На текучесть персонала может влиять множество факторов — условия труда на рабочем месте, режим и график работы, система оплаты труда, размер заработной платы, обеспеченность работой и зависимость размера заработной платы от объема работы. У работодателя есть возможность, не нарушая закон, «естественным образом» регулировать степень влияния тех или иных факторов на убыль персонала. Подсказывать и приводить примеры не буду — у всех свои представления о том, как далеко можно зайти в применении этого метода.

Способ 32. Снижение затрат на обучение персонала

Затраты на обучение — непростая статья в бюджете расходов на персонал. Можно установить лимиты затрат на подготовку одного сотрудника, можно установить приоритеты для задач обучения и развития, о которых уже говорилось в статье про 5 задач и 5 принципов корпоративного обучения, можно рассчитать, что выгоднее — учить персонал своими силами или пользоваться услугами внешних тренеров и преподавателей, можно и нужно заключать ученические договоры и соглашения об обучении. Можно рассчитывать рентабельность обучения персонала — о правилах расчета я уже писал здесь. Сэкономить точно не получится на обязательном обучении, которое, согласно ст. 196 ТК РФ  работодатель обязан проводить, если оно является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. В остальном право принятия решений по расходованию средств на обучение и секвестированию бюджета на обучение принадлежит работодателю.

Способ 33. Использование бестарифных систем оплаты труда

Это системы оплаты труда, не привязанные к единице произведенной продукции или отработанного времени (сдельная расценка или оклад). Например,  выплата процента от заключенной сделки или премия, исчисляемая в процентах от стоимости «закрытого» контракта, «процент от выручки». Независимо от сделок и контрактов работодатель обязан обеспечить работнику доход не менее установленного законом минимального размера оплаты труда, но бестарифные системы оплаты труда не налагают на работника обязательств, которые он обязан выполнять независимо от результатов работы.

Способ 34. Использование тарифных сеток и коэффициентов

Дифференциация размеров заработной платы работников с разным уровнем квалификации или разными условиями труда позволит избежать уравниловки. Категории специалистов и разряды рабочих помогут избежать «переплат» и «недоплат» сотрудникам с разным уровнем квалификации и разными условиями труда. Разумно выстроенные тарифные сетки позволят сэкономить.

Способ 35. Соглашение с работником о снижении заработной платы

Вряд ли кто-либо по собственному желанию согласится на уменьшение размера заработной платы. Но и об этом можно договориться, если действующие условия труда в любом случае не будут сохранены. В массовом порядке вести переговоры о таких соглашениях невозможно, но для единичных случаев этот метод подходит.

Способ 36. Определения порядка формирования фонда стимулирующих выплат

В локальном нормативном акте может быть описан порядок формирования и распределения фонда оплаты труда. Так, например, фонд оплаты труда работников бюджетных учреждения формируется на календарный год, исходя из объёма лимитов бюджетных обязательств, соответственно, выплата большей суммы, чем та, что есть в фонде оплаты труда, невозможна. В сфере государственного здравоохранения и образования, к примеру, предусмотрена процедура распределения фонда стимулирующих выплат пропорционально баллам, набранным по результатам оценки деятельности сотрудников. Коммерческая организация также может установить порядок формирования фонда стимулирующих выплат, размер которого может зависеть от результатов деятельности предприятия.

Способ 37. Оценка персонала

Условием получения надбавки, согласно действующей  системе оплаты труда, может быть обязательное прохождение оценки знаний и навыков для подтверждения уровня квалификации. Как средство целенаправленной экономии этот способ вряд ли подходит,  но как способ привязать размер заработной платы к соответствию квалификационным требованиям и избежать излишних выплат тем, к чьей квалификации есть вопросы — вполне.

Способ 38. Индексация заработной платы

Конечно, отсутствие индексации на предприятии — это административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Но взыскать с работодателя суммы индексированной зарплаты, если ни коллективным договором, ни локальным нормативным актом на предприятии порядок индексации не установлен или такие документы отсутствуют, нельзя. Трудовой Кодекс не обязывает работодателя индексировать заработную плату в каком-то определенном размере, а рекомендации Минтруда, не являющиеся нормативным правовым актом, не могут обязать увеличивать размер заработной платы соразмерно росту потребительских цен на товары и услуги. Кроме того, как следует из свежей судебной практики, ежегодное премирование работников вполне может выдано за индексацию, если в локальном нормативном акте вы пропишете, что премируете работников для увеличения повышения уровня реального содержания заработной платы. В общем, если решитесь экономить на индексации — изучите заранее судебную практику и просчитайте последствия.

Способ 39. Оптимизация режима работы

Если производственный процесс позволяет выполнять работу в вечернее и ночное время, можно сэкономить на оборудовании рабочих мест — вечером и ночью они не будут простаивать. Еще один повод перейти на сменный график — большой объем сверхурочных выплат. Возможно, выгоднее будет спроектировать режимы работы так, чтобы избежать сверхурочных.

Способ 40. Снижение требований к квалификации работников

Не боги горшки обжигают. Не очень много работ, выполнению которых нужно учиться годами. Продуманные скрипты, подробные инструкции, программы внутреннего обучения, процедуры контроля, сводящие к минимуму  риски и последствия ошибок — все это позволит прекратить делать ставку на самомотивированных, высококвалифицированных и, как следствие, дорогих исполнителей. Если производственный процесс отлажен, высококвалифицированный и дорогой персонал не нужен.

Способ 41. Отказ от корпоративных мероприятий

Если для кого-то это святое, извините. Но если в интересах бизнеса отказаться от этих трат или перенаправить эти деньги на другие статьи затрат, возможно, результат будет заметнее, чем от развлекательной программы для сотрудников.

Способ 42. Невыплата премий из-за нарушений трудовой и производственной дисциплины

При разработке или издании новой редакции положения об оплате труда, имеет смысл в качестве приложения добавить к нему перечень нарушений трудовой и производственной дисциплины, которые могут служить основанием для снижения размера стимулирующих выплат. Иногда проще сделать такое приложение для отдельных категорий работников (руководителей, специалистов, рабочих), чем описывать условия  снижения размера стимулирующих выплат в положениях об оплате труда для каждой должности.

Способ 43. Разумное позиционирование размера вознаграждения на рынке труда

Если ваша компания может позволить себе привлекать и удерживать сотрудников бОльшим, чем среднерыночный, размером заработной платы, за вас можно только порадоваться. Если вы осознанно установили высокий размер заработной платы ключевым специалистам,  это снижение рисков для бизнеса. Если же вы переплачиваете специалистам, замена которых не является критичной для вашего предприятия, есть повод задуматься над дифференциацией предложение для разных категорий сотрудников относительно среднерыночного размера заработной платы. Возможно, вы найдете возможности для экономии. Только не забудьте просчитать последствия возможной текучести персонала.

Способ 44. Исключение нестимулирующих выплат

Работнику приятно получать ежемесячные доплаты за выслугу лет или за наличие высшего образования. Стимулирует ли эта доплата работать больше и лучше — об этом стоит задуматься работодателю. Возможно, стоит отказаться от этих выплат и расходовать средства более эффективно.

Способ 45. Ротация персонала

Если альтернативой возможному сокращению или иным малоприятным перспективам может быть перевод сотрудников в другие подразделения и на другие должности, это может быть лучшим решение, чем увольнение. В сочетании с запретом на прием новых сотрудников это позволит перераспределить ресурсы внутри предприятия и сэкономить ФОТ.

Способ 46. Оптимизация расходов на подбор персонала

Конечно, если ваши специалисты по подбору давно привыкли к безлимитным тарифам работных сайтов и неограниченному бюджету на рекламу вакансий, затягивать пояса будет непривычно. Но разумно распоряжаться бюджетом на подбор персонала не так уж сложно. О возможностях экономии можно почитать в статье 100 советов для рекрутеров.

Способ 47. Снижение текучести персонала

В некоторых случаях бороться с высокой текучестью персонала невозможно — для некоторых сфер бизнеса (розница, общепит) высокие показатели текучести являются нормой, но иногда стоит оценить такие затраты, сопутствующие подбору, найму и увольнению персонала, как оплата сверхурочных работникам, работающим в условиях некомплекта штата, а также затраты на подбор и обучение новичков. Иногда увеличение размера заработной платы и улучшение условий труда может оказаться выгоднее, чем увеличение бюджета отдела подбора персонала.

Способ 48. Ужесточение дисциплинарной практики

Если вы не привыкли составлять служебные записки, требовать объяснения и налагать взыскания по фактам нарушений трудовой и производственной дисциплины, на первых порах вам будет нелегко. Но возможность в одностороннем порядке принимать решение об увольнении, сотрудника, к работе которого есть замечания, того стоит.

Способ 49. Отказ от сдельной системы оплаты труда в пользу повременно-премиальной

Для того чтобы использование для оплаты труда сдельных расценок не приводило к неконтролируемому росту заработной платы, при расчете расценок должны учитываться как минимум два  фактора — трудоемкость единицы работы, для которой определена  расценка, и плановый размер ежемесячный заработной платы на месяц. Сдельная расценка при этом определяется по формуле — «стоимость часа работника» умножить на «трудоемкость единицы работы». Если вы не можете корректно рассчитать трудоемкость работ, предпочтительнее перейти на повременно-премиальную систему оплаты труда.

Способ 50. Отказ от бестарифной системы в пользу повременно-премиальной

Принято считать, что размер заработной платы менеджеров по продажам, рассчитанный в процентах от объема продаж, не  должен иметь верхней границы. Возможно, в какой-то степени это справедливо, но только не том случае, когда рост заработной платы несоразмерен трудозатратам работников и финансовым результатам деятельности компании. В этом случае лучше ориентироваться на среднерыночную стоимость специалистов, а в качестве стимулирующих выплат использовать премии, условием выплаты которых является выполнение или перевыполнение плана продаж. Во-первых, такой подход проще и эффективнее, чем подбор размера процентов, при которых сотрудник будет стремиться больше работать, во-вторых, ФОТ в этом случае становится предсказуемым и управляемым.

Способ 51. Снижение размера затрат на оплату сверхурочной работы за счет уменьшения повременной части заработной платы

При оплате сверхурочной работы в двойном размере выплачивается только повременная часть заработной платы. Премия за работу в выходной день начисляется в одинарном размере (см. Постановление Конституционного суда РФ от 28.06.2018 № 26-П и письмо Минтруда России от 04.09.2018 N 14-1/ООГ-735).  Поэтому чем меньше «окладная» часть заработной платы, тем меньше размер сверхурочных выплат.

Способ 52. Снижение затрат на оплату сверхурочных за счет ограничения предоставления отпусков без сохранения заработной платы в «рабочие» дни

Есть у некоторых работников такая практика  — брать больничные или отпуска без сохранения заработной платы, а потом «отрабатывать» пропущенные дни в выходные с оплатой труда в двойном размере. Как в этом случае снизить затраты на сверхурочные — предоставлять выходные дни в счет отработанного в выходные времени тем, кто не выходит на работу в рабочие дни. Запретить брать больничные в рабочие дни вряд ли удастся, а вот над предоставлением отгулов за работу в выходные вместо дней отпуска без сохранения заработной платы стоит подумать – праву работника выбирать между двойной оплатой выходных дней и оплатой в одинарном размере работодатель совершенно законно может противопоставить свое право предоставлять отпуск без сохранения заработной платы.

Способ 53. Использование режима шестидневной рабочей для снижения затрат на оплату сверхурочных

Если работники регулярно выходят на работу по субботам с оплатой работы в выходной день в двойном размере, проще перейти на 6-дневную рабочую неделю. Если при 6-дневной рабочей неделе работники будут задерживаться на час-два ежедневно, то эта работа будет оплачиваться не как работа в выходной день – в двойном размере, а как сверхурочная – первые два часа которой оплачиваются в полуторном размере.

В заключение

Наверное, есть и другие способы, позволяющие снизить затраты на персонал без негативных последствий для бизнеса компании. Узнаю — с удовольствием поделюсь. И еще совет — независимо от того, каким способом вы воспользуетесь — советуйтесь до принятия решения с юристами и финансистами. Иногда даже спорное с точки зрения правоприменительной практики решение может оказаться выгодным даже в случае оспаривания его в ходе индивидуальных трудовых споров. И еще, искренне желаю вам решать более приятные задачи, например, как потратить на персонал прибыль предприятия.

Успехов и удачи!

Автор: Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Получайте свежие статьи по почте

Варианты оптимизации ФОТ. Перевод работников на неполное рабочее время: особенности процедуры

Уменьшение фонда оплаты труда — это всегда довольно рисковый процесс, поскольку он напрямую связан с доходами, которые получают работники организации. Если посмотреть на статистику обращения работников с жалобами в государственную инспекцию труда (ГИТ), можно увидеть, что первое место среди причин занимают денежные споры (когда работник посчитал, что работодатель что-то ему не доплатил). Поэтому с вопросами изменения системы оплаты труда и оптимизацией ФОТ всегда нужно быть предельно осторожными: существует большая вероятность того, что работодателю придется столкнуться с внеплановой проверкой ГИТ (которая будет инициирована жалобой работника).

Вместе с юристом, экспертом в области трудового права Александром Южалиным разберем основные варианты оптимизации фонда оплаты труда и выясним, как такие задачи можно решить на основании норм закона.

Есть 4 основных варианта решения поставленной задачи:

1. Изменение системы оплаты труда.
2. Изменение/корректировка режимов рабочего времени. Применение/оптимизация суммированного учета рабочего времени.
3. Введение неполного рабочего времени.
4. Введение простоя.

1. Изменение системы оплаты труда

Заработная плата работников может состоять из разных составляющих. В нее входит так называемая фиксированная часть (оклад, тарифная ставка, сдельные расценки), а также могут входить стимулирующие и компенсационные выплаты. Все составные части зарплаты и образуют систему оплаты труда, которая должна быть отражена в локальных нормативных актах работодателя (статья 135 Трудового кодекса РФ).

Из этих частей заработной платы можно выделить те, которые являются обязательными по закону, а также те, которые работодатель установил самостоятельно (необязательные по закону). К обязательным можно отнести как раз фиксированную часть заработной платы, а также часть компенсационных выплат, предусмотренных законом. К необязательным можно отнести стимулирующие выплаты, которые работодатель самостоятельно предусмотрел системой оплаты труда. Если говорить про оптимизацию фонда оплаты труда, то в первую очередь стоит обратить внимание на стимулирующую часть заработной платы.

Для изменения стимулирующей части заработной платы необходимо проанализировать условия ее выплаты в локальных нормативный актах (ЛНА), а также в трудовых договорах с работниками. Для отмены/изменения размера таких выплат работодателю придется вносить изменения в ЛНА организации. Но при этом нужно ответить на главный вопрос: повлечет ли изменение условий ЛНА изменение условий трудового договора с работником?

Если да, повлечет, то перед внесением изменений в ЛНА необходимо внести изменения в условия трудового договора с работниками, поскольку условия ЛНА не могут противоречить условиям трудового договора. При наличии такого противоречия будут применяться условия трудового договора, следовательно, вносить изменения в ЛНА просто бессмысленно.

Внести изменения в условия трудового договора можно двумя способами:

1) По соглашению сторон в любое время (статья 72 Трудового кодекса РФ).
2) По инициативе работодателя, но с обоснованием причин и уведомлением работников за два месяца, в строгом соответствии с порядком, определенным статьей 74 Трудового кодекса РФ.

После того как в трудовой договор будут внесены изменения, условия ЛНА, определяющие порядок выплаты стимулирующей части заработной платы, могут быть изменены.

Если же нет, изменение условий ЛНА не повлечет изменений условий трудового договора с работником, это будет оптимальным вариантом. В таком случае работодателю необходимо просто внести изменения в ЛНА и ознакомить работников с его новой редакцией. Изменений в трудовой договор вносить не потребуется.

Теоретически можно рассмотреть вопрос об изменении и других частей заработной платы (например, оклада или часовой ставки). Однако для этого в любом случае придется менять условия трудового договора, поскольку эти условия являются обязательными. Этим и осложняется процесс изменения фиксированной части заработной платы, поскольку высока вероятность того, что работодатель не сможет обосновать законность изменения в одностороннем порядке этой части заработной платы. Но теоретически это можно рассмотреть.

2. Изменение/корректировка режимов рабочего времени. Применение/оптимизация суммированного учета рабочего времени

Режим рабочего времени напрямую влияет на оплату труда работников, поскольку в соответствии с действующим законодательством оплата труда работника производится за фактически отработанное им время (при повременной оплате). Следовательно, от того, в каком режиме трудится работник, зависит и то, какую заработную плату ему придется заплатить.

Выбор режима рабочего времени — это, безусловно, право работодателя. Однако важно выбрать оптимальный режим работы, который будет подходить и под задачи производственного процесса, и вместе с тем не повышать фонд оплаты труда. Основной вопрос касается сверхурочных часов работы (переработок), а также работы в то время, которое оплачивается в повышенном размере (в выходной день, в ночное время и прочее). В идеале режим должен быть составлен таким образом, чтобы исключить часы сверхурочной работы, а также по возможности максимально исключить необходимость привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Для исключения часов сверхурочной работы следует рассмотреть вопрос о применении суммированного учета рабочего времени (с выбором оптимального учетного периода).

3. Введение неполного рабочего времени

Пожалуй, это самый эффективный способ решения задачи по оптимизации ФОТ. Смысл применения режима неполного рабочего времени заключается в том, что работник работает меньше установленной нормы часов в неделю/день, при этом оплата осуществляется пропорционально отработанному времени (статья 93 Трудового кодекса РФ). Иными словами, работник работает меньше и заработную плату получает также в меньшем размере.

Существует два варианта решения вопроса:

1) Установление неполного времени по соглашению сторон (если работник и работодатель не против) — статья 93 Трудового кодекса РФ.
2) Введение режима неполного времени по инициативе работодателя — статья 74 Трудового кодекса РФ. Этот вариант рассмотрим подробнее.

Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя возможно, если:

1. Есть причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).
2. Есть угроза массовых высвобождений работников. Эта угроза должна быть подтверждена причинами организационного или технологического характера.
3. Переход на неполный рабочий день даст возможность сохранить рабочие места работников.

Смысл введения режима неполного рабочего дня в контексте статьи 74 Трудового кодекса РФ заключается в том, чтобы работодатель таким образом смог попробовать предотвратить увольнение работников на основании сокращения численности или штата.

Возможность реализации варианта с неполным рабочим днем будет зависеть от того, какому количеству работников вы планируете установить неполный рабочий день. Если данное количество будет совпадать с количеством работников, которые в случае увольнения попадут под массовое увольнение, процедуру можно реализовать. Критерии массовости будут зависеть от региона, поскольку они определяются отраслевым или территориальным соглашением.

Порядок проведения процедуры будет выглядеть следующим образом:

1) Документальное обоснование причин организационного или технологического характера, в соответствии с которыми есть необходимость введения режима неполного рабочего времени. Наличие причин рекомендуется подтвердить именно документально (расчеты, аналитические данные и прочее).
2) Издание приказа о необходимости изменения условий трудового договора в части временного введения режима неполного рабочего времени с указанием причин такой необходимости.
3) Согласование приказа с профсоюзным органом (при его наличии). Порядок согласования с профсоюзным органом определен статьей 372 Трудового кодекса РФ.
4) Уведомление органов службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения (статья 25 п.2 закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
5) Уведомление работников о введении режима неполного рабочего дня. Двухмесячного срока в данном случае соблюдать не требуется, поскольку здесь речь не идет о классической процедуре изменения условий трудового договора. Работодатель уведомляет работников о введении режима неполного рабочего дня с определенной им даты, а также информирует о том, что в случае несогласия работников работать в режиме неполного рабочего дня будет реализована процедура сокращения численности штата (через два месяца). Если работник сразу согласится на режим неполного рабочего дня, ждать два месяца не требуется. Соглашение можно заключить в настоящий момент и установить такой режим на срок, указанный в соглашении.

Если работник не согласен работать в новых условиях, у работодателя есть право прекратить с ним трудовой договор по основанию сокращения (с соблюдением всей процедуры). При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации. То есть, если работник выразит отказ, работодателю нужно будет принять решение, будет ли он проводить процедуру сокращения.

4. Введение простоя

Простой — временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Если работодатель объективно не может обеспечить работника работой, он может объявить простой в организации или ее части, освободить работников от работы с сохранением части заработной платы (которая будет зависеть от причин возникновения простоя).

Для объявления простоя рекомендуется издать приказ, в котором отразить:

— причины простоя;
— срок, на который вводится простой;
— в отношении каких работников действует простой;
— порядок оплаты времени простоя.

Конечно, не всегда вариант с простоем может помочь решить поставленную задачу, поскольку в этом случае работник не выполняет свою функцию (не участвует в производственной деятельности), но при этом за ним нужно сохранять часть заработной платы. Тем не менее в отдельных ситуациях такой вариант также можно рассмотреть и реализовать.

Выбор любого из предложенных вариантов всегда остается на усмотрение работодателя. Посоветовать тот или иной способ как некое универсальное средство, к сожалению, нельзя. Для правильного выбора учитывайте особенности вашей конкретной ситуации и принимайте окончательное решение, только взвесив все «за» и «против».

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Оптимизация по живому – Деньги – Коммерсантъ

Фонд оплаты труда — это то, что первым попадает под нож в кризис. Но ждать массовых сокращений пока рано — в ближайшие несколько месяцев компании будут обходиться менее радикальными мерами.

АНАСТАСИЯ ЯКОРЕВА

«Главная статья расходов для большинства компаний — это персонал, поэтому в кризис неизбежно стремление бизнеса сокращать работников, снижать зарплаты и другими способами урезать фонд оплаты труда»,— говорит Юлия Чашина, заместитель генерального директора по персоналу компании Superjob.ru.

Уже несколько месяцев бизнес выжидает, не предпринимая сокращений, но, очевидно, готовясь к ним. Согласно исследованиям, сокращения практически не коснутся экспортно ориентированных компаний и IT-сферы. Некоторые из них даже расширяют штат: в Mail.Ru Group, например, заявили о появлении новых вакансий. В таких отраслях, как розница, банки, страховой, ресторанный бизнес, сокращения, пожалуй, неизбежны.

Согласно исследованиям, в конце 2014-го и начале 2015 года прямо о сокращениях персонала заявляло только 2,5% компаний, и по большинству направлений поиска нового персонала практически не изменилось число вакансий. Директор рекрутингового агентства Pruffi Алена Владимирская, правда, полагает, что многие из них размещают объявления с целью заменить менее квалифицированного сотрудника на более квалифицированного на тех же условиях.

Впрочем, в выжидании нет ничего необычного. Сокращения обычно отстают от начала кризиса на квартал или даже на полгода. В 2008 году кризис начался в сентябре, а массовые сокращения — только в марте 2009-го. Пока компании обходятся более мягкими мерами.

Никакого футбола

Самый щадящий способ сократить расходы на сотрудников, с которого начнут многие компании,— это урезание соцпакета, в первую очередь таких приятных, но дорогих излишеств, как бесплатный фитнес и скидки на ДМС для членов семьи. Некоторые торговые компании могут уменьшить скидку на свою продукцию для работников.

Сейчас, по данным HeadHunter, ДМС предоставляет 25% российских и 70% иностранных компаний, питание организует около трети компаний.

Пока только 5% работодателей, опрошенных в ноябре прошлого года порталом Superjob, заявили, что компенсационный пакет в их компаниях сократился. Правда, у 32% соцпакета вовсе не было, а 4% заявили, что намерены его расширить.

Если рассматривать этот вид урезаний как первый шаг, реакция на экономические потрясения в нашей стране, очевидно, в этот раз отстает. В декабре 2008 года примерно треть компаний, по данным АНКОР, собирались урезать либо уже урезали соцпакеты. Тогда первыми под нож попали программы обучения сотрудников (75% опрошенных), расходы на мобильную связь и питание (половина компаний), ссуды на льготных условиях (33%) и ДМС (17%).

Сейчас о сокращениях соцпакетов мало кто заявляет открыто. «Мы убрали из соцпакета, например, занятия футболом, остальные спортивные секции оставили,— рассказывает Андрей Медведев, гендиректор «Промышленных силовых машин».— Английский язык мы раньше оплачивали всем, теперь — только тем, кому он нужен по работе. При этом смотрим на посещаемость занятий».

«Минус такого решения в том, что сотрудники могут начать сокращать активность пропорционально урезанию льгот или мстить за него,— говорит Владимирская.— Например, если компания урежет расходы на связь, продажники начнут меньше звонить, а если отменить бесплатные обеды в офисе, то сотрудники начнут ходить в кафе и затягивать обеденный перерыв».

Три дня в неделю

Пока кризис не слишком глубок, компании могут избирать и другие компромиссные меры. Например, сокращение рабочей недели, которое позволяет пропорционально уменьшить фонд оплаты труда (ФОТ) и не растерять сотрудников, на обучение которых предприятие затратило время и ресурсы.

Эту меру чаще применяют на производственных предприятиях. Так сейчас поступает, например, компания «Интерскол», производящая электрооборудование.

«На период межсезонья мы ввели сокращенную неделю в центральном офисе , чтобы полностью сохранить коллектив в этом году,— говорит директор по маркетингу «Интерскола» Алексей Жигайлов.— На самом производстве мы персонал напротив, набираем. До мая планируем нанять еще 200 человек». По слухам, в центральном офисе одного из конкурентов, компании Bosch, сокращения начались еще в октябре и могут коснуться около 20% персонала. Пресс-служба Bosch на запрос «Денег» о сокращениях не ответила.

«Многие сотрудники реагируют на сокращение рабочей недели даже с энтузиазмом,— полагает руководитель проекта «Банк данных заработных плат» компании HeadHunter Наталья Данина,— поскольку для них это возможность что-то заработать на стороне либо попробовать себя в мелком предпринимательстве».

Менее позитивно, очевидно, реагируют сотрудники на идею руководства отправить их в неоплачиваемые отпуска — работодатели рассчитывают, что работник в результате сам захочет уволиться по соглашению сторон. «В январе в неоплачиваемый отпуск отправили бухгалтера и наемного директора,— говорит Александра, сотрудник регионального рекламного агентства.— В итоге мы работаем через пень-колоду: нет бухгалтера, чтобы решить какие-то вопросы, нет директора, чтобы утвердить рекламную кампанию».

Компании пытаются сократить расходы и на вспомогательных бизнес-процессах, например изменяя график работы охраны: вместо четырех охранников с 10-часовым рабочим днем переходят на схему три человека с 12-часовым рабочим днем или отказываются от круглосуточной охраны.

Другой вариант сэкономить без больших жертв — отдать часть задач в аутсорсинг: за внештатного сотрудника не нужно платить НДФЛ, делать отчисления в различные фонды, оплачивать ему больничный и отпуск, а если его услуги больше не требуются, не нужно проводить сокращения и выплачивать компенсацию. Как правило, в аутсорсинг передают непрофильные функции — IT, бухгалтерию, уборку в офисе.

Начальники получат меньше

Сокращение зарплат — самая непопулярная у кадровиков мера. Считается, что если урезать зарплату, то лучшие сотрудники найдут новое место, а в компании останется балласт — те, кто готов терпеть, лишь бы пересидеть кризис. Вместе с тем сейчас, по данным многих исследований и опросов, каждый третий российский соискатель готов пойти на снижение зарплатных притязаний ради сохранения работы или гарантированного трудоустройства на новое место.

Это касается не только рядовых сотрудников, но и руководства. «У нас принцип был следующий: чем больше зарплата, тем сильнее ее урезали, кому-то при сохранении прежней рабочей нагрузки, а кому-то пропорционально сокращению рабочего времени»,— говорит один из сотрудников головного офиса мебельной фабрики «Мария».

Александр Орлов, владелец сети ресторанов «Тануки» и «Ерш», пошел по этому же пути. С конца 2014 года он сократил фонд оплаты труда на 30% — часть персонала уволил и выборочно урезал зарплаты. Впрочем, зарплаты он сокращал (примерно на 10%) только высшему менеджменту. «Линейному персоналу — менеджерам, поварам, официантам — мы, наоборот, повысили зарплату»,— уточняет Орлов. С учетом того что в сфере услуг на ФОТ приходится от 70% до 90% затрат, 30-процентное сокращение — это очень существенно. Однако для «Тануки» пока недостаточно: сокращения в компании продолжаются.

Стратеги и работяги

«Сокращения для компаний — крайняя и нежелательная мера,— говорит Михаил Семкин, исполнительный директор некоммерческого партнерства «Эксперты рынка труда».— Приходится единовременно выплачивать сотрудникам несколько окладов, кроме того, в некоторых случаях при нарушении Трудового кодекса работник может восстановиться через суд».

Тем не менее без сокращений не обходится ни один кризис. «По опыту прошлого кризиса можно сказать, что компании предпочитают сокращать не высших управленцев и не низовой персонал, потому что первые отвечают за стратегию, а вторые ее реализуют,— говорит Данина.— Сокращают жировую прослойку — средних управленцев, которые не генерируют добавленной стоимости. За 2011 и 2012 годы компании опять успели накопить такой жирок и сейчас начнут от него избавляться».

В «Промышленных силовых машинах» за ноябрь-декабрь 2014 года сократили 15% персонала (50 работников из 340), и действительно не тех, кто создавал добавленную стоимость, «крутил гайки», говорит Медведев. В основном под сокращения попал вспомогательный производственный персонал — инженеры-конструкторы, технологи, закупщики, логисты.

«Мы создали рабочую группу, кадровому отделу поручили сделать «фотографию» рабочего дня каждого сотрудника,— рассказывает Медведев.— Оказалось, что у многих сотрудников выполнение основных функций занимает всего около 40% рабочего времени, многие загружены меньше чем наполовину. Кроме того, у нас в компании были люди, которым когда-то, скажем так, давали еще один шанс, но кризис — это не то время, когда нужно пытаться «оживить» сотрудника. Так получилось, что сокращали мы в основном «старичков» — тех, кто пришел к нам в самом начале работы и уже не вписывался в выросшую компанию со строгими KPI».

Впрочем, топ-менеджеры в некоторых случаях тоже могут попасть в категорию «жировой прослойки». «В представительстве одной из крупных международных компаний в первую очередь были сокращены позиции нескольких вице-президентов,— говорит Евгений Емельянов, гендиректор группы компаний «Шаг».— Руководство компании посчитало, что позиции этих людей связаны с долгосрочными планами развития. А, если будет затяжной кризис, проще временно пожертвовать этими планами, сохранив эффективность основного бизнеса. Кроме того, увольнение каждого топ-менеджера высшего звена позволяло сохранить с десяток рядовых специалистов, каждого из которых компания в свое время тщательно отбирала и выращивала».

Панические настроения царят в банковской сфере. «Уже известно, что сокращения будут — и в региональных офисах, и в головном»,— рассказывает сотрудница крупного банка. «Персонал будут увольнять все банки, и частные, и государственные»,— прогнозирует Юрий Грибанов, генеральный директор Frank Research Group. Пресс-служба Сбербанка подтвердила этот прогноз, сообщив, что «в перспективе постепенное снижение численности персонала ожидается». Правда, в официальных комментариях Сбербанк связывает это не с кризисом, а с развитием мобильного и интернет-банкинга, сетей банкоматов и других технологий удаленного обслуживания клиентов.

Тенденция к автоматизации активизируется и в других отраслях — и тоже приведет к существенной экономии ФОТ. Уральский банк реконструкции и развития полностью отказался от услуг аутсорсинговых контакт-центров, заменив их на роботов, которые перезванивают клиентам по их интернет-заявкам на продукты банка. В Yota колл-центр заменили онлайн-поддержкой в чате или мобильном приложении. В части магазинов «Ашан» и магазинах красноярской сети «Командор» еще до кризиса начали ставить кассы самообслуживания. «Пока речь не идет о том, чтобы полностью отказаться от услуг кассиров, но это отчетливый технологический тренд во всем мире»,— говорит директор по маркетингу «Командора» Дмитрий Полуянов. Людей «Командор» пока не сокращал, но сейчас сеть пытается оптимизировать внутренние процессы, а сотрудников, «высвобожденных» благодаря оптимизации из старых магазинов, перераспределяет в новые.

«Увеличение нагрузки на сотрудников вполне логично,— отмечает директор «АМИ-Систем» Владимир Бовыкин.— С 2000 года зарплата в России выросла в 16 раз, а производительность — только в 1,77 раза. ФОТ раздут, и в кризис этот перекос должен быть отчасти ликвидирован».

Остаться любой ценой

В кризис увеличивается количество трудовых споров, и самые сложные — по вопросам правомерности увольнения. «Любой здравомыслящий работник понимает, что трудоустройство в кризисные времена — дело непростое, и старается отстаивать право на существование в организации до конца»,— говорит Олег Уланов, директор по персоналу «Ростагроэкспорта».

При сокращениях компании часто допускают ошибки. Например, не учитывают масштаб увольнений: при единичных случаях сотрудников и профсоюз нужно уведомлять за два месяца, а при массовых увольнениях — за три.

По закону, если у компании есть на момент сокращений открытые вакансии, в первую очередь их следует предложить сокращаемому персоналу — это тоже не всегда соблюдается.

«Если в компании десять юристов и надо сократить пять, то компания должна провести исследование преимущественного права оставления работника на работе,— говорит Надежда Илюшина, руководитель практики трудового права юридической фирмы Goltsblat BLP.— Работник оценивается по нескольким критериям. Сначала по объему и качеству выполненной работы, то есть по производительности труда. Затем по тому, есть у него иждивенцы или нет, не относится ли он к защищенным категориям, которые вообще нельзя трогать».

Защищенные категории — это, например, беременные, женщины с детьми до трех лет, одинокие матери (у ребенка в свидетельстве о рождении в графе «Отец» — прочерк). В 2014 году Верховный суд специально разъяснил: если на момент увольнения сотрудница забыла сказать о беременности или сама о ней не знала, ее обязаны будут восстановить на работе.

В последние годы появилась еще одна категория защищенных сотрудников — одинокие отцы, мужчины, у которых трое детей, одному ребенку меньше трех лет и супруга не работает.

Чем для бизнеса оборачивается экономия на персонале
МераПлюсыМинусы
Сокращения персонала Сокращения фонда оплаты труда; создание более эффективной структуры, повышение производительности труда;
остальной персонала
мотивирован работать лучше,
чтобы сохранить место
Нельзя уволить сотрудника из «защищенной» категории; уволенным сотрудникам придется выплачивать единовременные компенсации
Сокращения зарплат Можно сократить ФОТ, сохранив сотрудников Демотивация сотрудников; отрицательный отбор: самые
способные уходят, остаются
те, кто готов работать за
любые деньги
Урезания соцпакета Можно сократить издержки на персонал, сохранив весь штат и зарплаты Люди могут снижать свою активность: например, если компания начинает выделять
меньше денег на мобильную
связь, продажники начнут
меньше звонить, если
отменит бесплатные обеды —
задерживаться в обеденный
перерыв; возможное
увеличение заболеваемости
и, как следствие, потеря
производительности
Урезание рабочего времени Можно сократить ФОТ, сохранив сотрудников; если ситуация в экономике изменится в лучшую сторону,
можно быстро мобилизовать
силы; сотрудники часто сами
приветствуют такую меру,
поскольку она дает им
возможность подработать
часть сотрудников начнет искать новую работу; снижение дисциплины иэффективности работы
Вывод персонала за штат Не нужно платить отчисления в различные фонды, оплачивать больничный и отпускные; сокращение затрат на содержание кадровой службы и бухгалтерии Нет уверенности в качестве персонала, который будет работать на аутсорсинге; удаленный персонал сложнее контролировать; удаленный персонал сложнее контролировать, сотрудники
не лояльны

Оптимизация численности персонала.

Сегодня много говорится о росте издержек и нехватке оборотных средств. Компании стараются снизить расходы всеми доступными способами, в том числе сокращая численность персонала. Однако, программы оптимизации штатной численности не всегда приносят ожидаемый эффект. В краткосрочном периоде может возникнуть экономия фонда оплаты труда, однако через короткое время срабатывает компенсационный механизм.

Возросшая нагрузка на оставшихся сотрудников приводит к невыполнению производственных планов, снижению качества, и в конечном итоге — к расходованию дополнительных ресурсов. Практика показывает, что оптимизация численности персонала эффективна только в комплексе с мероприятиями по изменению организации труда, устранению потерь в операционной деятельности и совершенствованию систем управления компанией.

Наша команда с 2008 года занимается программами планирования оптимальной численности персонала. Мы применяем базовые подходы, лежащие в основе аналогичных программ ведущих российских и международных компаний, — это методики нормирования и организации труда, бережливого производства и реинжиниринга бизнес-процессов. Цель компании «Формула труда» — помогать своим заказчикам становиться лидерами по издержкам и повышать производительность труда.

В каких ситуациях необходима


оптимизация численности персонала?

Как реализуется проект по оптимизации численности персонала?

Этап 1. Определение потенциала оптимизации

На первом этапе проекта проводится аудит существующей в компании организации труда с помощью одной или нескольких методик оптимизации – нормирования труда, бережливого производства или реинжиниринга бизнес-процессов. Результатом этапа являются гипотезы о потенциале сокращения издержек и о механизмах реализации данного потенциала.

Этап 2. Разработка планов оптимизации.

Второй этап посвящён детальной проработке гипотез о потенциале оптимизации численности персонала и способах повышения производительности труда. На данном этапе к участию в проекте активно привлекаются ключевые сотрудники заказчика, которым предстоит реализовывать разработанные в проекте организационные мероприятия.

Этап 3. Расчет целевой численности.

Продуктом третьего этапа проекта является математическая модель расчёта необходимой численности персонала, которая зависит от объёмов выполняемой работы. Базой для расчёта могут быть как нормы труда, так и более укрупнённые драйвера численности. Калькулятор предназначен для планирования численности персонала и согласования организационно-штатных изменений после завершения проекта.

Какие методы оптимизации численности персонала


мы используем?

Наша компания реализует комплексные программы оптимизации численности персонала и повышения производительности труда, используя лучшие практики российских и международных компаний.

Методики бережливого производства (Lean Production) позволяют определить потери в рабочих процессах, выявить не добавляющие ценности действия, и предложить мероприятия по их совершенствованию.

Методики нормирования труда предлагают инструменты анализа рабочего времени, оценки объёма непроизводительной работы персонала и реальной загруженности сотрудников продуктивной работой.

Описание бизнес-процессов зачастую является наиболее простым и понятным менеджменту способом анализа операционной эффективности. Формализованный бизнес-процесс позволяет наглядно представлять суть предлагаемых изменений.

Программы оптимизации численности предполагают значительные изменения в организации труда работников. Методология управления изменениями позволяет реализовать необходимые мероприятия максимально быстро и эффективно.

Что получаем в результате оптимизации численности персонала?

Повышение производительности труда

Одним из главных результатов правильно проведенной оптимизации численности является рост производительности труда.

Сокращение расходов

Оптимизация численности персонала приносит экономический эффект в результате уменьшения фонда оплаты труда.

Повышение эффективности процессов

Мероприятия по оптимизации численности предполагают совершенствование процессов и устранение неэффективных операций.

Повышение скорости процессов

Более эффективные бизнес-процессы реализуются не только с меньшими трудозатратами, но и быстрее.

Повышение качества продукции

Более быстрые и более эффективные процессы приводят к росту качества продукции за счет снижения количества потерь.

Повышение рентабельности бизнеса

Сокращение затрат, повышение качества и скорости бизнес-процессов положительно сказывается на рентабельности.

Формирование культуры эффективности

Программа оптимизации транслирует ценности непрерывного совершенствования и формирует в компании корпоративную культуру.

Оптимизация оплаты труда — курсовая

 

Введение…………………………………………………………………………………………. 2

1. Организация оплаты труда…………………………………………………… 3

1.1. Значение оплаты труда………………………………………………………………… 3

1.2. Планирование труда и заработной платы………………………………………. 5

2. Характеристика деятельности ОАО «Росгосстрах»……… 10

2.1. Общая характеристика деятельности ОАО «Росгосстрах»……….. 10

2.1.1. История развития страхового дела……………………………………… 10

2.1.2. Управление ОАО «Росгосстрах»………………………………………….. 12

2.2. Оценка изменений в имущественном положении страхового отдела «Октябрьский»……………………………………………………………………………………………………… 15

2.3. Анализ финансового положения страхового отдела «Октябрьский» 26

2.3.1. Анализ ликвидности баланса страхового отдела «Октябрьский» 26

2.3.2. Оценка платежеспособности………………………………………………. 29

2.3.3. Финансовая устойчивость…………………………………………………… 35

2.4. Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности филиала ООО «Росгосстрах-Поволжье» ГУ по УР страхового отдела«Октябрьский» 36

2.4.1. Оценка деловой активности………………………………………………… 37

2.4.2. Анализ результатов  финансово-хозяйственной деятельности… 41

3.Оптимизация оплаты персонала……………………………………….. 44

3.1. Построение компенсационной системы оплаты труда………………….. 44

3.2. Оценка эффективности расходов на оплату персонала………………….. 48

3.3. Оптимизация оплаты труда на ОАО «Росгосстрах» — филиал «Октябрьский»       60

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………. 64

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………………… 65

Перед руководителями компаний очень часто встает вопрос, каким образом организовать оплату труда? Повышать заработную плату или не повышать, премировать ли сотрудников, всех или по отдельности, за что премировать, как удержать лучших сотрудников и т.д.

Курсовая работа на тему «Оптимизация оплаты труда на примере ОАО «Росгосстрах» рассматривает вопросы стимулирования и мотивации труда персонала с наименьшими затратами.

В первой части работы рассмотрены общие теоретические вопрсы организации и планирования оплаты труда, вторая часть посвящена анализ финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Росгосстрах» и третья часть – практикум по оценке расходов на оплату труда.

В курсовой работе предложен простой набор советов и инструментов, позволяющих приступить к оптимизации оплаты персонала в части окладов .

В работе использованы материалы ведущих специалистов по менеджменту.

1.1. Значение оплаты труда

Экономическое назначение заработной платы – обеспечивать условия жизнедеятельности человека. Ради этого человек сдает в наем свои услуги. Совокупность этих услуг наряду с другими факторами производства создает в обществе продукт, подлежащий распределению. Одна часть этого продукта используется на развитие производства, другая поступает в личное потребление членов общества, образуя их доходы. Причем процесс образования доходов происходит как бы на двух уровнях: на уровне работников как непосредственно участников производства и на уровне семей, где окончательно складываются доходы в соответствии с размером семьи и доходами её членов, принимающих разнообразные формы в виде доходов на землю, капитал, труд или социальные выплаты.

Чем же определяется величина заработной платы каждого работника при наличии существенных различий в качестве труда, его сложности, квалификации?

Общий уровень заработной платы в стране зависит от степени развития производительных сил общества: технологии, производительности, организации труда и т. п. Так, сравнение среднего уровня ставок заработной платы и США и Западной Европе подтверждает данную закономерность.

Существуют ли границы размеров заработной платы? Ответ на этот вопрос выявляет разные подходы к определению сущности данной категории. Так, концепция «минимума средств существования», которая берет начало от Д. Рикардо и Т. Мальтуса, сводит заработную плату к физически необходимому минимуму средств существования. В действительности, по мере развития человеческой цивилизации увеличивается и та часть общественного богатства, которая затрачивается на оплату труда работников.

Марксистская теория рассматривает заработную плату как денежное выражение стоимости товара рабочая сила (способности к труду) и определяет ее как стоимость средств существования, необходимых для воспроизводства рабочей силы. Означает ли это сведение заработной платы к  физиологическому минимуму средств существования? Стоимость рабочей силы не может сводиться к этому минимуму, а включает потребности, порожденные экономическими, социальными, культурными условиями, в которых формируется рабочий класс. В то же время определение низшей границы стоимости (цены) рабочей силы физическим минимумом средств существования и утверждение о стремлении предпринимателя свести заработную плату к данной шей границе, вряд ли правомерно для сотенных стран Запада. Как показывает лиственная практика этих стран, на рынке труда средний уровень реальной заработной платы устанавливается на более  высоком уровне, чем физиологический минимум средств существования. Рынок труда в конечном итоге определяет дифференциацию заработной платы различных категорий работников.

Заработная плата выступает в различных формах: сдельной, повременной с элементами сдельщины; широко распространены премии и дополнительные выплаты в зависимости от квалификации труда, степени сложности, привлекательности и т. д. Все способы вознаграждения принимают форму ставки заработной платы. И здесь важно не только то, какую заработную плату получает работник, но и какое количество товаров и услуг можно на нее приобрести. Надо различать номинальную заработную плату, т. е. ее денежный размер, и реальную заработную плату, под которой понимается определенное количество приобретаемых на данную оплату труда товаров и услуг.

При прочих равных условиях можно вывести соотношение этих величин:

 

            YH

YP =

            P

где YP – реальная заработная плата; YH – номинальная заработная плата; P – уровень цен на предметы потребления и услуги.

Существенное влияние на величину реальной заработной платы оказывают спрос и предложение на рабочую силу.

Величина заработной платы, прежде всего, складывается под воздействием спроса и предложения на рабочую силу или труд.

Иначе говоря, если предложение рабочей силы оказывается ограниченным в сравнении с предложением других факторов производства, происходит рост заработной платы. Этим объясняются существующие в ряде стран законы, ограничивающие въезд в страну иностранных рабочих, поскольку косвенно эти юридические законы способствуют росту заработной платы. В большинстве стран предложение труда определяется:

  • размером населения;
  • той долей, которую оставляет трудоспособное население в общей численности жителей;
  • средним числом часов, отработанных рабочим за год;
  • количеством и качеством труда и квалификацией рабочих, которые этот труд затрачивают.

1.2. Планирование труда и заработной платы

План по труду и заработной плате (годовой план) предприятия включает планирование показателей производительности труда, расчет численности промышленно-производственного персонала по категориям работающих, планирование фонда заработной платы, расчет средней заработной платы работающих.

При разработке годового плана исходят из необходимости обеспечить заданные темпы роста производительности труда и правильное соотношение между темпом роста производительности труда и темпом роста средней заработной платы в соответствии с пятилетним планом экономического и социального развития, в котором министерствам, объединениям и предприятиям утверждаются с распределением по годам следующие показатели и нормативы по труду и заработной плате:

  • рост производительности труда, исчисляемый по нормативно-чистой продукции или другому показателю;
  • норматив заработной платы на 1р. продукции по показателю, применяемому при планировании производительности труда;
  • лимит численности рабочих и служащих.

Предприятия, исходя из утвержденных им в годовом плане показателей и нормативов по труду и заработной плате, устанавливают плановые показатели по росту производительности труда, фонду заработной платы и численности работающих на плановые объемы производства цехам и участкам.

Производительность  труда в плановом году определяют как в абсолютном выражении, так и в относительном — в виде роста ее в процентах к базисному году.

  Заказать работу

Фонд оплаты труда в общепите: что это такое, для чего его нужно планировать и как его рассчитать

Очень часто ФОТ (фонд оплаты труда) путают с ФЗП (фондом заработной платы). Фонд оплаты труда более широкое понятие. Буквально, ФЗП — оплата труда только за отработанное время, а фонд оплаты труда — это ФЗП плюс премии, бонусы и другие надбавки.

Если вы хотите упростить расчет фондов, установите и настройте под свое заведение систему учета Poster, которая каждый месяц будет формировать расчет заработной платы по заданному плану.

Структура фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда в ресторанном бизнесе формируется из таких категорий:

Ставка

Фиксированная оплата труда за утвержденный период времени. Ставки начисляют:

  • Помесячно для управляющих, бухгалтерского и маркетингового отделов.

  • Понедельно для линейного персонала.

  • По сменам для линейного персонала.

  • По дням для линейного персонала.

  • По часам для линейного персонала.

Ставки могут быть двойные и полуторные. Например, за переработку или работу в выходные дни. Привычный всем месячный фонд оплаты труда гораздо реже используют для расчета с линейным персоналом.

Что еще входит в фонд оплаты труда?

В состав фонда оплаты труда обязательно входят:

Премия

Формируется у всех индивидуально. Чаще всего премии сложно прогнозировать на месяцы вперед, но владельцу все равно стоит закладывать их фонд в план ФОТ. Как вариант — максимально возможные. Премии могут начисляться на весь штат сотрудников за выполнение всех планов. Обычно это не более 10% от общего ФЗП. А распределяет премии между сотрудниками управляющий или директор.

Процент

В ресторанном бизнесе встречаются разные бонусы для команды. В зависимости от проекта, типа заведения, общего плана продаж, себестоимости блюд и многих других факторов. Часто привязывают к проценту от товарооборота, что не есть всегда правильно.

Например, когда официантам устанавливают мотивацию — процент от личного выторга. Они, конечно, стараются продать самые дорогие позиции из меню. Но ведь далеко не все из них рентабельные.

Официанты не всегда имеют открытый доступ к информации о товарообороте, и это логично, потому что открывать подобные документы для персонала может быть опасно. Поэтому зачастую они просто не доверяет такой мотивации.

Проценты также могут начисляться для персонала, который имеет влияние на конечный финансовый результат. Например, на оптимизацию затрат: закупщики, технологи и т. д.

В примере ниже приведен расчет начисления процентов для всей команды, и для каждой категории команды он разный и формируется, исходя из различных достижений.

  • Ежедневные бонусы тоже закладываются в план ФОТ. Например, если у вас внезапно забронируют корпоратив и персоналу придется задержаться или доработать без чаевых. Мгновенный бонус будет очень кстати.

  • Нематериальная мотивация.  Для поддержания командного духа так же необходимо применять такую мотивацию и закладывать затраты на нее. Дни рождения сотрудников, праздники, корпоративы, личные события команды.

Что не входит в фонд оплаты труда

Бывают случаи, когда рестораторы закладывают в расходы на ФОТ пункты, которые не имеют к нему отношения. К примеру, подобные статьи расходов:

  1. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск.

  2. Полная или частичная оплата коллективного питания персонала. Это считается компенсационными выплатами.

  3. Разовая материальная помощь отдельным сотрудникам в связи с семейными обстоятельствами: оплата лечения, оздоровление детей или погребение.

  4. Взносы на социальное страхование.

  5. Пособия и другие выплаты за счет средств фондов социального страхования.

  6. Пособие по временной нетрудоспособности.

  7. Пособие по беременности, родам и декретные выплаты.

  8. Расходы на платное обучение, стажировку и повышение квалификации сотрудников.

  9. Командировочные расходы.

  10. Стоимость рабочей формы, ее замена и ремонт.

  11. Транспортные расходы до места работы и назад.

Как рассчитать фонд оплаты труда для ресторана

Для того чтобы корректно рассчитать фонд оплаты труда у вас на руках должен быть общий план дохода и стратегия по его достижению. «Формула фонда оплаты труда» для рестобизнеса считается в среднем, как 18–27% от товарооборота, в зависимости от концепта и формата заведения. 

После общего планирования доходов нужно:

  • составить гипотезу штатного расписания;

  • расставить персонал по позициям;

  • учесть праздничные, выходные дни и возможные переработки. В этом вам поможет маркетинговая стратегия.

Начислить предполагаемый зарплатный фонд, все премии и бонусы и вывести итоговый бюджет в процент от планируемого товарооборота.

Для чего нужно планирование фонда оплаты труда, когда и как его лучше проводить

Планирование фонда оплаты труда на предприятии — это индивидуальный момент для каждого проекта. То, что подошло и работает в одном кафе, далеко не факт, что также сработает и у вас. Начнутся жалобы персонала о невыплате денег. Затем текучка кадров.

Грамотный управляющий должен рассчитать и спланировать эти расходы. Лучше всего это делать к концу третьей недели текущего месяца, когда уже есть предварительный анализ и готовится бюджет на следующий месяц.

Каждое подразделение (кухня, бар, зал) подает свой план расходов и расписание персонала, а управляющий формирует ФОТ.

Анализ использования фонда оплаты труда

От анализа фонда зависит качественная и продуктивная работа заведения. Контролировать выполнение плана мы рекомендуем ежедневно. Но, к сожалению, не всегда администраторы и менеджеры готовы этим заниматься. Как минимум нужно делать еженедельные срезы, чтобы сразу заметить изменениями и быстро реагировать на динамику.  

Оптимизация фонда оплаты труда, что стоит внедрять

Чаще всего при спаде товарооборота собственник или управляющий первым делом решает урезать ФЗП и сокращать штат.  Крайне не рекомендуем так делать. Любая оптимизация ФОТ несет за собой потерю в продуктивности всего бизнеса.

Оптимизировать ФОТ можно, если вы точно спрогнозировали спад товарооборота, который подтвержден анализами предыдущих месяцев или сезона.

Какие бывают налоги на ФОТ

Чаще всего первым в ресторанном бизнесе начинают оптимизировать налогообложение фонда оплаты труда, что тоже очень рискованно. По ОКВЭД, предусмотренным для ведения ресторанного бизнеса, есть конкретные требования по штатному расписанию, и их нужно соблюдать.


Для формирования новости использовались материалы с сайта joinposter.com.

7 способов оптимизации управления заработной платой

Каждый бизнес может извлечь выгоду из улучшенного процесса управления заработной платой. Но точно знать, что нужно изменить или внедрить, часто бывает непросто. Простое внесение случайных изменений или простая установка нового программного обеспечения — это не ответ.

Для того, чтобы улучшения вашей системы управления заработной платой были действительно эффективными, вы должны учитывать свой общий процесс, технологию, которую вы используете, и передовые практики, которые необходимо внедрить.

И хотя каждая компания в некоторой степени уникальна в своих потребностях в процессе расчета заработной платы, есть определенные шаги, которые вы можете предпринять, которые применимы практически к каждой компании.

Постепенно улучшайте систему управления заработной платой

Время, затраченное на планирование и реализацию стратегических изменений и улучшений, окажется ценным вложением для вас и вашей команды.

Вот семь способов достичь немедленных результатов в улучшении процесса управления заработной платой:

1.Обновите программное обеспечение для расчета заработной платы

Обновление программного обеспечения для расчета заработной платы может быстро упростить процесс расчета заработной платы для вашего бизнеса. Благодаря более новой, современной технологии расчета заработной платы вы можете увидеть значительное сокращение времени, затрачиваемого на ее обработку, при обеспечении большей точности ввода и обработки данных. Однако имейте в виду, что одна компьютерная программа не решит всех ваших технологических проблем.

2. Создание безбумажного процесса расчета заработной платы

Безбумажный расчет заработной платы является прямым результатом усовершенствованных технологий и может способствовать ускорению ваших операций по начислению заработной платы.Если у вас такая же, как и у большинства других предприятий, вы уже ищете способы «экологизировать», сократить расходы и поддерживать безопасность данных своей компании. Один из способов добиться этого — безбумажный процесс расчета заработной платы.

Устранение табелей учета рабочего времени или табелей учета рабочего времени, физических зарплатных чеков и бумажных квитанций может стать огромным шагом в этом направлении. Внедрение системы онлайн-портала для ваших сотрудников не исключает использования большей части бумаги, большинство сотрудников предпочитают получать корешки чеков и платить информацию в электронном виде.Если все сделано правильно, внедрение безбумажной системы расчета заработной платы является беспроигрышным вариантом для всех.

3. Инвестировать в постоянное обучение и образование

Непрерывное образование и обучение критически важно для организаций, особенно это касается специалистов по персоналу и расчету заработной платы. Управление заработной платой никогда не было статичной профессией, но она динамична и развивается. Изменения в технологиях, доступных инструментах и ​​услугах, а также в регулировании требуют, чтобы профессионалы по расчету заработной платы постоянно были в курсе событий.«

Роль менеджера по персоналу постоянно расширяется и во многих отношениях развивается по мере изменения бизнеса, развития технологий и изменения требований к отделам кадров. Постоянное образование — формальное или самостоятельное — имеет важное значение для успешного специалиста по персоналу.

4. Объедините свои графики заработной платы

Многие компании придерживаются разных графиков оплаты труда, например, ежемесячных выплат для руководства и еженедельных или двухнедельных периодов оплаты для почасовых сотрудников.Хотя на некоторых уровнях это может иметь смысл, на практике это может привести к ошибкам в процессе расчета заработной платы.

«Минимизация циклов оплаты может помочь предотвратить дублирование нескольких процессов, чтобы отдел расчета заработной платы мог работать более эффективно», — говорит Тиффани Вашингтон, владелец / основатель Washington Accounting Services. «Чтобы максимизировать эффективность, каждый тип сотрудников должен получать оплату по одному и тому же графику (еженедельно, раз в две недели или ежемесячно). Это позволит отделу расчета заработной платы сосредоточиться на одной задаче в определенный момент времени.Намного легче поддерживать один график заработной платы вместо трех. Это также уменьшит вероятность ошибок в процессе расчета заработной платы ».

5. Упростите свои системы

Наличие современной онлайн-системы расчета заработной платы может быть проблематичным, если, например, она не работает с бухгалтерской системой вашей компании. А наличие множества систем для регистрации, отслеживания, ввода и обработки рабочего времени сотрудников и т. Д. Может создать множество «болевых точек» — этапов, на которых часто допускаются ошибки или теряются данные.

Упрощение, консолидация или оптимизация существующих систем — эффективное средство для улучшения общего процесса управления заработной платой. Анализ всех задействованных шагов и выделение времени для анализа процесса с точки зрения высокого уровня может помочь вам и вашей команде найти способы оптимизировать то, как вы делаете то, что делаете.

6. Соблюдайте государственные и федеральные налоговые требования

Невозможно переоценить, насколько важно для бизнеса быть в курсе бесчисленного множества правил и положений IRS и других государственных органов.Потенциальные затраты для предприятий, которые не соблюдают сроки или вообще не заполняют определенные формы, могут быть разрушительными, особенно для малых предприятий. Подача налоговой декларации о заработной плате — это бизнес-необходимость, но это не должно быть таким дорогостоящим бременем.

Сделайте обязательным элементом ваших текущих процессов проверку и знание вашего штата и федерального ведомства заработной платы, сотрудников и налоговых правил и изменений. Будучи полностью информированным и актуальным, вы и ваш персонал избежите значительного количества дорогостоящих ошибок и задержек.

7. Рассмотрите возможность передачи процесса расчета заработной платы на аутсорсинг

Если вы владелец малого бизнеса и у вас нет времени или ресурсов для инвестирования в создание новой системы расчета заработной платы или обновление старой, передача на аутсорсинг профессиональной компании по управлению расчетом заработной платы с полным спектром услуг может быть стратегическим и затратным -эффективный вариант.

Одной из важнейших тенденций в области управления заработной платой на предприятиях является переход на аутсорсинг этих функций поставщику услуг по расчету заработной платы, например Accuchex.Это основная тенденция как для крупных, так и для малых предприятий, поскольку многие обнаруживают, что их экономия намного превышает инвестиции.

Согласно исследованию, опубликованному ранее в этом году фирмой по подбору персонала Robert Half и Financial Executives Research Foundation, исследовательским подразделением Financial Executives International, 47% американских компаний сообщили об аутсорсинге расчета заработной платы.

Более крупные компании, как правило, с большей вероятностью передают на аутсорсинг расчет заработной платы; исследование показало, что 73% компаний с доходом в 5 миллиардов долларов и более передали эту функцию на аутсорсинг.А аутсорсинг налоговой отчетности вырос в 2014 году до 42% по сравнению с 30% в 2013 году.

Управление заработной платой — это динамический процесс

Как профессионал в области управления заработной платой, ваша работа требует от вас облегчения выполнения различных задач и процессов. Из-за постоянно меняющихся нормативных требований, правил и законодательства вы должны постоянно быть в курсе аспектов соблюдения нормативных требований в вашей работе. Изменения в технологиях, структуре вашей компании и передовых методах требуют, чтобы вы оставались гибкими и были готовы к соответствующим изменениям.

Рационализация и оптимизация процесса управления заработной платой — один из основных способов минимизировать нагрузку на все эти динамические элементы вашей должности.

Еще одно направление, которое можно рассмотреть — аутсорсинг. Это может быть просто аутсорсинг одного процесса, такого как расчет заработной платы. Однако с поставщиком полного спектра услуг, таким как Accuchex, у вас также есть дополнительные возможности для аутсорсинга.

Позвольте Accuchex помочь вам в управлении вашими кадровыми потребностями, процессами расчета заработной платы и соблюдением нормативных требований.Получите бесплатную загрузку: Руководство по аутсорсингу расчета заработной платы, которое поможет вам принять обоснованное решение, или позвоните в службу управления расчетами заработной платы Accuchex по телефону 877-422-2824.

9 советов по оптимизации процесса оплаты — Talus Pay

Порядок расчета заработной платы в вашей компании имеет значение, когда речь идет об эффективности, моральном духе и многом другом. Мы здесь, чтобы показать вам, как улучшить расчет заработной платы.

Расчет заработной платы — важная часть вашего бизнеса. Кто-то должен заботиться об этом раз в месяц, раз в полгода, раз в две недели или даже раз в неделю.Некоторые владельцы малого бизнеса передают свои обязанности по расчету заработной платы бухгалтерам или сторонним службам расчета заработной платы. Другие занимаются расчетом заработной платы самостоятельно.

Вы можете быть одним из таких мастеров-мастеров. Учти это. Если бы вы могли сэкономить время, деньги и силы, разве вы бы не взяли хотя бы некоторые из этих идей на тест-драйв?

В этой статье мы покажем вам, как можно рассчитать заработную плату, чтобы максимизировать прибыль и свести к минимуму время, которое вы тратите на выполнение этих обязанностей. Мы дадим более 9 полезных советов и другую информацию о заработной плате, которую вы можете внедрить в свои процессы расчета заработной платы.

Как сделать расчет заработной платы более эффективным

Когда дело доходит до управления фондом заработной платы, трудоустройство открывает двери для всех типов возможностей. Вы сможете эффективно управлять своим бюджетом, делать своих сотрудников счастливыми и помогать своему бизнесу расти.

Оптимизация вашей практики расчета заработной платы может помочь вам составить более эффективный бюджет. Например, вы можете выделить банковский счет, который предназначен исключительно для денежных потоков вашей компании. Подробнее об этом мы поговорим ниже.

Вы также можете предпринять шаги, чтобы сделать процессы расчета заработной платы более прозрачными для ваших сотрудников.Сотрудники будут более довольны, если они смогут видеть, сколько им будут платить, и никогда не столкнутся с проблемами оплаты.

Обе эти области вместе — среди многих других областей, которые мы рассмотрим ниже, — могут способствовать непрерывному росту вашего бизнеса. Давайте рассмотрим 9 советов, которые помогут улучшить методы расчета заработной платы.

1. Интеграция с другими системами

Жизнь станет намного проще, если вы интегрируете свою систему расчета заработной платы с другими операционными системами вашего бизнеса.Вы можете связать расчет заработной платы с вашими бухгалтерскими системами, программами управления персоналом и программным обеспечением для хронометража.

Возьмем, к примеру, соединение платежной ведомости с бухгалтерским программным обеспечением. Как только сотрудник работает в смену, ваши книги автоматически пополняются деньгами, которые вы потратили на его усилия.

То же самое и с программой для хронометража. Сотрудники могут видеть количество отработанных часов в режиме реального времени и точно знать, сколько им заплатят при следующей зарплате.

2.Составьте свой график заработной платы

Как часто вы платите своим сотрудникам? Вы отправляете чеки раз в месяц, раз в две недели или раз в неделю?

У каждого подхода есть свои преимущества и недостатки. Например, наличие ежемесячного графика заработной платы сократит время, которое вы тратите на выполнение этих повседневных обязанностей. Вместо того, чтобы делать это 2-4 раза в месяц, вам нужно беспокоиться о том, чтобы делать это только один раз.

И наоборот, вашим сотрудникам может нравиться получать зарплату чаще, чем только один раз в месяц.Еженедельные и двухнедельные графики заработной платы могут помочь сотрудникам лучше управлять своими личными финансами. Оплачивать счета и выполнять финансовые обязательства становится проще, поскольку между выплатами меньше времени.

3. Передайте свои обязанности по заработной плате на аутсорсинг

Сколько времени вы тратите на выполнение обязанностей по начислению заработной платы в каждый расчетный период? Скорее всего, вы тратите несколько часов каждый месяц на выполнение задач по начислению заработной платы. Разве вы не предпочли бы сосредоточить свои усилия на другом?

Если вы ведете расчет заработной платы самостоятельно, подумайте о передаче этих обязанностей на аутсорсинг.У вас есть несколько вариантов на выбор. Вы можете обратиться к бухгалтеру, в онлайн-службу расчета заработной платы или в программу расчета заработной платы

.

Персональный бухгалтер уделит вам безраздельное внимание и поймет все тонкости вашего бизнеса. Они являются экспертами в своей области и могут помочь с вашими налоговыми формами, обработать налоговые платежи и найти способы сэкономить ваши деньги в долгосрочной перспективе. Обратной стороной является то, что это может быть довольно дорого.

Услуги по расчету заработной платы с полным комплексом услуг будут обрабатывать расчет заработной платы, но с большим количеством сотрудников.Это может потребовать более тесного взаимодействия с вашим сторонним поставщиком, чтобы убедиться в отсутствии ошибок или упущений.

Программа для расчета заработной платы

, такая как Quickbooks, удобна и проста в использовании. Он автоматизирует расчет заработной платы и позволяет сотрудникам легко отправлять и отслеживать часы. Задача состоит в том, чтобы научить ваших сотрудников использовать это программное обеспечение эффективно и без ошибок.

Вы должны быть знакомы с процедурами расчета заработной платы и юридическими последствиями, но вам не нужно быть экспертом в области налогового права или самостоятельно вести расчет заработной платы.Если это имеет смысл для вашего бизнеса, вы можете оставить детали на усмотрение экспертов, а руководство по начислению заработной платы возьмет на себя.

4. Избегайте лишних затрат

В бизнесе время — деньги. У вас так много времени в день, и последнее, чем вы хотите заниматься, — это заполнять еженедельную ведомость заработной платы. Если вы уделяете этим задачам много времени, то аутсорсинг может быть для вас правильным выбором.

Однако вам следует остерегаться высоких затрат, связанных с некоторыми вариантами начисления заработной платы.Сложные расходы могут быстро накапливать и задушить вашу ежемесячную прибыль. Некоторые аутсорсинговые услуги стоят каждой копейки. Другие могут быть завышены, взимая более 200 долларов в месяц.

5. Иметь официальную политику расчета заработной платы

Внедрение официальной политики расчета заработной платы гарантирует, что все будут на одной странице. Оформите все письменно. У вас будет документ, который вы и ваши новые сотрудники сможете просмотреть, если возникнут вопросы или споры относительно начисления заработной платы.

В этом документе, который должны быть подписаны новыми сотрудниками при первом запуске, будут указаны ставки оплаты труда сотрудников, когда им будут выплачиваться деньги и будут ли им платить за праздничные дни и больничные.Сохраните этот документ на случай, если возникнут вопросы, так как в нем четко изложены все данные о заработной плате.

6. Иметь отдельный банковский счет для заработной платы

Отдельный банковский счет для расчета заработной платы может помочь вам организовать финансовые операции вашей компании. Он покажет четкую картину движения денежных средств вашей компании, особенно на ранних стадиях вашего бизнеса.

Специальный банковский счет поможет вам в дальнейшем, когда вы пытаетесь вычислить, сколько вам нужно будет заплатить за налоги на заработную плату, социальное обеспечение, льготы или Medicare.

7. Автоматизируйте расчет заработной платы

Автоматизация расчета заработной платы значительно снижает вероятность того, что вы где-то ошибетесь и ошибетесь. Чем меньше вводится вручную, тем больше вероятность, что вы продолжите выдавать безошибочные квитанции об оплате.

В свою очередь, ваши сотрудники будут еще счастливее, если им никогда не придется беспокоиться о подсчете, чтобы убедиться, что им платят правильную сумму. Они просто ждут, пока истечет срок выплаты, и собирают деньги через прямой депозит — безошибочно, как и должно быть.Вы даже можете подвергнуться штрафам и пени со стороны государственных органов, если ошибки будут повторяться.

8. Не полагайтесь на одного сотрудника

Приятно полагаться на сотрудников при выполнении определенных задач и обязанностей. Однако есть тонкая грань между тем, чтобы полагаться на сотрудников, потому что они отлично справляются с определенной задачей, и тем, чтобы полностью и полностью зависеть от них.

Вы должны спросить себя, что было бы, если бы этого важного человека не стало завтра. Неужели вы останетесь без понятия? Будет ли ваша команда получать зарплату точно и вовремя?

Если у вас есть один человек, который ведет расчет заработной платы, вы должны хорошо понимать, что они делают и как они это делают.Также разумно провести перекрестное обучение ваших сотрудников на случай, если что-то случится и вам понадобится кто-то, кто может нанести удар. Мы не говорим, что вам нужно беспокоиться, но вы должны быть готовы на тот случай, если что-то пойдет не так, как планировалось, и кто-то другой должен вмешаться.

9. Не забывайте о списании налогов с фонда заработной платы

Знаете ли вы, что есть много аспектов вашей заработной платы, которые вы можете списать в конце года? Расходы, связанные с заработной платой, должны быть в центре внимания при подаче федеральной налоговой декларации в IRS.

Для новых предприятий заработная плата сотрудников может быть списана за первый год работы. Но что, если вы работаете уже несколько лет?

Вы можете списать такие расходы, как выплаты по социальному обеспечению, медицинское страхование, Medicare, компенсация работникам и выплаты по безработице. Все это связано с вашими расходами на заработную плату.

Но есть еще больше списаний заработной платы, о которых вы, возможно, не знали. Например, оплачиваемый отпуск сотрудника, больничные, премии, сверхурочная работа, комиссионные и весь ваш пакет льгот для сотрудников могут быть списаны в вашей федеральной налоговой декларации.

Что подходит для вашей системы расчета заработной платы?

Так в каком ты лагере? Вам нравится заниматься расчетом заработной платы самостоятельно? Или вы бы предпочли передать эту трудоемкую задачу третьей стороне?

Расчет заработной платы всегда будет частью вашего бизнеса. Вопрос в том, насколько вы будете вовлечены, когда придет время платить сотрудникам?

Примите во внимание некоторые из этих советов и посмотрите, как они вписываются в ваши процессы расчета заработной платы. Если вы сможете применить некоторые из этих методов, вы сможете более эффективно управлять своей заработной платой и продолжать наблюдать за ростом своего бизнеса.

5 способов оптимизировать управление заработной платой

Неважно, насколько велика или мала ваша компания, управлять платежной ведомостью — непросто. Есть много компонентов, которые необходимо рассчитать, например, базовая заработная плата, надбавки, налоги, сверхурочная работа, премии и так далее. Однако это не означает, что ваше управление заработной платой нельзя упростить и оптимизировать.

Вот пять простых советов, которые вы можете применить для оптимизации управления заработной платой в своей компании.

1.Выберите лучший график выплат

Метод расчета заработной платы в каждой компании разный, одни компании используют дневную заработную плату, другие — еженедельную, а другие — ежемесячную. Некоторые из них даже используют несколько методов расчета заработной платы. Например, постоянным сотрудникам платят ежемесячно, а внешним подрядчикам — ежедневно или почасово.

Какой бы метод расчета ни использовала ваша компания, вы должны платить всем своим сотрудникам одновременно. Выберите лучший график заработной платы для вашей компании.Будь то начало или конец месяца, убедитесь, что у вас и вашего персонала есть достаточно времени для расчета заработной платы каждого сотрудника.

2. Повысьте квалификацию своего HR-персонала с помощью обучения

Чтобы ваши процедуры расчета заработной платы работали оптимально, вам необходимо убедиться, что ваш HR-персонал компетентен управлять заработной платой. Низкоквалифицированный и непрофессиональный персонал отдела кадров может вызвать неточности в расчетах заработной платы, что в свою очередь может нанести вред вашей компании.

Следовательно, для вас важно максимально расширить возможности вашего персонала с помощью различных программ обучения.Кроме того, позвольте им адаптироваться к новейшим технологиям, которые обеспечивают простые и современные способы управления заработной платой.

3. Оставить процедуры расчета заработной платы вручную

Помимо того, что процедуры ручного расчета заработной платы подвержены ошибкам, они также требуют слишком много времени и усилий. Не говоря уже о том, что распечатанные платежные ведомости легко теряются и повреждаются. Поэтому мы рекомендуем вам начать их оставлять и перейти на автоматизированную систему расчета заработной платы.

Программное обеспечение

Payroll помогает автоматизировать расчет и выплату заработной платы, сверхурочной заработной платы, бонусов и многого другого.С помощью этой системы сотрудники отдела кадров также могут рассчитывать налоги как для постоянных, так и для временных сотрудников.

Автоматизированные системы расчета заработной платы сотрудников обеспечивают высокий уровень точности и безопасности данных, поэтому вам не придется беспокоиться об ошибках в расчетах заработной платы. Отчеты о заработной плате могут быть составлены всего за несколько секунд, и ваши сотрудники будут получать свои платежные ведомости в электронном виде.

4. Расчет повышения заработной платы на основе результатов деятельности

Большинство компаний обычно повышают зарплату не реже одного раза в год.Повышение заработной платы часто вызывает головную боль у владельцев бизнеса и сотрудников отдела кадров, поскольку каждый сотрудник получает разное повышение заработной платы.

Чтобы облегчить корректировку заработной платы в вашей компании, вы должны сначала измерить достижения каждого сотрудника. Чтобы упростить мониторинг производительности сотрудников и рассчитывать на ее основе повышение заработной платы, рассмотрите возможность использования универсальной системы управления персоналом.

Прочтите статью по теме: 5 лучших программ для управления персоналом в Индонезии

5. Выделить бюджет для выплаты бонусов сотрудникам

Каждая компания, конечно, знает, что они должны выделить бюджет на выплату бонусов сотрудникам.Однако нередки случаи, когда распределение бюджета осуществляется без надлежащего планирования, что создает проблемы для кадрового персонала до того, как наступит день выплаты жалованья.

Чтобы уберечь вас от такой ситуации, планируйте бюджет на премию сотрудников как минимум за месяц до дня выплаты жалованья. Это также упростит вам контроль над расходами вашей компании.

С помощью программного обеспечения для расчета заработной платы бонусы сотрудников могут рассчитываться автоматически, поэтому вам не придется вычислять их вручную, используя большое количество распечатанных документов или таблиц.

Оптимизация управления заработной платой Краткое изложение

Управление заработной платой традиционно находилось в отдельной сфере и занималось исключительно обеспечением правильной и своевременной оплаты наряду с соблюдением соответствующих нормативных требований. Будучи узконаправленным и ориентированным на транзакцию процессом, управление заработной платой обеспечивало требуемую точность и своевременность, но было второстепенным по отношению к более широким проблемам управления человеческим капиталом, которое быстро развивалось вокруг него. За последнее десятилетие управление заработной платой было настолько широко передано на аутсорсинг, что большинство его услуг было отделено от других процессов управления персоналом.В результате организации не могут легко связать данные о заработной плате с важными связанными процессами в сегодняшнем ландшафте управления персоналом, такими как стратегии оплаты труда в качестве компенсации, или с другими основными процессами управления персоналом. Эта изоляция от эволюции HCM помешала им использовать информацию о заработной плате и планирование при разработке стратегии.

Однако теперь доступна технология, которая объединяет различные аспекты управления человеческим капиталом, объединяя информацию и процессы по управлению персоналом, заработной платой, талантами и персоналом.Кроме того, аналитики, менеджеры и руководители могут применять к нему мощные аналитические инструменты, позволяющие принимать более обоснованные решения. В этом развитом ландшафте оптимизированный инструмент управления заработной платой привносит преимущества интеграции с другими системами, простоты использования, самообслуживания сотрудников и бизнес-аналитики в процесс расчета заработной платы. С помощью таких инструментов организации могут реализовать те же усовершенствования и возможности, которые они ожидают от других экземпляров технологий управления человеческим капиталом следующего поколения.

Из-за относительной новизны этого прогресса на рынке сегодня отсутствует эмпирическая информация, которая могла бы помочь организациям в оценке оптимизированных инструментов управления заработной платой и обнаружении передовых методов их интеграции с остальными инструментами и стратегией управления персоналом.Необходима информация для понимания рыночных требований предприятий различного размера, а также различных отраслей. Заполнение этой пустоты было основной целью этого исследовательского проекта Ventana Research.

Как эффективно проводить расчет заработной платы

Обновлено 20 мая 2020 г.

Вы начали новый бизнес. Или у вас есть уже существующий, который переходит в сферу сотрудников. Расчет заработной платы — один из самых важных процессов, с которым нужно работать правильно.

Научитесь эффективно и законно обрабатывать заработную плату

Мы создали подробное руководство по расчету заработной платы из 5 частей, чтобы помочь вам.

  1. Как работает расчет заработной платы
  2. 9 причин, по которым работодатели обращаются к технологиям
  3. Лучшие практики расчета заработной платы
  4. Как избежать шести основных ошибок при расчете заработной платы
  5. Что делать, если вы не можете внести платеж

5 важных фактов о расчете заработной платы в 2020 году

  1. 1 января 2020 года вступит в силу новое правило о сверхурочной работе . Новый порог заработной платы составляет 684 доллара в неделю (что эквивалентно 35 568 долларам в год для работника, работающего полный год).
  2. 2020 год — високосный. Работодателям необходимо запрограммировать свою систему хронометража на регистрацию 29 февраля в качестве действительного рабочего дня в 2020 году. Это может добавить дополнительный период оплаты в зависимости от вашего графика заработной платы. Дополнительный период оплаты влияет на пропорциональные суммы зарплаты наемным работникам, удержания и выплаты пособий.
  3. Обычно незаконно вычитать суммы кражи клиентов, единообразные расходы и нехватку денежных средств из заработной платы сотрудника.
  4. Ошибки при расчете заработной платы — частая причина банкротства предприятий. Использование системы управления персоналом (HRMS) защищает работодателей от нарушений требований по начислению заработной платы .
  5. Ручные записи (включая табели учета рабочего времени) теряются более чем в 10 раз чаще , чем электронные записи, и гораздо более уязвимы для краж рабочих часов .

Глава 1. Как работает расчет заработной платы?

Полезно разбить расчет заработной платы на 7 компонентов:

  1. Сбор информации о сотрудниках
  2. Служба учета рабочего времени
  3. Утверждение заработной платы
  4. Налоги и удержания
  5. Выплаты сотрудникам и квитанции
  6. Учет заработной платы и отчетность
  7. Соответствие

Давайте подробно обсудим каждый компонент.

Сбор информации о сотрудниках

Когда вы нанимаете сотрудника, вы начинаете со сбора информации об этом сотруднике. Это продолжается в процессе адаптации.

10 вещей, которые вам понадобятся от каждого сотрудника для расчета заработной платы
  1. Заполнить заявление о приеме на работу
  2. W-4 (есть новая форма на 2020 год)
  3. Заявление о государственных удержаниях. (во многих штатах требуется дополнительная форма к W-4)
  4. И-9
  5. Банковские реквизиты (при регистрации на прямой депозит)
  6. Бланки медицинского страхования
  7. Документы пенсионного плана
  8. Договоры Союза и другая документация (если применимо)
  9. Контракты, неконкурентоспособность, интеллектуальная собственность и т. Д.(если применимо)
  10. Подписи в справочнике и правилах для сотрудников
Какие еще формы мне нужны для выплаты заработной платы моим сотрудникам?

Если вы предлагаете медицинскую страховку и пенсионный план, вам также понадобятся эти документы. Если ваши сотрудники состоят в профсоюзе, вам потребуются копии профсоюзных договоров. Для некоторых должностей или смен могут потребоваться различные уровни сертификации, образования, обучения или опыта. Это будет применимо, когда вы планируете сотрудников.

В этой статье мы сосредоточимся на основах.Мы обсуждаем налоговые формы, которые нужны каждому работодателю для начала расчета заработной платы.

Что такое форма W-4?

В W-4 или справке о удержании удерживаемого пособия сотрудника указано, какую сумму удерживать из зарплаты сотрудника. В этой форме они указывают свой налоговый статус. Они перечисляют количество требуемых пособий. Они сообщают вам, хотят ли вы удержать дополнительную сумму.

Храните формы W-4 сотрудника в своей ведомости заработной платы. Если ваш сотрудник меняет форму, оставьте старую и новую.Вам нужны подробные записи о заработной плате для управления расходами на сотрудников. Ваши формы W-4 помогут вам спланировать расходы на сотрудников, когда дело доходит до заработной платы.

Что делать, если у меня нет W-4 для моего сотрудника?

Во-первых, почему у вас его нет? Вы можете распечатать один с веб-сайта IRS. Однако, если по какой-то причине ваш сотрудник не заполнил его, вам все равно придется заплатить ему. Удерживайте, как если бы сотрудник подал холостяк и не имел надбавок. Затем настаивайте на том, чтобы они заполнили один до следующего периода выплаты.

Предотвратите эту проблему, не позволяя новому сотруднику начинать работу до тех пор, пока он не заполнит и не подпишет свой W-4.

Могу ли я заполнить форму W-4 для моего сотрудника?

Нет. Их нужно заполнить и подписать. На самом деле, вы не должны давать им советы по налогообложению. Как правило, давать объективные инструкции — это нормально. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с юрисконсультом.

Могут ли сотрудники изменить свой W-4?

Да. Они имеют право сменить W-4 в любое время, когда захотят. Если их доход изменится или изменится их статус регистрации, им необходимо обновить свою форму.

Важные вопросы для обсуждения с сотрудниками при адаптации:

  • Раздайте копию своего справочника сотрудника и получите подпись, подтверждающую, что сотрудник понимает и соглашается с политиками.
  • Сообщите ожидаемое время и посещаемость. Обратитесь к политике отсутствия и наказанию за избиение напарника и кражу заработной платы.
  • Включите ваши ожидания в отношении использования социальных сетей в рабочее время.
  • Обращайтесь к личной деятельности сотрудников во время работы.
Где я могу получить налоговые формы для оплаты труда моих сотрудников?
Федеральные налоговые формы для работодателей можно найти на веб-сайте IRS.

Посмотрите этот совет:

Составьте список добровольцев на сверхурочных часов . Если сотрудник соглашается на сверхурочную работу или требует дополнительных часов, получите его подписанное согласие и храните его в файле.

В некоторых штатах разрешена обязательная сверхурочная работа. Даже если это так, ведение списка сотрудников, которым требуется сверхурочная работа в качестве первого ресурса, помогает повысить удовлетворенность сотрудников.

Хронометраж служащего

Точный расчет заработной платы зависит от точного учета рабочего времени и посещаемости сотрудников. Во время адаптации менеджеры должны показывать сотрудникам, как приходить и выходить из смены.

5 основных выводов об учете рабочего времени сотрудников
  1. Когда ваши сотрудники работают, их время оплачивается. Период. Не имеет значения, что ваши сотрудники работают «добровольно». Если ваши сотрудники работают, вы обязаны выплатить компенсацию.
  2. Вы должны сообщить своим сотрудникам номер , когда чеки заработной платы сокращают , как часто ожидать их зарплаты и другую соответствующую информацию.
  3. Большинство работодателей ожидают, что сотрудники не будут работать во время еды. Но они позволяют работникам оставаться на часах в перерывах менее 15 минут. Определите свою политику в отношении еды / перерывов. Многие работодатели забывают подчеркнуть, что периоды отдыха поддерживаются и поощряются.
  4. Вы должны отслеживать время как наемных, так и на почасовых сотрудников.
  5. Ручные карты учета рабочего времени создают множество проблем с соблюдением требований . Существует множество методов учета рабочего времени, и некоторые из них имеют более высокие риски, чем другие. Убедитесь, что у вас есть часы, подходящие для вашего бизнеса и отрасли.

Утверждение заработной платы

В конце периода расчета информация об учете рабочего времени сотрудника отправляется администратору расчета заработной платы. Сюда входят часы, отработанные сотрудником. Также необходимо отправить другую информацию о платеже.

Сюда входит любой дополнительный заработок. Дополнительный доход может включать сверхурочные часы, бонусы и комиссионные.

Важно понимать, что:

Дополнительный доход, такой как комиссия, влияет на сверхурочную работу.

Знаете ли вы?

Это одно из самых распространенных нарушений FLSA!

Имейте в виду, что сверхурочная работа — это не простой расчет полутора часов почасовой оплаты труда работника, когда работник получил премиальный доход. Бонусный доход должен рассчитываться как почасовая оплата за период, в течение которого они его заработали.Тогда можно рассчитать полтора времени.

Налоги и удержания

После утверждения платежной ведомости рассчитывается чистая заработная плата сотрудника.

Как мне узнать, сколько удерживать?

Вы должны удерживать федеральные налоги, налоги штата и местные налоги. Для федерального бюджета используйте Дополнительный налоговый справочник работодателя. Убедитесь, что вы используете руководство для правильного года.

В вашем штате также есть налоговые органы. За информацией о расчете и уплате государственных налогов обращайтесь в департамент труда штата.

Вы также можете иметь дело с местными налогами. (Мы никогда не говорили, что это несложно.) За информацией обращайтесь в местный налоговый орган.

Если вы нанимаете поставщика услуг по начислению заработной платы, они разберутся в этом за вас.

Вычеты и удержания должны вычитаться из валовой прибыли. Сюда входят налоги штата, федеральные и местные налоги.

Вычтите пенсионные взносы и взносы на медицинское обслуживание. Возможно, вам придется выделить средства некоторых сотрудников на алименты.

Плюс,

Он может включать другие программы, которые вы предлагаете, например, сберегательный счет для здоровья или план покупки акций.

Администраторы должны знать, какие вычеты из заработной платы каждого сотрудника.

Как работодатель, вы также должны понимать все местные или государственные требования.

Выплаты и отчеты о доходах сотрудников (квитанции о заработной плате)

Затем вы раздаете чеки и отчеты о прибылях и убытках.

Помимо предоставления сотрудникам их зарплаты, вы должны приложить отчет о прибылях и убытках.

Некоторые штаты требуют, чтобы работодатели предоставляли информацию о начислении отпуска по болезни. Согласно местным законам об отпуске по семейным обстоятельствам может потребоваться документация. В некоторых отраслях и регионах вам может потребоваться предоставить документацию о сверхурочных.

Как мне платить налоги на заработную плату?
Как часто я должен платить своим сотрудникам в малом бизнесе?
Большинство владельцев малого бизнеса платят сотрудникам еженедельно, два раза в месяц или ежемесячно. Выберите график заработной платы и придерживайтесь его. Работодатели регулируются Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).Прочтите свои обязательства на сайте FLSA.

Федералы не заботятся о том, как часто вы платите, но вам нужно быть последовательным. Это имеет смысл. Как ваши сотрудники могут управлять своими счетами, если они никогда не знают, когда они получат зарплату?

Учет заработной платы и отчетность

IRS требует, чтобы вы отправляли отчеты о заработной плате не реже одного раза в квартал. Государственные отчеты обычно также представляются ежеквартально.

5 основных выводов о расчетах заработной платы
  1. Несвоевременная отправка отчетов может привести к большим штрафам и пени.
  2. Даже если вы единственный сотрудник S-Corp, вы все равно должны подавать отчеты о заработной плате!
  3. Вы несете ответственность за документацию, связанную с отчетом о заработной плате.
  4. Невинные ошибки могут повлечь за собой штрафные санкции для работодателя. Это также может привести к спорам между работником и работодателем и потере репутации.
  5. Большинство трудового законодательства в первую очередь предполагает вину работодателя. Когда дело доходит до расчета заработной платы и учета рабочего времени сотрудников, работодатели не могут позволить себе быть случайными.

Соблюдение правил обработки заработной платы

Когда вы входите в систему учета заработной платы и рабочего времени сотрудников, важно, чтобы вы знали о трудовом законодательстве.

У работодателей есть много проблем с соблюдением требований законодательства. Некоторые законы требуют, чтобы вы заранее предоставляли графики работы сотрудников. Законы штата требуют определенных процедур для оплаты сверхурочных или составления графиков смены.

Работодатели должны предлагать сотрудникам перерывы, которые контролируются FLSA. Отследить их — хорошая идея. Также существуют законы штата о питании / перерывах.

Тем не менее, другие законы требуют, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам отпуск по болезни и отслеживали данные в течение минимального количества лет.

6 основных законов о заработной плате, которые работодатели должны знать
  1. Требования FLSA и DOL
  2. Законы штата или местные законы об отпусках по болезни
  3. Законы штата или местные законы о расширенном расписании
  4. Государственные или местные отраслевые законы о сверхурочной работе (например, ограничения для работодателей медсестер)
  5. Государственные или местные законы о минимальной заработной плате
  6. Федеральный, государственный или местный FMLA или другие законы об отпуске

Глава 2.9 причин, по которым работодатели обращаются к технологиям для расчета заработной платы

Теперь, когда мы описали сложность расчета заработной платы, давайте поговорим об автоматизации и технологиях.

Есть много причин использовать технологию. Однако мы ограничимся девятью основными причинами, по которым работодатели обращаются к технологиям для расчета заработной платы.

  1. Защита
  2. Точность
  3. КПД
  4. Видимость и общение
  5. Меньше разочарования
  6. Экономия денег
  7. Отслеживание и измерение
  8. Интеграции
  9. Более счастливые сотрудники

Защита

Он не учитывает дополнительные расходы, которые возникают из-за ошибок при расчете заработной платы из-за нарушения нормативных требований!

Не застрахованы даже крупные компании!

Если вы отслеживаете все через электронные таблицы или, что еще хуже, бумагу — вам не хватает информации.

6 основных выводов о ручном расчете заработной платы

  1. Ежедневно теряется 2–5% деловых документов. Замена одного недостающего документа стоит 120 долларов (в среднем).
  2. Владельцы бизнеса должны осознавать предполагаемую вину работодателя.
  3. Когда работник обвиняет компанию в неправильной оплате, бремя доказывания ложится на работодателя.
  4. Даже если у работника нет доказательств обвинений, работодатель может застрять с выплатой штрафов, если у него не было надлежащих записей.
  5. Расчет заработной платы с помощью личных чеков или даже QuickBooks является отрывочным и неполным.
  6. Автоматизированные системы хронометража отслеживают и сохраняют расписания сотрудников, табели учета рабочего времени и начисления.

Точность

Знаете ли вы, что ошибки в начислении заработной платы составляют примерно 1-8% от общей суммы заработной платы за каждый период?

Проверьте это!

Одна из самых низких оценок убытков работодателя — 40 долларов на сотрудника в месяц по расходам на заработную плату.Если у вас 10 сотрудников, это 800 долларов в месяц. (Большинство исследований показывают гораздо более высокие затраты на одного сотрудника из-за ошибок в начислении заработной платы)

Исправление средней ошибки при начислении заработной платы занимает 15 минут.

Вы должны найти сотрудника, который заполнил соответствующую карточку учета рабочего времени. Тогда получите нужную информацию, которая может принимать несколько звонков или текстовых сообщений. Наконец, вы должны исправить это в своей системе расчета заработной платы.

КПД

Помимо более точных записей, вы значительно повысите эффективность, если автоматизируете свои системы хронометража и расчета заработной платы.

Ваша система учета рабочего времени и часы сотрудников должны легко интегрироваться с вашей системой расчета заработной платы.

Это исключает ручные процессы и ввод данных.

Давайте рассмотрим пример, который иллюстрирует недостатки ручного расчета заработной платы…

Знакомьтесь, Ким. Ким — менеджер по персоналу производственной компании со 150 сотрудниками. Система компании состоит из перфокарта, бумажных табелей учета рабочего времени и программного обеспечения для расчета заработной платы.

Их программное обеспечение не обновлялось пять лет.Также есть отдельная бухгалтерская программа. Вещи, мягко говоря, излишне сложные.

Для расчета заработной платы Ким сначала собирает табели учета рабочего времени у пяти менеджеров.

Надеюсь, они уже собрали все табели учета рабочего времени своих сотрудников. Она также зависит от них, чтобы исправить пропущенные удары и утвердить табели учета времени. Один или несколько менеджеров пропускают крайний срок почти в каждый платежный период.

Ким вручную переносит часы сотрудников в программное обеспечение для расчета заработной платы.Этот процесс занимает около шести часов выделенного времени. Затем программа рассчитывает заработную плату, налоги и отчисления для каждого сотрудника.

Еще не закончила:

Она распечатывает чеки и раздает их менеджерам. Распечатка чеков и организация доставки могут занять до часа. Ее последний шаг — ввести итоговые суммы заработной платы в бухгалтерское программное обеспечение.

Она дважды проверяет соответствие системы начисления заработной платы и бухгалтерского учета. Это может занять еще 90 минут.

Компания платит сотрудникам раз в месяц, поэтому Ким тратит около двух дней каждого месяца на обработку платежной ведомости.

В этом ручном процессе задействовано множество переменных.

Ким должна разделить обычные и сверхурочные часы. Она должна поместить итоги в правильную ячейку в правой строке.

Ошибки будут каскадными, если она случайно добавит, пропустит или переставит цифры.

Это изнурительная работа. На каждый час сосредоточенной концентрации точность приносится в жертву усталости.Каждый взгляд с бумаги на компьютер требует корректировки. Использование нескольких систем еще больше усугубляет ситуацию.

Возможность ошибки увеличивается с каждой ручной передачей.

По консервативной оценке частота ошибок составляет 2%. Из 150 сотрудников Кима трое получат неправильную зарплату в любой расчетный период. Если вы проводите расчет заработной платы дважды в месяц, это может добавить до 72 неточных расчетов в год!

Визуализация и обмен информацией о заработной плате

Одна из наиболее частых причин перехода на автоматический учет рабочего времени — это наглядность.

Рассмотрим это:

Сюда входят виды сверху вниз и снизу вверх. Менеджеры видят привычки и тенденции сотрудников. Они могут сравнивать сверхурочные по отделам или проектам. Менеджеры могут просматривать товарооборот и анализировать данные.

Сотрудники могут контролировать расчет заработной платы через портал самообслуживания сотрудников (ESSP). Онлайн-панель управления персоналом отвечает на вопросы об их зарплатах. Мобильные приложения-компаньоны помещают HR на свой смартфон.

Они могут просматривать остатки оплачиваемого свободного времени (PTO) и использование больничных листов.

Сотрудники также могут обновлять контактную информацию, удержание и другие относящиеся к делу данные, не заполняя формы вручную.

Кроме того, они могут просматривать свое расписание, запрашивать перерыв или отправлять сообщение в HR.

Если ваша политика позволяет это, разрешите сотрудникам соглашаться на дополнительные часы. Это может быть обновлено в любое время, когда сотрудник будет доступен на большее количество часов. Менеджеры могут быстро просмотреть, какие сотрудники доступны, у кого уже запланированы сверхурочные часы, и кто имеет квалификацию для смены.

Такая прозрачность помогает менеджерам заполнять неожиданные вакантные смены.

Все это создает доброжелательность и улучшает взаимодействие между работодателем и сотрудниками.

Топ-4 неуловимых сотрудников по расчету заработной платы:

  1. Повторять задачу из-за ошибки сложно
  2. Досадно повторять задачи, которые можно автоматизировать
  3. Разыскивать сотрудника на предмет отсутствия информации обескураживает
  4. Прискорбно, что сотруднику платят неправильную сумму

Представьте себе решение этих проблем!

Получите HRMS с автоматическим хранением документов, мгновенным поиском документов и интеграцией программного обеспечения.Это формула расчета заработной платы без стресса.

Измерение и отслеживание

Говорят, что «если вы не можете измерить его, вы не сможете его улучшить». Само собой разумеется, что точное измерение является обязательным.

Компании, которые переходят на более точные методы учета рабочего времени, часто удивляются тому, как разные табели учета рабочего времени сотрудников выглядят после перехода.

Сюда входят сотрудники, которые появляются на 5–10 минут позже, чем «расчетное» время прибытия, о котором сообщалось ранее.

Изменились ли привычки сотрудника мгновенно?

Руководители удивлены тем, что сотрудники, которые обычно уходят на несколько минут раньше, начинают оставаться до официального окончания своей смены.

Почему?

Отсчет времени с помощью таймера создает измеримый ориентир. Автоматизированный учет времени увеличивает подотчетность.

12 основных показателей хронометража сотрудников
  1. Часы, отработанные сотрудниками ежедневно или еженедельно
  2. Насколько близки сотрудники к сверхурочной норме
  3. Коэффициент текучести
  4. Стоимость адаптации
  5. Время, затраченное сотрудниками отдела кадров или заработной платы на получение документов сотрудников
  6. Время, затраченное на обновление информации о сотрудниках вручную
  7. Время, затраченное на ввод табелей учета рабочего времени и обработку расчетных чеков
  8. Время, потраченное на изучение информации для подтверждения соответствия
  9. Среднее завышение количества отработанных часов по ручным табелям учета рабочего времени
  10. Какие сотрудники обычно пропускают перерывы или обеденные часы?
  11. Какие сотрудники регулярно приходят с опозданием или уходят рано?
  12. Тенденции хронометража внутри отделов

Ни одна из этих вещей не может быть точно отслежена или измерена вручную. HRMS упрощает аналитику.

Интеграция обработки заработной платы

Работодатели могут делать больше с меньшими затратами времени и затрат за счет интеграции HRMS. (Ознакомьтесь со списком партнеров по интеграции SwipeClock.)

5 способов повышения удовлетворенности сотрудников с помощью HRMS

  1. Автоматизация утомительных увольнений повышает удовлетворенность сотрудников
  2. Устранение ошибок при расчете заработной платы повышает удовлетворенность сотрудников
  3. Доступ сотрудников и контроль над их информацией повышают доверие к работодателю
  4. HRMS снижает нагрузку на расписание и создает улучшенный баланс между работой и личной жизнью
  5. При эффективном управлении заработной платой администраторы могут тратить время, используя свои навыки для повышения качества работы на рабочем месте.

Глава 3. Передовые методы расчета заработной платы

  1. Интегрированные системы
  2. Используйте TimeWorksPlus

Интегрированные системы

Многие компании используют одну систему для учета рабочего времени и посещаемости и другую для расчета заработной платы. Также может быть отдельное программное обеспечение для бухгалтерского учета или планирования сотрудников.

Если системы не интегрированы, кто-то выполняет неприятную работу по передаче данных вручную.

Ввод данных и ручная передача могут привести к большим проблемам.

Отдельные системы неэффективны

Если вы используете отдельные системы, вы дублируете работу. И работа эта в первую очередь кропотливая. Административные часы складываются.

Если менеджер за 30 долларов в час тратит два дня в месяц на расчет заработной платы, это будет стоить 480 долларов только на заработную плату.

Есть способ лучше!

Если бы у этого менеджера были инструменты для расчета заработной платы за два часа, вы бы сэкономили 420 долларов в месяц. Это 5040 долларов в год.

Менеджер по заработной плате — не единственный, кто тратит время на расчет заработной платы. Дважды в месяц сотрудники тратят не менее пятнадцати минут на то, чтобы отчитаться о своем рабочем времени. Менеджеры тратят дополнительное время на сбор и проверку табелей учета рабочего времени.

Вы теряете деньги, когда работники оставляют свои основные обязанности, чтобы сделать то, что компьютер может сделать за секунды. Компьютер также не делает ошибок сложения и вычитания.

Автоматизация процессов расчета заработной платы вручную

Вам нужен автоматический хронометраж, который синхронизируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.SwipeClock TimeWorksPlus легко интегрируется со всеми основными системами расчета заработной платы. Кроме того, он интегрируется с лучшими в отрасли часами SwipeClock.

Использование TimeWorksPlus для оптимизации расчета заработной платы

TimeWorksPlus сокращает количество ошибок при расчетах заработной платы. Точный учет времени — это первый шаг к плавной и точной обработке платежных ведомостей. TimeWorksPlus и биометрические часы фиксируют точные удары и отслеживают время с точностью до минуты.

Когда вы импортируете чистые данные в программу расчета заработной платы, все остальное становится на свои места.

Точные платежные чеки

Используя TimeWorksPlus, вы платите своим сотрудникам за каждую минуту их работы.

Обеспечение соблюдения графика гарантирует, что вы не будете платить за удары вне разрешенного времени начала и окончания смены.

Биометрическая идентификация защищает вас от кражи заработной платы сотрудников, например, штамповки напарников.

Это пятно:

Логические подсказки предотвращают распространенные ошибки перфорации.

Есть ли у вас мобильные или удаленные сотрудники?

TimeWorks Mobile (приложение-компаньон) фиксирует удары для внешних сотрудников.GPS также обеспечивает контроль в реальном времени за точным местонахождением мобильных сотрудников. Geofencing позволяет ограничивать удары вне зоны действия.

Отчисления и налоги точны

Обработка платежной ведомости с чистыми данными гарантирует правильность вычетов и налогов.

Обработка заработной платы, синхронизированная с TimeWorksPlus, защищает вас от недоплаты налогов на заработную плату. Он также подготовит вас на случай аудита и предоставит точные и надежные отчеты.

Начисления точные

TimeWorksPlus рассчитывает время отпуска и больничного. Ваши сотрудники заработают правильный PTO, и никто не вытащит калькулятор.

Это еще не все:

Они также смогут следить за своим прогрессом. Сотрудники могут войти в TimeWorksPlus, чтобы просмотреть или обновить свои личные данные. Самообслуживание снижает влияние на ваших менеджеров и дает сотрудникам возможность участвовать. Все будут счастливее.

Уменьшите зарплату

С TimeWorksPlus у вас есть инструменты для оптимизации вашей рабочей силы.Оптимизация везде экономит деньги.

Устранение кражи рабочего времени сотрудников. Держите своих сотрудников на оплачиваемых задачах вместо того, чтобы готовить табель учета рабочего времени.

Позвольте вашим менеджерам утверждать табели учета рабочего времени онлайн за секунды. Освободите свой HR-персонал для проектов, которые повышают вовлеченность сотрудников или улучшают обучение.

Когда ваша компания увеличится вдвое, вам не нужно будет нанимать другого менеджера по заработной плате, чтобы справиться с ростом.

Управление сверхурочными

TimeWorksPlus имеет оповещения о сверхурочной работе, которые обеспечивают строгий надзор за сверхурочной работой.Настройте в соответствии с вашей политикой сверхурочной работы. Тогда позвольте автоматическим оповещениям упростить управление сверхурочной работой. Средний бизнес с 50 сотрудниками может сэкономить 13 650 долларов в год с помощью TimeWorksPlus.

Выполняйте расчет заработной платы, чтобы соответствовать требованиям

Точно компенсируйте сверхурочные часы работникам, не освобожденным от уплаты налогов. Убедитесь, что сотрудники поддерживают статус неполной или полной занятости в соответствии с ACA.

Отслеживание статуса сотрудника или независимого подрядчика. Настройте TimeWorksPlus для профсоюзов или отраслевых правил.

Поместите стратегию в кадровую стратегию

Чтобы использовать большие данные, необязательно быть большой компанией.TimeWorksPlus дает вам представление о вашей рабочей силе, как никогда раньше.

Почему?

Стек табелей учета рабочего времени может дать лишь ограниченное представление о посещаемости сотрудников. Принятие решений на основе данных может дать вашей компании конкурентное преимущество.

HR-планирование, управление отсутствием и расширенное планирование можно оптимизировать с помощью организованного анализа данных.

TimeWorksPlus позволяет изолировать и анализировать данные для любого аспекта вашей рабочей силы.

Показатели обработки заработной платы для отслеживания

Какие смены имеют наибольшее количество исключений? Как посещаемость зависит от местоположения или места работы? В какие сезоны ВОМ чаще всего используется?

Составьте данные об отсутствии по отделам или проектам.Сравните сверхурочные часы от команды к команде и сравните с уровнем производства.

Обновите свои программы обучения

Создавайте материалы для адаптации и обучения, отражающие динамику вашей организации.

Когда вы профессионально обрабатываете расчет заработной платы, ваша компания может сосредоточиться на росте и успехе.

Есть ли у вас почасовая оплата?

TimeWorksPlus в сочетании с биометрическими часами идеально подходит для отраслей с почасовой оплатой труда: строительство, гостиничный бизнес, здравоохранение, продукты питания и напитки, розничная торговля и образование.

Экономия времени на начислении заработной платы — не единственное преимущество, хотя это важно для всех.

Сотрудникам не нужно заполнять бумажные табели учета рабочего времени. Менеджерам не нужно исправлять ошибки в табелях учета рабочего времени.

Менеджер по заработной плате не должен вводить данные вручную. Все соблюдают свои сроки, и сотрудники вовремя получают чеки.

Глава 4. Как избежать шести основных ошибок при начислении заработной платы

Имеется бесконечное количество способов испортить такую ​​сложную и многогранную задачу, как расчет заработной платы.Мы сгруппировали их по шести категориям:

  1. Человеческая ошибка
  2. Пропущенные сроки
  3. Не в курсе новых законов
  4. Недостаточно записей для аудита и споров
  5. Неправильная классификация сотрудников
  6. Проблемы с движением денежных средств

Итак, какое решение?

HRMS может помочь вам решить эти проблемы. Специализированные службы расчета заработной платы работают с вашей HRMS. Вместе эти ресурсы помогут вам предотвратить эти распространенные проблемы с заработной платой.

Ошибка расчета заработной платы №1: человеческая ошибка

Это неспроста называется «человеческой» ошибкой; люди делают ошибки.

Нужны примеры? Вот некоторые из наиболее распространенных:

  • Сотрудники вводят неправильные часы в бумажные табели учета рабочего времени
  • Тайм-карты теряются
  • Сотрудники забывают уходить из-за неоплачиваемых перерывов
  • Мобильные сотрудники пропускают часы и уходят
  • Супервайзеры не учитывают сверхурочные

Даже самые дотошные менеджеры по персоналу допускают ошибки при вводе данных.Сотрудники тоже.

Ошибки не изолированы

Ошибка не является изолированным событием. Вызывает эффект домино:

Неверное количество часов ведет к неправильной оплате. Неправильная зарплата влияет на удержание и налоги на заработную плату. Сотрудникам не нравится, когда ошибка приводит к сокращению зарплаты.

Тогда есть преднамеренные человеческие ошибки. Сотрудники заполняют табло учета рабочего времени, чтобы добавить часы к своей зарплате. Руководители скрывают сверхурочные, чтобы достичь целей бюджета отдела. Есть много причин для фальсификации данных.Каждый раз, когда данные передаются в новую систему, существует вероятность ошибки.

Когда менеджеры совершают крупномасштабные ошибки в расчетах по зарплате, это может привести к огромным штрафам.

Это верно независимо от того, было нарушение преднамеренным или нет!

T.G.I. По пятницам не платили сотрудникам за нерабочее время. Они также нарушили законы. Если этого было недостаточно, они практиковали незаконное объединение чаевых. Результат? Штраф в размере 19,1 млн австралийских долларов . Множество адвокатов по трудовому праву ждут, чтобы помочь сотрудникам, подающим заявление о заработной плате.

Административное бремя

Существует также административное бремя ошибок при начислении заработной платы.

На исправление каждой ошибки нужно время. Менеджер по заработной плате должен расследовать ошибку и найти верную информацию. Обычно для этого нужно поговорить с сотрудником или менеджером. Это прерывает их день. Каждый из этих игроков на часах.

Вы слышали часто повторяемую максиму «время — деньги». Когда дело доходит до услуг по расчету заработной платы, «потерянное время — потерянные деньги».’

Человеческая ошибка — явная и реальная опасность. Это увеличивает ваши затраты на рабочую силу и подвергает вас риску штрафов, ведущих к банкротству.

Интеграция службы расчета заработной платы

с программным обеспечением для учета рабочего времени может решить эту проблему. Когда эти две системы работают вместе, в систему может попасть меньше ошибок. Меньшее количество ошибок означает экономию времени, сокращение комиссий и удовлетворение сотрудников.

И менеджеров это тоже радует.

Ошибка при расчете заработной платы № 2: пропущенные сроки

У вас есть крайний срок для каждого платежного периода.Вашим сотрудникам нужны чеки вовремя.

Существуют также крайние сроки подачи налоговых деклараций на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне.

Плата за продление срока действия налога

Работодатели должны подавать налог на прибыль и удержания. Некоторые из этих сроков зависят от структуры вашего бизнеса. Также есть отраслевые заявки.

Знаете ли вы?

4 важных факта о расширении налоговой отчетности
  1. Запрос на продление налоговой льготы позволяет подать заявление с опозданием. Но вам все равно придется платить налоги, подлежащие уплате . И правительство по-прежнему ожидает, что вы заплатите ориентировочную сумму к первоначальному сроку. Расширение налогов — обычная практика в бизнесе. Но они не должны быть…
  2. За продление налоговой декларации взимается сбор. Налоги уже съедают достаточно прибыли. Немногие компании могут позволить себе сборы сверх налогов.
  3. Несоблюдение сроков подачи заявок может прервать движение денежных средств. Когда вам нужно удвоить платеж из-за просрочки, вам лучше иметь подушку.Трудно достичь бюджетных целей, если вы пропустите крайние сроки подачи налоговой декларации.
  4. Необходимость подавать налоговые льготы — дорогостоящая перспектива, которой можно избежать. Услуги по расчету заработной платы могут помочь вам заранее подготовиться, чтобы избежать комиссий.
Что произойдет, если вы пропустите крайний срок выплаты заработной платы?

Сотрудники теряют мотивацию, когда им не платят вовремя, и это влияет на клиентов. Сотрудники, которые испытывают хронические проблемы с заработной платой, с большей вероятностью подадут отчет. Отчеты приводят к проверкам, и если у вас отсутствует платежная ведомость, вы не собираетесь проходить аудит.

Аудит может привести к выплатам и другим штрафам, которые могут привести к потере вашего бизнеса в спешке. Услуги по расчету заработной платы с интеграцией с программным обеспечением управления персоналом помогут вам лучше управлять.

HRMS гарантирует точность и актуальность ваших данных. Интеграция с платежной ведомостью экономит ваше время и позволяет уложиться в сроки. Вместе эти системы могут помочь вам избежать проблем с аудитом.

В случае аудита ваша HRMS предоставляет подробные отчеты.

Профессиональные услуги по расчету заработной платы могут сэкономить вам больше денег, чем они стоят.

Ошибка при расчете заработной платы № 3: Несоответствие новым законам

В комплаенсе нет ничего простого.

Так было на протяжении десятилетий, и нет оснований полагать, что это когда-нибудь изменится. Предприниматели должны входить в владение бизнесом с широко открытыми глазами.

Правила существуют для широкого спектра деловых практик. Расчет заработной платы находится наверху списка по многим причинам.

Заработная плата затрагивает эти важные области:

  • Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) охватывает детский труд, минимальную заработную плату и сверхурочную работу.
  • Существуют последствия Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA) в зависимости от количества персонала.
  • В сфере здравоохранения требования к журналу расчета заработной платы (PBJ) требуют учета рабочего времени в здравоохранении.
  • Закон
  • о семейном отпуске по болезни и справедливом графике работы защищает сотрудников от чрезмерных требований к работе.
  • Профсоюзные соглашения, хотя и не закон, могут налагать требования к заработной плате и календарному графику.

Услуги по начислению заработной платы регулируются многими другими отраслевыми нормативными актами от штата к штату.

Другие требования применяются, если среди ваших сотрудников есть неграждане США.

Министерство труда налагает штрафы на предприятия любого размера. Даже малые предприятия платят штрафы, которые могут погубить небольшую компанию.

У некоторых работодателей много слоев из-за различий в государственных и местных законах о рабочих местах. Это очень сложно, и полезно иметь в команде специалиста по расчету заработной платы.

Здесь может быть о чем беспокоиться. У вашего поставщика услуг по начислению заработной платы есть ответы.

Несколько пугающих примеров нарушений, связанных с расчетом заработной платы

Два отеля в Мариетте, Джорджия, выплатили 73 732 доллара США в счет невыплаты заработной платы и возмещения убытков 14 сотрудникам.

Они нарушили положения Закона о минимальной заработной плате, сверхурочной работе и ведении учета.

Медицинская транспортная компания из Ньюарка, штат Нью-Джерси, выплатит 77 202 доллара в качестве задолженности по заработной плате. Они также должны выплатить равную сумму в виде заранее оцененных убытков.

Они должны 38 сотрудникам устранить нарушения положений Закона о сверхурочной работе FLSA.

Каждый закон имеет соответствующие правила ведения документации. Хотя записи и являются дополнительным бременем, они являются вашей лучшей защитой в случае спора о заработной плате.

Программа управления персоналом для ведения учета
Программное обеспечение

Human Resources может помочь вам создавать записи о соответствии и управлять ими.В большинстве случаев автоматические записи рабочего времени и посещаемости являются частью системы.

Неправильное ведение учета может привести к штрафу, даже если нарушения не было. Наличие системы управления персоналом для данных о времени и посещаемости окупается.

… И для оптимизации компании
Программное обеспечение

Human Resources помогает анализировать эффективность компании. Данные о времени и посещаемости могут быть полезны в стратегиях оптимизации.

Программное обеспечение

Advanced HR представляет данные в графических форматах.Он выявляет тенденции, которые иначе легко не заметить. Эти данные могут быть полезны при расчетах заработной платы, но не ограничиваются этим.

Plus, программное обеспечение обеспечивает понимание планирования, расчета заработной платы и рабочих процессов. Владельцы бизнеса могут использовать аналитику для оптимизации всего, что связано с их сотрудниками.

Поскольку труд — это ваши самые большие расходы, вам стоит потратить время на его оптимизацию.

Ошибка при расчете заработной платы № 4: Недостаточное количество записей для аудиторских проверок и споров

Аудиты и судебные процессы могут нанести вред бизнесу.Особенно, когда вы не готовы. Ведение хорошей документации может защитить вас от проверок, обвинений сотрудников или штрафных санкций.

Ведение учета — это автоматическая функция программного обеспечения отдела кадров. Ваш консультант по расчету заработной платы может использовать отчеты в реальном времени для подготовки к аудиту. Вы также можете использовать их, чтобы ответить на вызов сотрудника.

Сотрудники должны иметь доступ к своим собственным записям в вашей программе управления персоналом. Доступ к самообслуживанию сотрудников может помочь вам управлять расчетом заработной платы, расширяя возможности сотрудников.

Уполномоченные сотрудники могут решать более мелкие проблемы и избавлять занятых менеджеров от перерывов. Они также могут получить доступ к историческим данным, позволяющим ответить на жалобу до того, как она станет проблемой.

Хранение записей о заработной плате в облаке

Использование облачной службы, обеспечивающей историческую запись и резервное копирование, имеет решающее значение. Хранение этих данных вне офиса означает, что вам не придется беспокоиться об аварийном восстановлении.

Облачные системы управления персоналом позволяют вам обмениваться данными с вашим поставщиком услуг по расчету заработной платы.Это дает вам доступ в реальном времени как к вашему доверенному консультанту по расчету заработной платы, так и к вашим данным.

Вместе эти системы могут поддерживать вашу компанию на плаву при возникновении проблем.

Ошибка при расчете заработной платы № 5: Неправильная классификация сотрудников

Неправильная классификация сотрудников — распространенная ошибка при расчете заработной платы. Этой проблемы легко избежать. Удивительно, что это частая причина неудач в бизнесе, но это так.

Три критических классификации:

  1. независимый подрядчик
  2. почасовая оплата
  3. освобождено от уплаты оклада

«Освобождение» относится к сверхурочной защите.Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, получают сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю. Освобожденные от налогообложения сотрудники не работают сверхурочно.

Неправильная классификация сотрудника может привести к штрафам или штрафам за несоблюдение. Сотрудники могут не получить кредит для правильной шкалы заработной платы, что приведет к короткой зарплате.

Сложные требования к классификации могут привести к пропуску шагов. Например, распространено заблуждение, что работодатели могут решать, как классифицировать. На самом деле название должности бессмысленно, но должности важны.Важны должностные обязанности и отношения.

Знаете ли вы?

Выплата работнику зарплаты не снижает требований к сверхурочной работе. Даже крупные корпорации ошибочно классифицируют. Иногда они делают это, чтобы не платить сверхурочные, минимальную заработную плату и льготы работникам.

Примеры неправильной классификации

Давайте поговорим о MetLife. MetLife изменила классификацию должности, хотя обязанности не изменились. Ошибка стоила им 50 миллионов долларов в виде штрафов и возврата заработной платы.

Этот был еще хуже…

FedEx столкнулась с еще большей проблемой. Они выплатили компенсацию в размере 240 миллионов долларов за неправильную классификацию водителей.

Обе компании столкнулись с отключением сотрудников, что стоило им большого количества времени. Жалобы сотрудников переросли в нормативную проверку. В любом случае компаниям удалось бы избежать штрафов и пени.

Извлеченный урок состоит в том, что, когда речь идет о заработной плате, может возникнуть значительный штраф.

Неправильная классификация сотрудников может привести к возникновению более серьезных проблем и опрокидыванию вашей компании.Не позволяйте ошибочной классификации стать причиной банкротства вашей компании. Этой проблемы легко избежать.

Незнание — не оправдание

Как владелец малого бизнеса, вы уже знаете, что незнание не является оправданием, признанным законом. Заявление о том, что вы «забыли», только ухудшит положение.

Изолируйте свой бизнес от проблем классификации сотрудников. Самый простой способ — включить рабочие роли в программу управления персоналом.

Хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет вам составлять график в зависимости от должности.Вам не придется беспокоиться, если ваши должности включают точную классификацию.

Рабочие роли могут помочь вам обеспечить соблюдение нормативных требований к расписанию. Они также могут помочь вам поддерживать правильную классификацию сотрудников. Планирование рабочих ролей гарантирует, что вы соблюдаете и удовлетворяете требованиям к навыкам.

Вот подсказка:

Обратитесь к поставщику услуг по начислению заработной платы за помощью в настройке классификации ваших сотрудников. Распределите должностные роли для сотрудников на основе классификации.Настройте оповещения по расписанию, чтобы автоматизировать процесс обеспечения соответствия.

Ошибка при расчете заработной платы № 6: Проблемы с движением денежных средств

Недостаточный денежный поток может привести к падению вашего бизнеса еще до того, как вы начнете.

Без денежного потока ваша зарплата будет голодной. Многие из проблем, которые мы обсуждали, коренятся в движении денежных средств. Когда средств мало, владельцы и менеджеры приходят в отчаяние.

Помните:

Сокращать углы и сводить концы с концами вне условностей приводит к проблемам с заработной платой.Когда вы откладываете налоги на заработную плату из-за сокращения денежного потока, вы подвергаете свою компанию опасности.

Планирование, время и посещаемость могут иметь огромное влияние на денежный поток. Незапланированная сверхурочная работа может привести к потере бизнеса, о чем вы даже не подозреваете. Избыток персонала может истощить ваш бюджет, когда доход не соответствует ресурсам.

Программное обеспечение

Human Resources со встроенным расписанием сотрудников может помочь вам избежать этих проблем.

Эффективное управление временем и посещаемостью поможет вам сэкономить время и повысить производительность.С программным обеспечением, выполняющим тяжелую работу, вы можете оптимизировать свой денежный поток.

Управляйте плотным кораблем

Ограниченный денежный поток означает, что вам придется управлять кораблем в ограниченном объеме. Вы не сможете управлять судном, если не следите за цифрами.

Программное обеспечение

Human Resources может помочь вам следить за цифрами. В реальном времени. Ваш менеджер по расчету заработной платы тоже может посмотреть. Даже если они работают удаленно.

Все могут быть на одной странице для планирования, времени и посещаемости.

Планирование, время и посещаемость, а также интегрированный расчет заработной платы могут хорошо работать вместе.Когда они это сделают, они могут сэкономить вам много времени и денег. Они также могут оптимизировать вашу рабочую силу, чтобы вы не тратили больше, чем можете себе позволить.

Рассмотрим это:

Шаблоны расписания

могут помочь вам стандартизировать вашу рабочую силу. Смена смены онлайн может помочь вам в спешке заполнить пробелы. Оповещения могут предупредить вас о незапланированной сверхурочной работе. Все это и многое другое может помочь вам сосредоточиться на оптимизации денежных потоков.

Расчет заработной платы можно обрабатывать как профессионал

Ваш бизнес может не выжить.Это факт, который не даст вам уснуть по ночам.

Но у вас есть инструменты и ноу-хау, чтобы избежать основных проблем, связанных с расчетом заработной платы, и это большое преимущество.

Не делай этого в одиночку:

Ваш бизнес должен полагаться на надежного поставщика услуг по расчету заработной платы. Эти поставщики сосредотачиваются на деталях, а вы — на своем бизнесе. Это хорошо выдержанные отношения, и время снова показало, что они созданы для успеха.

Технологии увеличивают ваши шансы на успех

Программное обеспечение для хронометража сотрудников играет решающую роль в успехе вашего бизнеса.Программные инструменты помогают повысить эффективность процесса управления. Оптимизация вашей рабочей силы с помощью облачных технологий повышает вашу производительность.

Повышенная производительность даст вам конкурентное преимущество. Это также поможет вам избежать ошибок, обсуждаемых в этой статье.

Избегайте человеческих ошибок с помощью интеграции между программным обеспечением по работе с персоналом и службами расчета заработной платы. Когда эти две системы работают вместе, меньше возможностей совершить ошибку.

План впереди!

Не пропустите сроки, планируя заранее.Попросите вашего доверенного поставщика услуг по расчету заработной платы помочь определить области, на которые следует обратить внимание. Положитесь на программное обеспечение для хронометража вашего сотрудника для сбора и хранения данных. Используйте обе системы для быстрого реагирования на сроки и будущего планирования.

Обратитесь к поставщику услуг по расчету заработной платы за советом по новым законам и постановлениям. Воспользуйтесь преимуществами облачного программного обеспечения. Он всегда в курсе текущих отчетов о соответствии и нормативных требований.

Мы уже упоминали об этом ранее, но он требует повторения:

Ведите надежные записи, к которым ваш поставщик услуг по расчету заработной платы может получить доступ круглосуточно и без выходных.Подготовьтесь к аудитам с помощью отчетов в реальном времени.

Добавьте классификации сотрудников к своим должностным обязанностям. Используйте платформы, которые позволят вам планировать работу с ролями. Уточняйте назначения своих должностей у поставщика услуг по расчету заработной платы. Сделайте рабочие роли и классификации сотрудников сердцем вашей системы учета рабочего времени.

Глава 5. Что делать, если вы не можете произвести расчет заработной платы

Если у вас нет денег, чтобы платить своим сотрудникам, у вас 99 проблем, и зарплата — только одна из них.У вас серьезная проблема с денежным потоком. У вас серьезная проблема с управлением бизнесом. Ваша компания может оказаться неплатежеспособной и потребовать решительных действий, чтобы исправить положение.

В этом разделе мы обращаемся только к краткосрочной неотложной ситуации — как произвести расчет заработной платы.

1. Наемным работникам выплачивается часть их заработной платы

Поговорите со своими сотрудниками и посмотрите, могут ли некоторые подождать несколько дней. Достаточно ли у вас денег, чтобы заплатить им 50%? Что-то лучше, чем ничего. Будьте с ними честны. Предложите оплатить комиссию за овердрафт, когда у вас есть наличные.

2. Инвентарь Fire Sale для быстрого увеличения денежных средств
3. Опирайтесь на клиентов с просроченной задолженностью

Пора открывать просроченные счета. Свяжись по телефону со своей бухгалтерией или командой по сбору платежей.

4. Дайте существующим клиентам стимул платить сейчас

Если у вас есть клиенты, которые платят ежемесячно, предложите 5% скидку на предоплату в этом месяце.

5. Получите краткосрочную ссуду

Ваш банк может предоставить вам ссуду. Или бизнес-кредитная линия, которая в основном аналогична ссуде.Вы получаете деньги сейчас и платите проценты на остаток. Если ваш банк отказывает, попробуйте выплату наличными для продавца (MCA).

6. Займ со своего пенсионного счета
7. Продай свой автомобиль
8. Продайте свои счета факторинговой компании

Продайте свои счета-фактуры со скидкой факторинговой компании в обмен на единовременную выплату наличными. Факторинговая компания теперь владеет счетами. Им платят, когда они забирают деньги у ваших клиентов.

Самое важное, чего не следует делать, если вы не можете произвести платежную ведомость

Не надо.Всегда. Ложь.

Некоторые владельцы бизнеса в этом кошмарном сценарии испытывают искушение солгать своим сотрудникам. «Компания по расчету заработной платы провалилась. Чеки задерживаются на несколько дней ».

Во-первых, это просто неправильно. Во-вторых, они могут подать на вас в суд. В-третьих, ваши сотрудники достаточно умны, чтобы видеть все насквозь.

Им уже поставят галочку, что им не платят. Не делай хуже ложью. Если вашим сотрудникам нравится их работа, некоторые дадут вам пропуск один раз.

4 способа убедиться, что вы никогда не пропустите платежную ведомость
  1. Создайте денежный резерв на 2-3 платежных периода на своем бизнес-счете.
  2. Сократите расходы, уволив сотрудников или допустив исчерпание запасов.
  3. Сократить часы для почасовых сотрудников.
  4. Найдите компанию по начислению заработной платы с программой защиты заработной платы.
WorkforceHUB HRMS
WorkforceHUB

SwipeClock отличается расширенной интеграцией заработной платы. WorkforceHUB содержит TimeWorksPlus, о котором мы говорили ранее.

WorkforceHUB включает функции соответствия, которые помогут вам избежать юридических проблем. Мгновенные отчеты и историческое отслеживание помогут вам опережать сроки. Встроенные нормативные отчеты помогут вам соответствовать стандартам.

Решение для расчета заработной платы: WorkforceHUB и надежный поставщик услуг по расчету заработной платы

WorkforceHUB включает в себя все инструменты, необходимые для ведения успешного бизнеса. Совместите это с вашим умелым руководством и помощью квалифицированного поставщика услуг по расчету заработной платы.

Аннемария Дюран, Кэри Сноуден и Лиз Стрикверда

Контент-стратег и корпоративный блоггер (2000+ постов). Ее работы были представлены на сайтах G2 Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys и более чем на 500 бизнес-сайтах. Она играет на мандолине мятлика и любит ходить в походы по дикой местности красных скал на юге штата Юта. Свяжитесь со мной в LinkedIn Последние сообщения Лиз Стрикверда (посмотреть все)

5 советов по оптимизации бюджета заработной платы сотрудников

Одна из важнейших составляющих успешного бизнеса — это сотрудники, которые поддерживают вашу деятельность.

Если у вас нет сотрудников нужного вам типа, вам будет сложно вывести свой бизнес на новый уровень.

Удержание сотрудников — одна из проблем, затрагивающих как малый, так и крупный бизнес. Стоимость обучения нового сотрудника может быть астрономической в ​​зависимости от уровня работы, которую он будет выполнять в вашей организации. Вот несколько советов, которые помогут вам оптимизировать удержание сотрудников за счет надлежащей заработной платы.

5. Используйте правильное программное обеспечение, чтобы максимально увеличить свой бюджет

Независимо от того, ведете ли вы большой или малый бизнес, важно иметь правильное программное обеспечение, которое даст вам конкурентное преимущество при ведении бизнеса.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета в главной книге — отличная идея, чтобы увидеть, на что распределяется ваш бюджет. Вы сможете увидеть, сколько вы можете компенсировать своим сотрудникам с помощью этого программного обеспечения.

4. Следите за текущими тенденциями в области компенсации

Крайне важно, чтобы вы следовали текущим тенденциям в области вознаграждения, если вы хотите сохранить своих лучших сотрудников в своей команде.

Если в вашем штате есть суперзвезда, велика вероятность, что другие компании ищут того же сотрудника.

Кроме того, у вас могут быть сотрудники, которые ищут другую работу с более высокой оплатой, если вы не поспеваете за компенсационными планами своих конкурентов.

Регулярно узнавайте о последних планах вознаграждения, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.

3. План на случай непредвиденных изменений в вашем бизнесе

Может быть легко заплатить вашим сотрудникам большие деньги, когда у вас хороший год в продажах.

Однако гораздо сложнее следить за заработной платой, если у вас плохой год.

Вот почему важно откладывать деньги на зарплату на случай, если у вас упадут продажи. Вы должны поддерживать этот фонд экстренной компенсации, чтобы не заставлять своих сотрудников делать ненужные сокращения заработной платы.

Если у вас нет фонда экстренной компенсации, вам необходимо начать его создание сегодня. Вы должны в первую очередь заботиться о своих сотрудниках. Они — топливо, которое поддерживает ваш бизнес. Если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они позаботятся о вас.

2. Используйте свой бюджет, чтобы учесть бонусы и прибавки

Когда ваши сотрудники работают изо всех сил и всегда зарабатывают одни и те же деньги, им не захочется прилагать лишних усилий.

У вас должна быть подушка в вашем компенсационном бюджете, которая позволит вам выплачивать бонусы за отличную работу.

Это будет мотивировать ваших сотрудников оставаться в вашей команде и усердно работать, чтобы получить существенный бонус.

Если у вас есть возможность повышать зарплату, это также будет отличным способом мотивировать ваших сотрудников выполнять свою работу наилучшим образом.

1. Опционы на акции — отличная идея для удержания

Сотрудникам всегда нравится возможность владеть частью компании.

Если вы сможете раздавать опционы на акции, это будет прекрасным способом для ваших сотрудников почувствовать себя частью корпоративной семьи.

Компании, принадлежащие сотрудникам, скорее всего, в долгосрочной перспективе добьются большего успеха, чем те, которые принадлежат только акционерам.

Заключение

Это лишь некоторые из множества различных способов оптимизации удержания сотрудников за счет лучшего планирования бюджета.

Если сотрудник считает, что ему платят справедливо, ему будет намного лучше оставаться в вашей команде. Относитесь к своим сотрудникам так, как вы бы хотели, чтобы относились к ним.

Это даст вам организацию, которая будет чувствовать себя более сплоченной и с гораздо меньшей вероятностью столкнется с проблемами удержания сотрудников в будущем.


Чтобы получить больше бизнес-советов, посетите наш раздел предпринимательства и подпишитесь на наши еженедельные информационные бюллетени.

хитростей по оптимизации персонала, которые понравятся вашей команде по расчету заработной платы

На первый взгляд может показаться, что оптимизация персонала — это помощь менеджерам и персоналу.Это правда. Тем не менее, уловки и инструменты оптимизации рабочей силы могут порадовать и ваш отдел расчета заработной платы.

Снижение административных расходов, связанных с фондом заработной платы

Время на подготовку и исправление ошибок являются основными факторами административных расходов на расчет заработной платы. Инструменты оптимизации рабочей силы помогают избежать этого. Например, они классифицируют все разные типы собранного времени. Он знает, каким сотрудникам платят за время в пути. В нем проводится различие между подрядчиками, работающими на объекте, которым не платят за обед, и сотрудниками, которые его получают.Персонал по расчету заработной платы экономит время за счет упрощенного расчета заработной платы и меньшего количества ошибок при расчете заработной платы.

Команды

по расчету заработной платы также увеличивают административные расходы, отвечая на общие вопросы сотрудников. Это не вина сотрудников. У них есть веская причина знать, сколько отпуска они накопили, или получить копии прошлых квитанций о заработной плате. Когда у сотрудников есть прямой доступ к своей собственной информации о заработной плате, каждый экономит время. Терминал рабочего времени сотрудников с большим экраном позволяет сотрудникам искать информацию о себе.Они также могут обновлять личную информацию, такую ​​как удержания и статус занятости, с помощью функции самообслуживания сотрудников (ESS).

Обеспечение точного и согласованного учета рабочего времени

Оптимизация вашей рабочей силы требует интеграции автоматических часов перфорации с вашими системами WFM. Поток данных помогает руководителям и сотрудникам отдела начисления заработной платы устранять потенциальные проблемы до того, как они перерастут в проблемы. Например, оповещения могут отправляться, когда кто-то проводит пальцем вне графика. Теперь менеджеры могут сразу же выяснить, почему сотрудник тратит внеплановые часы.Оповещения также могут срабатывать, когда кто-то идет по графику, но отслеживает превышение корпоративных или юридических ограничений сверхурочной работы. Отличной экономией времени для расчета заработной платы здесь является объем проблем с оплатой труда, которые никогда не материализуются.

Обеспечить строгий контроль целостности временных данных

Управление персоналом и точность расчета заработной платы требует стандартов для изменения собранных данных о рабочем времени. Всякое случается. Наступает чрезвычайная ситуация, и сотрудник выбегает за дверь, не ударившись. Кто-то заболевает и не может предоставить документацию позже, а это означает, что его несанкционированное отсутствие необходимо заменить на оплачиваемое больничное время.Жизнь грязная.

Часы, которые собирают данные о посещаемости в реальном времени, упрощают применение политики изменения времени. Ваша политика изменения времени устанавливает четкие стандарты, когда автоматическое табло может быть изменено вручную. Точность автоматического сбора данных о времени означает, что нет причин менять часы заработной платы, если эти стандарты не соблюдаются. Четкая политика сводит к минимуму изменения табелей учета рабочего времени в последнюю минуту. Теперь сотрудникам по начислению заработной платы не нужно тратить время на внесение таких изменений или задержку с расчетом заработной платы.

Перенести расчет заработной платы из МВЗ в инструмент управления затратами

Команда по начислению заработной платы не всегда пользуется заслуженным уважением. Расчет заработной платы сложен (см. Выше…). Даже в этом случае команда по расчету заработной платы редко замечается остальной частью компании, пока что-то не пойдет не так.

Большой объем данных, собранных с помощью инструмента WFM, может все это изменить. Команда расчета заработной платы может анализировать часы и данные о заработной плате. Затем поделитесь своими мыслями с менеджерами и финансистами. Скажем, глядя на сравнительные затраты на разрешение сверхурочных по сравнению с наймом новых постоянных или временных сотрудников.Или посмотрите на распределение заработной платы по отделам и / или ролям, чтобы определить, отражает ли заработная плата цели компании.

Инструменты WFM уже экономят массу времени команде по расчету заработной платы, оптимизируя задачи и сокращая количество ошибок. Им нужно будет чем-то заняться в дополнительное время. Расчет заработной платы может воспользоваться этой возможностью, чтобы позиционировать себя как исследовательское и аналитическое подразделение компании. Заработная плата не воспринимается как должное, а может влиять на стратегию компании.

Посмотрите на все данные, которые собирает ваша компания.На какие вопросы по оптимизации рабочей силы, по вашему мнению, поможет найти ответ? С какими вопросами к вам приходили менеджеры, на которые вы теперь могли бы начать отвечать? Поделитесь в комментариях ниже.

alexxlab

Related Posts

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.